Erstellten Sie vorab umfangreiche Performance-Bögen, die anschließend von den Vorgesetzten für die Mitarbeiter*innen verwendet werden können.
Das Add-On „Performance“ muss separat erworben werden, wenn Sie sich für das Modul interessieren wenden Sie sich an [email protected]
Vorlagen
Sie können Vorlagen für Performance-Bögen definieren, die häufig verwendet werden. So können Sie z.B. eine Vorlage für ein Mitarbeiter-Jahresabschluss-Gespräch oder auch für konkrete Verkaufsziele erstellen.
Unser Customer Success Team unterstützt Sie bei der Einrichtung Ihres ersten Performance-Bogens, Sie müssen dazu lediglich eine konkrete Angabe für uns in Form eines Dokumentes haben.
Vorlage erstellen:
- Klicken Sie im Seitenmenü links auf „Performance“ und wählen dann den Tab „Vorlagen“
- Sie finden hier bereits einige Standardvorlagen, die Sie ggf. bearbeiten können
- Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf den „+“-Button unten rechts
- Es erscheint das Pop-Up „Eintrag hinzufügen“
- Als erstes wählen Sie aus, ob dieser Performance-Bogen ein sichtbares Ergebnis haben soll, oder nicht
- Wählen Sie nun eine Vorlage, die für den neuen Performance-Bogen als Grundlage gelten soll
(wenn dies Ihr erster Performance-Bogen ist, wählen Sie die Vorlage „Standard-Vorlage“) - Benennen Sie Ihren Performance-Bogen in allen verfügbaren Sprachen
- Stellen Sie die Sichtbarkeit ein:
Performance-Bögen können allgemein für alle Abteilungen und Standorte gelten, oder nur für selektierte - Klicken Sie auf „Speichern“
TIPP: Alle nun getätigten Einstellungen können im Nachhinein geändert werden.
Bei der Erstellung der Vorlagen können Sie festlegen, ob der Performance-Bogen im finalen Status „Unterschrieben“ bereits automatisch als PDF in den Dokumenten des Performance-Bogens und/oder gleich direkt bei den Dokumenten in der Mitarbeiterakte abgespeichert werden soll.
Vorlage definieren:
- Klicken Sie auf den nun erstellen Eintrag in der Liste
- Ihre Vorlage öffnet sich
- Je nachdem, wie umfangreich die Basis Ihrer Vorlage war, haben Sie hier bereits sichtbare Bereiche
- In Ihrer Vorlage können folgende Bereiche definiert werden:
- Überschriften (Kategorien) mit und ohne Ziele
- Unterüberschriften (Unterkategorien)
(bis zu 2 Ebenen) - Einzelne Ziele
- Beginnen Sie mit Ihrer ersten Überschrift:
- wenn Sie die bereits vorhandene Überschrift ersetzen möchten, klicken Sie auf die drei Aktionspunkte neben der Überschrift und wählen „Bearbeiten“
- wenn Sie eine neue Überschrift ergänzen möchten, klicken Sie auf den „+“-Button unten rechts. Hier können Sie wählen, ob die Überschrift einzelne Einträge haben soll oder nur eine Überschrift ohne Einträge (dies wird für Überkategorien empfohlen)
- Standard (Kategorie mit Einträgen):
1. Benennen Sie die Kategorie in allen Sprachen
2. Fügen Sie ggf. eine Beschreibung (z.B. eine Ausfüllhilfe) hinzu
3. Wählen Sie eine Bewertungsoption mit oder ohne Gewichtung dieses Eintrags
4. Definieren Sie das gewünschte Layout
5. Stellen Sie die Berechtigungen ein
6. Klicken Sie auf „Speichern“ - Überschrift (Kategorie ohne Ziele):
1. Benennen Sie die Kategorie in allen Sprachen
2. Definieren Sie das gewünschte Layout
3. Klicken Sie auf „Speichern“
- Standard (Kategorie mit Einträgen):
- Optional: Unterkategorien erstellen (bis zu zwei Ebenen möglich)
Möglicherweise besteht Ihre Hauptkategorie aus verschiedenen Unterkategorien
- Klicken Sie auf die drei Aktionspunkte neben der Überschrift, welcher Sie Unterkategorien hinzufügen möchten
- Wählen Sie „Unterkategorie hinzufügen“
- Es erscheint das Pop-Up „Eintrag hinzufügen“
- Benennen Sie Ihre Unterkategorie in allen Sprachen
- Wählen Sie eine Bewertungsoption für die Kategorie
- Definieren Sie die Berechtigungen
- Klicken Sie auf „Speichern“
- Eintrag erstellen:
- Klicken Sie auf den kleinen „+“-Button unterhalb der Überschriften
- Das Pop-Up „Eintrag hinzufügen“ erscheint
- Benennen Sie Ihren Eintrag in allen Sprachen
- Optional: Sie können auch eine Beschreibung des Eintrags hinzufügen, falls weitere Hinweise notwendig sind
- Klicken Sie auf „Speichern“
Sollten Sie nach Erstellung der Performance-Vorlage den Bedarf haben, die Reihenfolge der Kategorien zu ändern, können Sie diese im Nachgang einfach verschieben. Unterkategorien können ebenfalls innerhalb der Kategorie über die drei Aktionspunkte neu angeordnet werden.
