Lohnbüro HGV

Sie können Ihre Mitarbeiter direkt aus dem System beim HGV an- und abmelden.

Anmeldung erstellen

Die Anmeldung Ihrer Mitarbeiter, die der HGV für Sie durchführt, kann direkt in onboard verwaltet werden.

So geht’s:

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Mitarbeiterakten“ auf „Alle“ und suchen mithilfe der Suchfunktion rechts oben den gewünschten Mitarbeiter
2. Klicken Sie auf den Mitarbeiter, den Sie anmelden möchten
3. Auf der rechten Seite befindet sich der Block „Lohnbüro Anmeldung“
4. Klicken Sie auf „Anmelden“
5. Sie sehen nun ein Feld zur Überprüfung der Daten
6. Klicken Sie auf „Weiter“
7. Es öffnet sich ein Pop-Up in welchem Sie die Anmeldung bestätigen müssen
8. Klicken Sie auf „OK“

Wie funktioniert die Anmeldung?

Die erforderlichen Daten müssen in die Details der Mitarbeiterakte im System eingegeben werden. Das System überprüft die Daten vor dem Senden und stellt sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Fehlen relevante Informationen oder werden andere Unstimmigkeiten festgestellt, können diese vor der Anmeldung ergänzt werden.

Nachdem Sie die Anmeldung durch Klicken auf „OK“ abgeschickt haben, wird eine automatisch generierte E-Mail an die HGV gesendet und die Daten werden direkt in das System vom HGV eingelesen. Der Status der Anmeldung wird in der Mitarbeiterakte vermerkt. Sobald Ihr Ansprechpartner beim HGV die Anmeldung bestätigt hat, ändert sich der Status von „Wird angemeldet“ (gelb) zu „Angemeldet“ (grün).

Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anmelden

Dank der Mehrfachauswahl können Sie die Anmeldung für mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig durchführen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Mitarbeiterakten“ auf den gewünschten Status
2. Klicken Sie auf die drei Aktionspunkte ganz oben in der Liste
3. Klicken Sie auf „Mehrfachauswahl aktivieren“
4. Wählen Sie die anzumeldenden Mitarbeiter aus
5. Klicken Sie auf das Dropdown „Aktion wählen“
6. Klicken Sie auf „Anmeldung“
7. Sie sehen nun ein Feld zur Überprüfung der Daten, Ihre gewählten Mitarbeiter sind hier aufgelistet
8. Klicken Sie auf „Weiter“
9. Es öffnet sich ein Pop-Up in welchem Sie die Anmeldung bestätigen müssen
10. Klicken Sie auf „OK“

Hinweis: Das oben beschriebene Verfahren kann auch bei gleichzeitiger Abmeldung mehrerer angemeldeter Mitarbeiter angewendet werden.

Standard-Felder

Der HGV benötigt bestimmte Daten Ihrer Mitarbeiter für die Kommunikation, während andere Informationen freiwillig angegeben werden können.

Hier finden Sie eine Übersicht über die standardmäßigen vordefinierten Felder:

• in der Mitarbeiterakte unter „Übersicht“
  • Sprache*
  • Steuernummer*
  • Nachname*
  • Vorname*
  • Geschlecht*
  • Geburtsdatum*
  • E-Mail
  • Telefonnummer
• in der Mitarbeiterakte unter „Details“ -> „Persönliche Daten“
  
  • Geburtsort *
  • Nationalität*
  • Straße*
  • Hausnummer
  • Wohnort bzw. -land*
• in der Mitarbeiterakte „Details“ -> „Daten zur Lohnabrechnung“
  
  • Familienstand
• in der Mitarbeiterakte unter „Details“ -> „Bankverbindung“
  
  • IBAN
  • BIC/SWIFT
• in der Mitarbeiterakte unter „Details“ -> „Kompetenzen“
  
  • Ausbildung
• in der Mitarbeiterakte unter „Details“ -> „Nicht-EU-Bürger“
  
  • Grund der Aufenthaltsgenehmigung
  • Status der Aufenthaltsgenehmigung
  • Ausstellende Quästur
  • Nummer Aufenthaltsgenehmigung
  • Gültigkeit
• in der Mitarbeiterakte unter „Job & Gehalt“ -> „Anstellungsverhältnis“
  
  • Beginn *
  • Ende
  • Qualifikation *
  • Vertragsart *
  • Einstufung
  • Arbeitszeiten
  • Vollzeit/Teilzeit *
  • Stunden
  • Standort
  • Abteilung *
  • Unterkunft / Verpflegung *
• in der Mitarbeiterakte unter „Job & Gehalt“ -> „Gehaltsvereinbarung“
  
  • Beginn *
  • Ende
  • Gehalts-Typ
  • Netto

Die mit dem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen für die Kommunikation ans Lohnbüro erfasst werden.

