Dokumentablage in der Mitarbeiterakte

onboard bietet Ihnen die Möglichkeit die Dokumente Ihrer Mitarbeiter*innen klar strukturiert zu verwalten.

Ordnerstruktur

Wenn Sie mit onboard starten haben Sie bereits eine definierte Ordnerstruktur in Ihrem System. Sie können diese so wie sie ist verwenden oder die Ordner nach Ihren Wünschen umbenennen, erweitern oder reduzieren.

Reservierte Ordner

Bestimmte Ordner werden für interne Workflows verwendet und sollten nicht komplett umbenannt oder gelöscht werden können:

• Bewerbungsunterlagen:
  Sofern Sie auch das Recruiting Modul verwenden, werden hier die Unterlagen aus der Bewerberakte (Lebenslauf o.Ä.) abgelegt
• Unterlagen zur Vergütung:
  Hier finden Sie die Lohnzettel, wenn Sie den Lohnzettel-Import verwenden

Ordner Einstellungen

Ordner umbenennen, hinzufügen oder löschen

Bis auf die reservierten (mit „*“ gekennzeichneten) Ordner, können Sie selbst neue anlegen oder die Vorhandenen bearbeiten:

1. Klicken Sie im Seitenmenü links auf „Einstellungen“ –> „Talent Management“ –> „Dokumente“
2. Sie befinden sich nun auf der Oberfläche der Dokument-Vorlagen
3. Im weißen Balken oben können Sie den Tab „Ordner“ auswählen
4. Hier sehen Sie alle in onboard hinterlegten Ordner
5. Um einen Ordner umzubenennen klicken Sie auf die drei Aktionspunkte und wählen „Bearbeiten“
6. Geben Sie den neuen Namen ein und ergänzen Sie ggf. die Übersetzungen
7. Klicken Sie auf „Speichern“
8. Einen neuen Ordner können Sie über den „+“ Button ergänzen
9. Definieren Sie die Reihenfolge, den Namen und die Sortierung
   Sortierung: Definiert, wie die Dateien im Ordner angeordnet werden (nach Datum oder alphabetisch)
10. Klicken Sie auf „Speichern“

Unterordner hinzufügen

Sie möchten die Dateien und Dokumente in Ihren Mitarbeiterakten noch geordneter ablegen? Erstellen Sie individuelle Unterordner, um Ihre ideale Struktur zu kreieren.

1. Klicken Sie im Seitenmenü links auf „Einstellungen“ –> „Talent Management“ –> „Dokumente“
2. Sie befinden sich nun auf der Oberfläche der Dokument-Vorlagen
3. Im weißen Balken oben können Sie den Tab „Ordner“ auswählen
4. Hier sehen Sie alle in onboard hinterlegten Ordner
5. Um einen neuen Unterordner zu erstellen, klicken Sie beim betreffenden Ordner auf die drei Aktionspunkte und wählen „Unterordner hinzufügen“
6. Geben Sie den neuen Namen ein und ergänzen Sie ggf. die Übersetzungen
7. Klicken Sie auf „Speichern“

Sie können bestehende Ordner auch zu Unterordnern machen, indem Sie die drei Aktionspunkte bei diesem anwählen und “In anderen Ordner verschieben” wählen. Im nun erschienenen Pop-Up können Sie den gewünschten übergeordneten Ordner auswählen und speichern.
Die Unterordner erscheinen so automatisch in jeder einzelnen Mitarbeiterakte.

Wir empfehlen, nur Ordner zu löschen, die Sie nicht verwenden.
Löschen können Sie einen Ordner, indem Sie auf die drei Aktionspunkte klicken und „löschen“ wählen.

Dokumente umbenennen

Sie können bereits hochgeladene Dateien in der Mitarbeiterakte ganz einfach umbenennen:

1. Klicken Sie unter „Talent Management“ –> „Mitarbeiterakten“ auf die gewünschte Mitarbeiterakte
2. Klicken Sie im weißen Menüband auf den Tab „Dokumente“
3. Hier sehen Sie Ihre Ordnerstruktur mit den Dokumenten des*der Mitarbeiter*in
4. Klicken Sie neben dem Dokument, welches umbenannt werden soll, auf die drei Aktionspunkte
5. Wählen Sie „Bearbeiten“
6. Im Feld „Name“ können Sie einen Anzeigenamen für das Dokument ergänzen
7. Klicken Sie auf „Speichern“
8. Der neue Anzeigename des Dokumentes ist nun sichtbar

Dokumente mit Erinnerungen

Möglicherweise brauchen Sie für manche Dokumente Erinnerungen, weil diese verfallen können, wie z.B.:

• Führerscheine
• Arbeitssicherheitskursbestätigungen
• Aufenthaltsgenehmigungen

Solche Erinnerungen können Sie sich direkt beim Dokument einrichten:

1. Klicken Sie unter „Talent Management“ –> „Mitarbeiterakten“ auf die gewünschte Mitarbeiterakte
2. Klicken Sie im weißen Menüband auf den Tab „Dokumente“
3. Hier sehen Sie Ihre Ordnerstruktur mit den Dokumenten des*der Mitarbeiter*in
4. Klicken Sie neben dem Dokument, welches umbenannt werden soll, auf die drei Aktionspunkte
5. Wählen Sie „Bearbeiten“
6. Im nun erschienenen Pop-Up finden Sie den Bereich „Erinnerungen“
7. Aktivieren Sie die Checkbox „Erinnerung für Dokument erstellen“
8. Definieren Sie den Zeitpunkt der Fälligkeit (Erinnerung)
9. Sie können den Text der Erinnerung im Feld „Bezeichnung“ personalisieren
10. Definieren Sie, wie die Benachrichtigung für die Erinnerung erhalten werden soll:
    
    • Benachrichtigung in onboard für berechtigte Nutzer anzeigen:
      Alle Nutzer mit einer Rolle, die ihnen die Einsicht auf diese Erinnerung erlaubt, bekommen eine Nachricht in onboard über das Glocken-Icon
    • Benachrichtigung per E-Mail an berechtigte Nutzer senden:
      Alle Nutzer mit einer Rolle, die ihnen die Einsicht auf diese Erinnerung erlaubt, bekommen eine Nachricht per E-Mail gesendet
    • Benachrichtigung per E-Mail an zusätzliche Empfänger senden:
      Sie können eine E-Mail Benachrichtigung an jemanden senden, der keinen Zugriff auf onboard hat, oder diesen Bereich nicht sehen würde
11. Klicken Sie auf „Speichern“

Häufige Fragen

Was sind „geöffnete“ Ordner?

Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen, oder einen vorhandenen Bearbeiten, können Sie wählen, ob dieser „geöffnet“ angezeigt werden soll.

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren und anschließend den Ordner in der Mitarbeiterakte ansehen, sind immer gleich alle Dokumente im Ordner ersichtlich. Ohne diese Checkbox müssen Sie den Ordner anklicken, um die Dokumente zu sehen.