Exkurs: Bewertungsoptionen
Sie haben eine Vielzahl an Bewertungsoptionen zur Auswahl, um den Performance-Bogen ganz nach Ihren Vorstellungen zu gestalten. Diese sind:
- Bewertung in Punkten (1-5; 1-10; personalisierte Punkte-Skalen)
- Bewertung in Prozent (0-100 Prozent; 0-150 Prozent)
- Bewertung in Ja / Nein
Sie fließen in die mathematische Berechnung des Scores je Kategorie bzw. Gesamt ein, je nachdem, wie es in den Einstellungen der Vorlage definiert wurde.
Die Option „Gewichtung“ erlaubt es Ihnen zusätzlich, bestimmte, für Sie wichtige, Kriterien in der Bewertung höher oder niedriger zu gewichten.
Bei der personalisierten Punkte-Skala steht es Ihnen frei, je Punkt eine individuelle Bezeichnung zu definieren.
Beispiel: 1 Punkt = nicht erfüllt; 2 Punkte = erfüllt; 3 Punkte = mehr als erfüllt.
Exkurs: Layout
Abhängig von Ihren Darstellungswünschen, können Sie je Kategorie zwischen verschiedenen Layouts wählen:
- Spalten
- Raster
Import-Funktion
Haben Sie die Notwendigkeit, bestimmte Inhalte von einem Performance-Bogen in einen anderen zu übernehmen, weil Sie sich beispielsweise beim Mitarbeitergespräch für die nächste Beurteilungsperiode auf die definierten Ziele der vergangenen Periode beziehen möchten? Kein Problem! Dafür können Sie die Import-Funktion verwenden.
Und so geht’s:
- Erstellen Sie eine Vorlage, in welcher die zu importierenden Einträge übernommen werden sollen. Diese Funktion ist je Kategorie verfügbar.
- Aktivieren Sie bei der Erstellung der Import-Ziel-Kategorie die Checkbox „Einträge aus anderem Performance-Bogen importieren“
- Wählen Sie die Vorlage des Performance-Bogens und die Kategorie-Vorlage, aus welcher die Inhalte übernommen werden sollen
- Speichern Sie die Einstellungen
Hinweis:
Importiert werden können Einträge derselben Bewertungsoption in beiden Performance-Bögen. Das Layout kann sich ggf. unterscheiden.
Berechtigungen und Sichtbarkeiten je Kategorien
Berechtigungen
In der Vorlage können Sie festlegen, ob beim Ausfüllen weitere Einträge zur Kategorie hinzugefügt, die bestehenden Kategorien bearbeitet oder gelöscht werden dürfen.
Sichtbarkeit der Bewertung
Sie möchten einen Performance-Bogen mit Ihren Mitarbeitenden teilen, jedoch nicht alle Kategorien für ihn sichtbar machen? Mithilfe der Berechtigungs-Einstellung „Kategorie ist im Basis-Zugriff für Mitarbeiter*innen ausgeblendet“ in der Vorlage können Sie dies bezwecken.
Des Weiteren können Sie festlegen, ob und falls ja, welche Bewertungen der Mitarbeitende über den Basis-Zugriff einsehen kann.
Hier die Optionen:
- Mitarbeiter*in sieht nur die Bewertung des Vorgesetzten (schreiben und lesen)
Der/Die Mitarbeiter*in sieht die Bewertung des Vorgesetzten und kann diese bearbeiten.
Die Sichtbarkeit greift nur für Mitarbeiter*innen über den Basis-Zugriff.
Wenn die Mitarbeiter*innen laut Zugriff keine Bewertungen oder Kommentare eintragen dürfen, wählen Sie die Option „Mitarbeiter*in sieht nur Bewertung des Vorgesetzten“.
- Mitarbeiter*in sieht nur Bewertung des Vorgesetzten (nur lesen)
Der/Die Mitarbeiter*in sieht die Bewertung des Vorgesetzten, aber kann diese nicht bearbeiten.
Die Sichtbarkeit greift nur für Mitarbeiter*innen über den Basis-Zugriff.
