Shifts (Dienstplanverwaltung): Einstellungen

Mit dem Add-On Shifts können Sie Stundenpläne, Dienstzeiten und genaue Schichtpläne in onboard verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Grundeinstellungen Sie für Ihre Dienstpläne treffen können.

Das Add-On „Shifts“ muss separat erworben werden. Wenn Sie sich für das Modul interessieren wenden Sie sich an [email protected]

Bevor Sie die Dienstpläne selbst einrichten, lohnt es sich einige Voreinstellungen zu treffen, um Schichtvorlagen, Stundenpläne oder Teams vorzudefinieren. So haben Sie alle Werkzeuge in der Hand, um anschließend ganz rasch und unkompliziert die Dienstpläne zu erstellen.

Einstellungen

In den Einstellungen legen Sie die Grundbedingungen für Ihre Dienstplanverwaltung fest. Sie finden die Einstellungen unter „Sonstiges“ –> „Talent Management“ –> „Shifts“.

Grundeinstellungen für Stundenpläne

Folgende Einstellungen können getroffen werden:

• Diensteinsatz-Zeiten im Stundenplan eingeben:
  Ist diese Option aktiviert, können Sie Stundenpläne basierend auf genauen Diensteinsatz-Zeiten angeben. Wenn diese Option entfernt wird, werden im Stundenplan nur die Arbeitstage angegeben.
  Für beide Optionen wird die Stundenanzahl angegeben/berechnet, welche als Basis für Auswertungen dient.
  Weder die Stundenanzahl noch die Diensteinsatz-Zeiten schränken die Einteilung der Schichten ein.
• Option „Schichten laut Stundenplan automatisch erstellen“ im Anstellungsverhältnis anzeigen:
  Diese Option ermöglicht das automatische Erstellen der Schicht “Dienst”, basierend auf dem genauen Stundenplan. Zum Erstellen ist der Stundenplan mit genauen Diensteinsatz-Zeiten eine Vorraussetzung. Diese Einstellung ist praktisch, wenn ihre Mitarbeiter*innen grundsätzlich nach fixen Stundenplänen arbeiten, es wird für sie automatisch die Schicht „Dienst“ erstellt.
• Bearbeitung von Schichten für vergangene Zeiträume sperren:
  Vergangene Schichtpläne können nicht mehr bearbeitet werden. Über diese Einstellung können vergangene Dienstplan-Einteilungen nicht mehr bearbeitet und auch keine Schichten in der Vergangenheit eingeteilt werden.

Dienstplanverwaltung Ansicht

Es ist möglich festzulegen, welche Informationen aus den Mitarbeiterakten im Dienstplan angezeigt werden. Vielleicht ist es bei Ihrer täglichen Arbeit hilfreich, im Dienstplan gleich Informationen zum Anstellungsverhältnis oder die Telefonnummer der Mitarbeiter*innen zu sehen, um sie so im Dienstplan berücksichtigen zu können.

Folgende Einstellungen können getroffen werden:

• Profilbilder anzeigen:
  Sie können die Profilbilder Ihrer Mitarbeiter*innen ein- oder ausblenden.
• Anzeige zusätzlicher Informationen:
  Sie können bis zu drei weitere Felder aus der Mitarbeiterakte unter den Namen Ihrer Mitarbeiter*innen anzeigen lassen.

Teams

Mitarbeiter*innen können in Teams zugeteilt werden, um sie anschließend nach Teams im Dienstplan einzuteilen. onboard ermöglicht dabei eine automatische Erstellung von Teams auf Basis von Standort und Abteilung oder diese individuell zu erweitern bzw. ganz beliebige Teams zu formen.

