Weisen Sie Ihren Mitarbeiter*innen zuvor als Vorlagen erstellte Performance-Bögen zu und verwalten Sie den Prozess der Vervollständigung ganz einfach und strukturiert in Ihrem System.
Das Add-On „Performance“ muss separat erworben werden. Wenn Sie sich für das Modul interessieren wenden Sie sich an [email protected]
Die als Vorlagen erstellten Performance-Bögen können im Performance-Modul unter dem Tab „Mitarbeiter“ und „Performance-Bögen“, sowie in der Mitarbeiterakte unter dem Tab „Performance“ zugewiesen werden.
Performance-Bogen zuweisen über Performance-Bögen & Mitarbeiter
Filter
Sie können über diesen Filter gezielt nach diesen Zuständen filtern, um so den aktuellen Stand Ihrer Performance-Bögen überblicken zu können.
Sollten Sie diese Option nicht sehen, können Sie sie bei onboard anfragen. Wenden Sie sich dazu an Ihren Ansprechpartner im Customer Success Team.
Um die Filter anzuwenden, klicken Sie auf den Button „ANWENDEN“
Performance-Bögen
Im Bereich „Performance-Bögen“ sehen Sie alle Ihre Performance-Bögen. Dabei können Sie über verschiedene Filter gezielt nach Performance-Bögen suchen.
In der Liste der Performance-Bögen sehen Sie klar aufgeteilt, den Mitarbeiter*innen-Namen, die Beurteilungsperiode des Performance-Bogens, den aktuellen Status und den Namen des Performance-Bogens. Sie können die Performance-Bögen von hier aus bearbeiten / ausfüllen.
Mitarbeiter
Im Bereich „Mitarbeiter“ sehen Sie alle Ihre aktuell angestellten Mitarbeitenden. Sie haben hier einen schönen Überblick über den aktuellen Stand der Mitarbeitenden in Bezug auf die Performance-Bögen. Sie können die Performance-Bögen von hier aus bearbeiten / ausfüllen.
Zuweisung
- Klicken Sie auf „Performance“ im Seitenmenü und wählen dann den Tab „Performance-Bögen“ oder „Mitarbeiter“
- Klicken Sie unten rechts auf den „+“-Button
- Es öffnet sich ein Pop-Up mit verschiedenen Filteroptionen. Geben Sie den Namen des*der Mitarbeiter*in ein, welche*m Sie einen Performance-Bogen zuweisen möchten, oder wählen über die Checkbox vor dem Namen die Personen aus, für welche Sie gleichzeitig einen Bogen erstellen möchten.
- Klicken Sie auf „Weiter“
- Wählen Sie eine Vorlage aus
- Neu aus Vorlage:
Sie erstellen einen komplett neuen Performance-Bogen basierend auf einer zuvor hinterlegten Vorlage - Vorherigen Performance-Bogen dieses Mitarbeiters kopieren (nur bei Auswahl eines Mitarbeitenden verfügbar):
Sie können einen alten Performance-Bogen dieses*dieser Mitarbeiter*in duplizieren und neu verwenden - Von einem anderen Mitarbeiter kopieren (nur bei Auswahl eines Mitarbeitenden verfügbar):
Sie können einen Performance-Bogen eines*einer anderen Mitarbeiters*Mitarbeiterin duplizieren und für die*den gewählte*n Mitarbeiter*in verwenden
- Neu aus Vorlage:
- Tragen Sie den Zeitraum ein, in welchem der Performance-Bogen gültig ist
(onboard setzt Ihnen als Standard bis Ende des Jahres ab dem Tag der Erstellung) - Klicken Sie auf „Speichern“
Besteht für einen Mitarbeitenden ein Performance-Bogen aus einer vergangenen Periode, können die erstellten Einträge kopiert werden, die auf derselben Vorlage basieren. Wählen Sie die dafür vorgesehene Checkbox bei der Zuweisung des Bogens.
Im Tab „Mitarbeiter“ ist die Zuweisung eines neuen Performance-Bogens auch über die drei Aktionspunkte neben dem Mitarbeiternamen möglich.
Performance-Bögen in Mitarbeiterakte zuweisen
In der Mitarbeiterakte gibt es den Punkt „Performance“, hier sehen Sie alle Performance-Bögen des*der Mitarbeiter*in. Sie können die Performance-Bögen von hier aus bearbeiten und neue Performance-Bögen erstellen.