Es besteht die Möglichkeit zusätzliche Felder an den HGV zu übermitteln oder vordefinierte Standardfelder zu entfernen. Senden Sie Ihre diesbezügliche Anfrage bitte an [email protected].

Ergänzung von Dokumenten

Oftmals ist es erforderlich, für die An- oder Abmeldung dem HGV Dokumente zu Ihren Mitarbeitern bereitzustellen. Diese können Sie direkt in onboard beim Versand hochladen oder bereits bestehende Unterlagen aus der Mitarbeiterakte wählen.

Und so funktioniert’s:

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Mitarbeiterakten“ auf den Status, in welchem sich die anzumeldende Person befindet
2. Klicken Sie auf den betreffenden Mitarbeiter, um die Übersicht seiner Mitarbeiterakte zu öffnen
3. Im rechten unteren Bereich befindet sich der Block „HGV Anmeldung“
4. Klicken Sie auf „Anmelden“
5. Sie sehen nun ein Feld zur Überprüfung der Daten
6. Im unteren Bereich unter „Dokumente“ können Sie Dateien von Ihrer Festplatte hochladen oder bereits bestehende Dokumente in der Mitarbeiterakte auswählen
7. Klicken Sie auf „Weiter“
8. Es öffnet sich ein Pop-Up in welchem Sie die Anmeldung bestätigen müssen
9. Klicken Sie auf „OK“

Abmeldung

Die Abmeldung der Mitarbeiter funktioniert ähnlich wie die Anmeldung. Nachfolgend finden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Mitarbeiterakten“ auf den Status, in welchem sich die abzumeldenden Personen befinden
2. Klicken Sie auf den Mitarbeiter, den Sie abmelden möchten
3. Auf der rechten Seite befindet sich unter dem Block „Anstellungsverhältnis“ der Block „HGV Anmeldung“
4. Klicken Sie auf den Button „Abmelden“
5. Sie sehen nun ein Feld zur Überprüfung der Daten
6. Ergänzen Sie gegebenenfalls die fehlenden Informationen
7. Klicken Sie auf „Weiter“
8. Es öffnet sich ein Pop-Up in welchem Sie die Abmeldung bestätigen müssen
9. Klicken Sie auf „OK“

Die Abmeldung erfolgt nach demselben Prinzip wie die Anmeldung: es wird eine E-Mail an den HGV gesendet und dieser bestätigt anschließend die Abmeldung. Sie erkennen dies in onboard anhand der roten Markierung „Abgemeldet“ und können somit in onboard den aktuellen Meldestatus beim HGV nachvollziehen.

Wenn bereits bei der Anmeldung ein Enddatum des Arbeitsverhältnisses angegeben wurde, erfolgt die Abmeldung automatisch.

Häufige Fragen

Wie kann ich mich vergewissern, dass die Meldung übertragen wurde?

Be der Übertragung der Daten können Sie in der Übersicht der Mitarbeiterakte im rechten unteren Bereich „HGV Anmeldung/Abmeldung“ anhand der ID nachvollziehen, dass die Mitarbeiterdaten korrekt an den HGV übermittelt wurden.
Zusätzlich bestünde die Möglichkeit, die Kommunikation als E-Mail-Blindkopie zu erhalten. Fragen Sie diese Option bei Ihrer Support-Ansprechperson an.

Was passiert, wenn ich Daten des Mitarbeiters ändere?

Wenn Sie Details in der Mitarbeiterakte ändern, die für das Lohnbüro relevant sind, wird automatisch mit der Speicherung eine E-Mail an den Lohnberater gesendet. Die Sendung erfolgt nachts, gebündelt für alle Änderungen.