Wenn die Mitarbeiter*innen laut Zugriff keine Bewertungen oder Kommentare eintragen dürfen, wählen Sie die Option „Mitarbeiter*in sieht nur Bewertung des Vorgesetzten“. - Mitarbeiter*in sieht eigene Bewertung und Bewertung des Vorgesetzten
Der/Die Mitarbeiter*in sieht beide Bewertungen, kann aber lediglich die eigene Bewertung bearbeiten.
Die Sichtbarkeit greift nur für Mitarbeiter*innen über den Basis-Zugriff. Wenn die Mitarbeiter*innen laut Zugriff keine Bewertungen oder Kommentare eintragen dürfen, wählen Sie die Option „Mitarbeiter*in sieht nur Bewertung des Vorgesetzten“.
Ansicht aus Sicht des Vorgesetzten und des Mitarbeitenden:
- Mitarbeiter*in sieht nur eigene Bewertung
Der/Die Mitarbeiter*in sieht nur die eigene Bewertung und kann diese bearbeiten.
Die Sichtbarkeit greift nur für Mitarbeiter*innen über den Basis-Zugriff.
Wenn die Mitarbeiter*innen laut Zugriff keine Bewertungen oder Kommentare eintragen dürfen, wählen Sie die Option „Mitarbeiter*in sieht nur Bewertung des Vorgesetzten“.
Ansicht aus Sicht des Vorgesetzten:
Ansicht aus Sicht des Mitarbeitenden:
Verwaltungsbox der Vorlagen:
Im rechten Bereich der Vorlage finden Sie die Verwaltungsbox. Hier können Sie verschiedene Aktionen durchführen:
Bearbeiten
Sie können die Einstellungen ändern, die Sie beim Erstellen der Vorlage getätigt hatten.
Einstellungen Mitarbeiter-Information
Sie können neben dem Namen, dem Standort und der Abteilung des Mitarbeitenden, dem Status des Performance-Bogens, der Beurteilungsperiode und dem zuständigen Nutzer (falls zugewiesen) weitere individuelle Informationen zum Mitarbeiter im Bogen einfügen. Sie sind für die Nutzer mit entsprechender Rolle und ggf. dem*der Mitarbeiter*in selbst über den Basis-Zugriff sichtbar. Als Informationen stehen alle Felder der Mitarbeiterakte und des Anstellungsverhältnisses zur Verfügung und können Sie pro Vorlage anpassen.
Wichtig: Werden diese Informationen bei bereits erstellten Vorlagen ergänzt, müssen die Änderungen auf bestehende Bögen übertragen werden.
Änderungen auf Performance-Bogen übertragen
Wenn Sie Ihre Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt aktualisiert haben, können Sie die Änderungen auf die Performance-Bögen, welche die Vorlage verwenden, übertragen. Übertragen werden dabei Änderungen am Performance-Bogen und an den Kategorien (hinzugefügte, geänderte und gelöschte). Die in den Performance-Bögen bereits erfassten Ziele bleiben von den nachträglichen Änderungen unberührt.
Löschen
Sie können den Performance-Bogen komplett entfernen, diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Textbausteine
Textbausteine sind Vorlagen für Ziele, die immer gleich benannt sind. Diese Funktion unterstützt Sie dabei, Zeit zu sparen, indem Sie die repetitive Benennung sparen können.
Möglicherweise haben Sie das Ziel „Feedback“ in mehreren Performance-Bögen vorgesehen. Damit Sie dieses nicht immer aufs Neue eintippen müssen, können Sie es unter „Textbausteine“ hinterlegen.
Textbausteine hinterlegen
- Klicken Sie im Seitenmenü links auf „Performance“ und wählen Sie den Tab „Textbausteine“
- Klicken Sie auf den „+“-Button unten rechts
- Das Pop-Up „Eintrag hinzufügen“ erscheint
- Benennen Sie Ihr Ziel in allen Sprachen
- Optional: Sie können auch eine Beschreibung des Zieles hinzufügen, falls weitere Hinweise notwendig sind
- Sichtbarkeit:
Sie können vordefinieren, für welche Standorte und Abteilungen dieser Textbaustein gültig sein wird - Klicken Sie auf „Speichern“
Häufige Fragen
Kann ich Performance-Bogen-Vorlagen nur für bestimmte Abteilungen erstellen?
Sie können Performance-Bogen-Vorlagen erstellen, die nur für bestimmte Abteilungen sichtbar sind, indem Sie bei der Erstellung des Performance-Bogens bereits die gewünschte Abteilung selektieren.
Mit dieser Einstellung scheint dieser Performance-Bogen nur für Mitarbeiter der selektierten Auswahl zur Verfügung.
Wie funktioniert die Gewichtung?
Wenn Ihre Kategorie eine Gewichtung hat, müssen die einzelnen Ziele der Kategorie den Wert erfüllen. onboard weißt Sie auf fehlerhafte Angaben hin.