Performance-Bogen in Mitarbeiterakte erstellen
- Klicken Sie unten rechts auf den „+“-Button
- Wählen Sie eine Vorlage aus
- Neu aus Vorlage:
Sie erstellen einen komplett neuen Performance-Bogen basierend auf einer zuvor hinterlegten Vorlage - Vorherigen Performance-Bogen dieses Mitarbeiters kopieren:
Sie können einen alten Performance-Bogen dieses*dieser Mitarbeiter*in duplizieren und neu verwenden. Es ist möglich, die Bewertungen, Kommentare und interne Notizen mitzuführen. - Von einem anderen Mitarbeiter kopieren
Sie können einen Performance-Bogen eines*einer anderen Mitarbeiters*Mitarbeiterin duplizieren und für die*den gewählte*n Mitarbeiter*in verwenden. Es ist möglich, die Bewertungen, Kommentare und interne Notizen mitzuführen.
- Neu aus Vorlage:
- Tragen Sie den Zeitraum ein, in welchem der Performance-Bogen gültig ist
(onboard setzt Ihnen als Standard ein Jahr ab dem Tag der Erstellung) - Klicken Sie auf „Speichern“
Performance-Bogen ausfüllen
Nachdem Sie über einen der oben genannten Wege einen Performance-Bogen zugewiesen haben, können Sie diesen ausfüllen.
- Öffnen Sie den gewünschten Performance-Bogen über einen dieser Wege:
- Über „Performance“ –> „Mitarbeiter“:
Klicken Sie auf einen Mitarbeiter mit Performance-Bogen, Sie werden zur Übersicht der hinterlegten Performance-Bögen des Mitarbeiters weitergeleitet. Hier können Sie auf den Eintrag des gewünschten Performance-Bogens klicken - Über „Performance“ –> „Performance-Bögen“:
Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Liste - Über die Mitarbeiter-Akte:
Klicken Sie auf den Tab „Performance“ in der Mitarbeiter-Akte und dann auf den gewünschten Performance-Bogen
- Über „Performance“ –> „Mitarbeiter“:
- Der Performance-Bogen öffnet sich
- Sie sehen einige Details zum Mitarbeiter und darunter die einzelnen Punkte des Performance-Bogens
- Um den Performance-Bogen auszufüllen, können Sie auf die Einträge klicken, oder über die drei Aktionspunkte auch eine interne Notiz hinzufügen, die nicht im PDF des Performance-Bogens sichtbar sein wird.
Zudem besteht die Möglichkeit, private Notizen einzufügen, die unabhängig von der Rolle nur vom Verfasser selbst gesehen wird.
Je Eintrag können Sie zudem eine Erinnerung erstellen bzw. über „Bearbeiten“ eine Fälligkeit für die Zielerreichung bzw. Durchführung festlegen. - Ggf. haben Sie die Möglichkeit eigene Einträge hinzuzufügen, sollte dies der Fall sein scheint ein „+“-Button unter der entsprechenden Überschrift auf
Verwaltungsoptionen und Performance-Bogen Status
Auf der rechten Seite neben dem Performance-Bogen sehen Sie die Verwaltungsoptionen.
WICHTIG: Sie können hier nur Nutzer zuweisen, die in onboard als solche erfasst sind. Möglicherweise müssen Sie für bestimmte Mitarbeiter erst Nutzer und entsprechende Rollern erstellen.
Sollten Sie diese Option nicht sehen, können Sie sie bei onboard anfragen. Wenden Sie sich dazu an Ihren Ansprechpartner im Customer Success Team.
Performance-Bogen Status
Es gibt laut Standard 8 verschiedene Status von Performance-Bögen, jedoch ist es möglich, dass diese für Sie vordefiniert reduziert wurden und weniger zur Auswahl stehen.
Hier finden Sie alle möglichen Status:
Entwurf
Der Performance-Bogen wurde erstellt aber noch nicht bearbeitet
Feedback Mitarbeiter
Der Performance-Bogen wird vom Mitarbeitenden ausgefüllt. Bögen in diesem Status sind für die Verwaltung durch den Vorgesetzten gesperrt.
Warte auf Freigabe
Der Performance-Bogen wurde erstellt und muss von einem Vorgesetzten freigegeben werden
Freigegeben
Der Performance-Bogen wurde vom Vorgesetzten freigegeben.
In Vereinbarung
Der Performance-Bogen wird mit dem*der Mitarbeiter*in besprochen
Vereinbart
Der Performance-Bogen wurde vereinbart und kann nun ausgefüllt werden
Bewertet
Der Performance-Bogen wurde vervollständigt und abgeschlossen. Eine Änderung des Bogens ist in diesem Status nicht möglich, er kann jedoch für Anpassungen wieder in einen vorherigen Status verschoben werden.