Und so geht’s:

1. Klicken Sie im Hauptmenü beim Menüpunkt „Shifts“ auf „Teams“
2. Klicken Sie rechts unten auf den „+“-Button und wählen zwischen den Optionen
   • Teams automatisch erstellen
     onboard schlägt Teams in Kombination aus Standort und Abteilung vor und zeigt die Anzahl der Mitarbeiter*innen in diesen Teams an. Mit Klick auf „Speichern“ werden diese Teams automatisch angelegt und können bei Bedarf noch manuell erweitert werden.
   • Eigenes Team erstellen
     Wählen Sie im Pop-Up „Teams erstellen“ den gewünschten Namen des Teams und Standort und Abteilung des Teams, diese Einstellung schränkt nicht die Team-Mitglieder ein (diese können aus ganz beliebigen Abteilungen stammen), sondern die Sichtbarkeit für die Verwalter*innen nach deren Rollen. Mit „Speichern“ gelangen Sie zur Übersicht der Mitarbeiter, um das Team ganz benutzerdefiniert zusammenzustellen.

Bestehende Teams erweitern
Natürlich können Sie ein bestehendes Team jederzeit mit neuen Mitgliedern erweitern. Klicken Sie dazu aufs Team und wählen über die drei Aktionspunkte die „Bearbeiten“-Funktion. Der Link „Mitarbeiter verwalten“ führt zur Auswahl der Team-Mitglieder. Diese Aktion kann auch direkt im Dienstplan ausgeführt werden, solange Sie die Berechtigung dazu haben.

Workflows

Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Teams mit dem Add-On Workflows.

Über dieses können Sie diese automatisieren:

1. Teams synchron halten:
   Erstellen Sie einen Workflow, der Mitarbeiter*innen automatisch den richtigen Teams zuweist.
   Auslöser:
   Bereich: Mitarbeiterakte –> Option: Beim Ändern eines Feldes in der Mitarbeiterakte
   Felder: Standort, Abteilung
   Aktionen:
   Bereich: Shifts –> Option „Teams mit Standort und Abteilung synchronisieren“
   
   Die Mitarbeiter*innen werden aus allen Teams, welche nicht zum Standort und zur Abteilung des Teams gehören entfernt und dann zum korrekten Team hinzugefügt. Falls kein Team für den relevanten Standort und die Abteilung existiert, wird ein neues Team erstellt.
   
   Springer müssen manuell hinzugefügt werden, da sie nicht dem Standort/der Abteilung des Teams entsprechen.
   
2. Mitarbeiter*innen aus Teams entfernen:
   Erstellen Sie einen Workflow, welcher Mitarbeiter*innen mit dem Ende ihres Anstellungsverhältnis automatisch aus den Teams entfernt.
   Auslöser:
   Bereich: Mitarbeiterakte –> Option: Am Ende des aktuellen Anstellungsverhältnis
   Ausführungszeitpunkt ggf. später (z.B. nach 1 Tag)
   Aktion:
   Bereich: Shifts –> Option: Soll die Mitarbeiterakte aus allen Teams entfern werden
   
   Die Mitarbeiter*innen werden am Ende Ihres Anstellungsverhältnis automatisch entfernt.

Schichtvorlagen

Ob Frühschichten, Springerdienste, Nachtschichten oder ganz individuelle Turnusse, Sie können in onboard die unterschiedlichsten Schichtvorlagen einrichten, um bei der Erstellung der Dienstpläne darauf zurückgreifen zu können.

Und so geht’s:

1. Klicken Sie im Hauptmenü beim Menüpunkt „Shifts“ auf „Schichtvorlagen“
2. Klicken Sie rechts unten auf den „+“-Button, um eine neue Schicht zu erstellen
3. Es öffnet sich das Pop-Up „Schichtvorlagen erstellen“
4. Benennen Sie die Schicht (ggf. mit Kürzel) und wählen eine Farbe für die Darstellung im Dienstplan
5. Wählen Sie die Zeiten der Schicht mit oder ohne Pausen.

Beispiel
„Springerdienst“ für Mittags- (von 10 bis 12 Uhr) und Abendschicht (von 18 bis 21 Uhr) im Service.

Sichtbarkeit
Im Bereich „Sichtbarkeit“ schränken Sie ein, für welche Teams o.Ä. diese Schichtvorlage zur Auswahl steht. Diese Einstellung hilft Ihnen und Ihren Abteilungsleiter*innen, bei der Verwaltung nur die relevanten Optionen zu sehen.
Sie können Sichtbarkeiten auch nach Zeiträumen einschränken, falls manche Vorlagen nur in einer bestimmten Saisons-Phase verfügbar sind.

