Optimalerweise erhalten Sie Bewerbungen nur noch über onboard. Sollte dennoch eine Anfrage als E-Mail gesendet werden, können Sie diese über den E-Mail Import in das System spielen.
Aktivierung
Aus Datenschutzgründen ist diese Funktion standardmäßig deaktiviert, kann allerdings ganz einfach aktiviert werden.
Und so geht’s:
- Klicken Sie im Seitenmenü links auf „Bewerbungen“ –> „Unbeantwortet“
- Klicken Sie auf das „+“-Symbol
- Wählen Sie „E-Mail Import“
- Ein Pop-Up öffnet sich
- Sie werden hier aufgefordert den E-Mail Import zu aktivieren
- Klicken Sie im Pop-Up auf „Einstellungen“
- Sie werden auf die Recruiting-Einstellungen weitergeleitet
- Klicken Sie hier auf „Aktivieren“
- Ein Pop-Up öffnet sich
- Bestätigen Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf „Anfrage senden“
- Die Aktivierung erfolgt zeitnah
Import
Wie funktioniert der E-Mail Import?
Nach erfolgreicher Aktivierung wird Ihnen für den Import von E-Mails eine spezielle E-Mailadresse erstellt. An diese können Sie Bewerbungen, die per E-Mail eintreffen, weiterleiten. Diese E-Mails werden dann vom System in Bewerbungen umgewandelt und landen im „Unbearbeitet“-Status. Das System entnimmt der E-Mail sehr viele Informationen und erkennt auch angefügte Dateien. Zur Sicherheit sollten Sie die Bewerbungen aber noch einmal überprüfen.
Die generierte E-Mailadresse ändert sich nicht, sie können Sie also auch in Ihrem Adressbuch hinterlegen oder bei Klick auf das „+“-Symbol erneut aufrufen.
Und so geht’s:
- Klicken Sie unter „Bewerbungen“ im Status „Unbeantwortet“ auf das „+“-Symbol
- Klicken Sie auf „E-Mail“-Import
- Ein Pop-Up öffnet sich
- Hier wird Ihnen die generierte E-Mailadresse angezeigt
- Klicken sie auf „Kopieren“
- Leiten Sie nun die Bewerbungen aus Ihrem E-Mailprogramm an diese Adresse weiter
Datenschutz bei E-Mail Import
Es wird empfohlen, alle Bewerbungen über das Bewerbungsformular online abzuwickeln, weil die Bewerber hier aktiv der Datenverarbeitung zustimmen müssen.
Beim Import von E-Mails müssen Sie den Bewerber über die Verarbeitung der Daten aufklären.
E-Mail-Import je Standort
Sollten Sie in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Standorte verwalten und die Notwendigkeit haben, Bewerber nur für bestimmte Standorte zu importieren, können Sie hierfür eine spezielle E-Mailadresse nutzen. Die Einrichtung dieser ist eigenständig in onboard möglich.
Und so geht’s:
- Erstellen Sie eine neue Stelle als Initiativbewerbung und weisen ihr den/die gewünschten Standort/e zu
- Je nach Bedarf kann die Stelle veröffentlicht werden oder ins Archiv verschoben werden, sollten Sie nur den E-Mail-Import für diese Standorte nutzen möchten.
Hinweis:
Dieser Stellenanzeige „Initiativbewerbung“ werden die importierten Bewerber zugewiesen, weshalb sie für eine korrekte Durchführung des Imports nicht gelöscht werden darf. Die Referenznummer kann genutzt werden, um andere Nutzer in onboard darauf hinzuweisen. - Öffnen Sie nun die Vorschau der erstellten Initiativbewerbung und kopieren die ID der Stelle in der URL dieser Stelle.
- Kopieren Sie nun die Mailadresse für den E-Mail-Import Ihres Unternehmens, welche Sie unter Einstellungen -> Recruiting -> Allgemein -> E-Mail Import finden, und ergänzen die ID der Initiativbewerbung mit folgendem Kürzel versehen: „job-XlrkW1rR“. Die Mailadresse sollte nun die Form „application.company[….].job-XlrkW1rR@import.onboard.org“ aufweisen.
- Diese Mailadresse können Sie nun für den Import der Bewerbungen für den/die Standort/e durchführen, die bei der Stelle „Initiativbewerbung“ gewählt wurden.
Admins sehen stets alle Bewerbungen in onboard, unabhängig davon, über welche Mailadresse der Import erfolgt ist.
Häufige Fragen
Ist es möglich, bei importierten Bewerbungen die automatische Standard-Antwort zu nutzen?
Ja, es ist möglich, dem importierten Bewerber die automatische Empfangsbestätigung zukommen zu lasen. Möchten Sie diese Funktion nutzen, reicht es aus, das Kürzel „.job_email_response-true“ vor dem @-Zeichen der E-Mail-Adresse für den Import zu ergänzen.
Beim Eingang neuer Bewerber werden die autorisierten Nutzer darüber informiert. Kann ich diese Benachrichtigungen auch beim E-Mail-Import nutzen?
Durch den Zusatz „.notify-true“ vor dem @-Zeichen Ihrer Import-E-Mail-Adresse werden die Nutzer in onboard auch bei importierten Bewerbern verständigt.