Unterschrieben
Der bewertete Performance-Bogen wurde vom Mitarbeiter unterzeichnet. Dieser Status ist final, es ist anschließend keine Bearbeitung mehr möglich.
Entwicklungsfortschritte messen
Sie möchten die Bewertungen Ihrer Mitarbeitenden überblicken und deren Fortschritt messen? Der Zusatz-Reiter „Übersicht“ liefert Ihnen eine Auflistung der einzelnen messbaren Einträge im Performance-Bogen. Dabei können alle Einträge folgender Bewertungsoptionen freigegeben werden:
- Bewertung in Punkten (1-5; 1-10; personalisierte Punkte-Skalen)
- Bewertung in Prozent (0-100 Prozent; 0-150 Prozent)
- Bewertung in Ja / Nein
In dieser Ansicht ist es durch die Aufsplittung und Darstellung der Performance-Bögen in einzelne Bereiche zudem ganz einfach, einzelne Einträge zu bearbeiten, mit Fälligkeiten zu versehen, sie zu bewerten oder die Bewertung anzupassen.
Für eine Gegenüberstellung und weitläufigere Auswertung besteht die Möglichkeit, alle gesammelten Ergebnisse und Daten zu exportieren. Die Funktion findet sich im Reiter „Übersicht“ bzw. „Performance-Bögen“ im rechten oberen Eck mit Klick auf die drei Aktionspunkte. Es bietet sich an, sich vorab der Filteroptionen (siehe Details weiter oben im Artikel) zu bedienen, um nur die gewünschten Daten zu erhalten.
Der Reiter „Übersicht“ ist standardmäßig ausgeblendet, wir können ihn mit schriftlicher Anfrage für Sie aktivieren. Nennen Sie dabei die gewünschten Bewertungsoptionen.
Prozesse überblicken
Die einzelnen Schritte von der Erstellung und Zuweisung bis hin zur Vereinbarung der Performance-Bögen werden übersichtlich dokumentiert und sind somit jederzeit nachvollziehbar. Dazu steht im Add-On „Performance“ im Reiter „Aktivität“ ein gesamter Überblick aller Mitarbeitenden zur Verfügung, zusätzlich wird diese „Aktivität“ in jeder betreffenden Mitarbeiterakte festgehalten.
Geloggt werden folgende Kategorien:
- Performance-Bogen erstellt
- Performance-Bogen Statusänderung
- Performance-Bogen verschickt
- Performance-Bogen unterschrieben
- Performance-Bogen zugewiesen
- Performance-Bogen bearbeitet
- Performance-Bogen gelöscht
- Performance-Bogen eingereicht (von Mitarbeiter*in abgeschickt)
Ein Filter je Kategorie unterstützt dabei, die einzelnen Schritte gut im Blick zu behalten.
Häufige Fragen
Können die Mitarbeiter*innen Ihre eigenen Performance-Bögen bearbeiten?
Sofern Sie Ihrem Mitarbeitern über die Funktion „Mitarbeiter Zugriff“ Einsicht auf die eigene Akte gegeben haben können die Mitarbeiter*innen ggf. ihre eigenen Performance-Bögen ansehen und je nach Rechtevergabe bearbeiten.
Wie könnte ein möglicher Ablauf mit der Zuweisung und den Performance-Bogen Status aussehen?
Die Verwaltung von Performance-Bögen mithilfe der Status ist sehr praktisch, auch wenn nicht so viele Entscheidungsträger involviert sind, da Sie so einen guten Überblick über das Stadium der Performance-Bögen behalten.
Wenn hingegen mehrere Vorgesetzte involviert sind könnte die Verwaltung in etwas so aussehen:
1. Die Bereichsleitung weist einen Performance-Bogen zu und stellt den Status auf „Warte auf Freigabe“, dann weist sie die entsprechende Abteilungsleitung zu und schickt eine Benachrichtigung
2. Die Abteilungsleitung vereinbart einen Termin zur Besprechung des Performance-Bogens mit dem*der Mitarbeiter*in und stellt den Status auf „In Vereinbarung“
3. Nach der Besprechung könnte der Status auf „Vereinbart“ gesetzt werden und sobald alles ausgefüllt wurde auf „Bewertet“
4. Nachdem der*die Mitarbeiter*in den Performance-Bogen unterzeichnet hat, könnte sich der Status zu „Unterschrieben“ ändern