Bei den Schichtvorlagen „Freier Tag“ und „Zeitausgleich“ handelt es sich um Standard-Vorlagen für die Erstellung der Dienstpläne und der Auswertung.
Freie Tage werden automatisch basierend auf dem Stundenplan angezeigt, können aber verschoben, erstellt und entfernt werden.
Der Zeitausgleich dient zum Abbau von Überstunden und wirkt sich entsprechend auf die Berechnung aus.

Stundenpläne

Für jede*n Mitarbeiter*in können Sie Stundenpläne definieren. Dabei besteht die Möglichkeit,

• einen Stundenplan mit fixen Arbeitszeiten
  z.B. arbeitet der*die Mitarbeiter*in regulär von Montag bis Freitag von 8 bis 12 Uhr und von 13.30 bis 17 Uhr
• einen Stundenplan mit individuellen Arbeitszeiten
  z.B. arbeitet der*die Mitarbeiter*in am Montag und Mittwoch ganztags, am Dienstag nur nachmittags und am Freitag nur vormittags

einzurichten. Diese Grundeinstellung treffen Sie zuvor in den Einstellungen.

Um die Erstellung der Dienstpläne zu erleichtern kann optional festgelegt werden, dass die eingestellten Stundenpläne der Mitarbeiter*innen automatisch im Dienstplan erstellt werden.

In der Mitarbeiterakte

Und so geht’s:

1. Klicken Sie in der Mitarbeiterakte auf den Reiter „Job & Gehalt“
2. Öffnen Sie das gewünschte Anstellungsverhältnis oder erstellen Sie mit dem „+“-Button ein neues Verhältnis
3. Fügen Sie im Bereich „Stundenplan“ die Angaben für diese*n Mitarbeiter*in ein
4. Speichern Sie den Eintrag

Im Menüpunkt „Shifts – Stundenpläne„

Die Übersicht zeigt alle aktuell oder zukünftig angestellten Mitarbeiter*innen mit oder ohne den entsprechenden Stundenplänen. Falls noch kein Stundenplan verfügbar ist, kann dieser pro Person individuell eingefügt oder auf Basis eines anderen Mitarbeiters kopiert werden.

Und so geht’s:

1. Klicken Sie im Hauptmenü beim Menüpunkt „Shifts“ auf „Stundenpläne“
2. Nutzen Sie die Suchleisten oder Filter, um die gewünschten Personen rasch zu finden
   (hierzu kann der Filter „Mitarbeiter ohne Stundenplan“ hilfreich sein)
3. Klicken Sie auf die drei Aktionspunkte bei den Mitarbeiter*innen rechts
4. Wählen Sie die Option „Stundenplan hinzufügen“
5. Es öffnet sich das Pop-Up „Eintrag hinzufügen“
6. Wählen Sie, ob ein neuer Stundenplan eingetragen oder der Stundenplan eines anderen Mitarbeiters kopiert werden soll.
7. Mit Klick auf „Weiter“ öffnet sich der Stundenplan, der bei Bedarf noch angepasst werden kann.
8. Speichern Sie den Stundenplan

Die Erstellung neuer Stundenpläne kann auch über den „+“-Button rechts unten erfolgen. Über das Aktivieren der Mehrfachauswahl können Sie auch gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter*innen Stundenpläne erstellen.

Häufige Fragen

Mein*e Mitarbeiter*in arbeitet an der Rezeption, hilft aber gelegentlich auch im Service aus. Kann ich das in den Dienstplänen abbilden?

Ja, eine Person kann mehreren Teams zugeteilt werden, um sie somit in verschiedenen Schichten zu berücksichtigen.

Wie können meine Mitarbeiter*innen Ihren Dienstplan sehen?

Geben Sie über den Basis-Zugriff Zugang zu den Dienstplänen:
https://support.onboard.org/hc/mitarbeiterzugriff-gewaehren/
Am besten verwenden Ihre Mitarbeiter*innen hierzu die onboard-App.