Einmal definiert und mehrfach profitiert: Automatisieren Sie sich Ihre Erinnerungen im Unternehmen.
Erinnerungen an Geburtstagen, Jubiläen, aber auch an ganz individuelle Aufgaben und Prozessabläufe, können mithilfe von Workflows eingerichtet werden. So können Sie sich beispielsweise automatisiert ans Ende der Probezeit von Mitarbeitenden, Mitarbeitergesprächen, Fälligkeiten und vieles mehr erinnern lassen.
Workflows für Erinnerungen erstellen
Die Definition der Workflows ist unter den Einstellungen -> Talent Management Modul -> Workflows angesiedelt.
Und so geht’s:
- klicken Sie rechts unten auf den „+“-Button
- es öffnet sich das Pop-Up „Eintrag bearbeiten“
- wählen Sie ein beliebiges Symbol, einen passenden Namen und eine Beschreibung Ihres Workflows
- wählen Sie nun, beim Eintreten welches Ereignisses die Erinnerung in welcher Form ausgelöst werden soll. Dazu können Sie Auslöser und Aktionen festlegen
Auslöser
Die Auslöser legen fest, bei welchem Ereignis die Erinnerung erzeugt werden soll. Dabei können Sie wählen zwischen Bereichen (z.B. der Mitarbeiterakte) und verschiedenen Optionen (z.B. beim Erstellen einer neuen Mitarbeiterakte, bei einem Statuswechsel oder beim Beginn oder Ende eines Anstellungsverhältnisses) sowie den Zeitpunkt des Eintretens (sofort oder nach einem bestimmten Zeitplan). Diese Angaben können Sie auch einschränken und sie beispielsweise lediglich für konkrete Standorte, Abteilungen oder Mitarbeiter-Status einrichten.
Hier ein paar Beispiele für Auslöser Ihrer Workflows:
- sofort bei Erstellung der Mitarbeiterakte
- ein Monat vor dem 1. Arbeitstag im Unternehmen
- ein Monat nach dem Wechsel in den Status „Inaktiv“
- ein Jahr nach dem Ende des Arbeitsvertrages
- drei Tage vor dem Geburtstag
Aktionen
Nachdem Sie die Auslöser festgelegt haben, definieren Sie nun die Einstellungen zu den Erinnerungen. Hierbei besteht die Wahl zwischen den unterschiedlichen Erinnerungstypen und einer Vielzahl von Zeitpunkten für die Erstellung der Erinnerung. Neben der Erstellung der Erinnerung in onboard besteht die Möglichkeit zu wählen, wer beim Eintreten der Erinnerung aktiv benachrichtigt werden soll.
Hier ein paar Beispiele für Aktionen Ihrer Erinnerungs-Workflows:
- Erinnerung an die Fälligkeit eines bestimmten Dokuments
- Erinnerung an die Erneuerung eines Kurses
- Erinnerung an einen konkreten Arbeitsschritt in Ihrem Onboarding/Offboarding-Prozess
- Erinnerung ans Ende der Probezeit
- Erinnerung an ein Mitarbeitergespräch
Beispiele für Erinnerungs-Workflows
Geburtstagserinnerungen
- Workflow
5 Tage vor dem Geburtstag der Mitarbeitenden, um ggf. Besorgungen zu planen - Workflow
Am Geburtstag selbst, zur Erinnerung an die Geburtstagsglückwünsche
Workflows können auch kombiniert werden. So können beispielweise zusätzlich zur Erinnerung an den Geburtstag eines Mitarbeitenden die Glückwünsche automatisiert versendet werden. Hier finden Sie die Anleitung zur Erstellung von Messenger-Workflows.
Beim Austreten eines Mitarbeitenden
- Workflow
Sobald eine Mitarbeiterakte in den Status „Archiv“ verschoben wurde, möchte ich eine Erinnerung zum Deaktivieren des Nutzers erhalten. - Workflow
Als Folge-Workflow wäre hierzu das automatisierte Deaktivieren des Nutzers denkbar.
Dieser Artikel beinhaltet die Aktionen zu den „Erinnerungen„. Die Anleitungen zu weiteren Optionen finden Sie hier.
Häufige Fragen
Ich habe eine ganze Reihe verschiedener Workflows eingerichtet. Spielt die Reihenfolge dabei eine Rolle?
Der Zeitpunkt des Eintretens eines Workflows wird über den Ausführungspunkt gesteuert. Bei Workflows mit gleichem Zeitpunkt und gleichen Bereichen/Optionen ist die Reihenfolge von Bedeutung. Höhergereihte Workflows werden zuerst ausgeführt.
Was versteht sich unter „berechtigte Nutzer“ bei den Erinnerungsoptionen?
Berechtigte Nutzer sind all jene, die aufgrund ihrer Rolle die Berechtigung zum gewählten Erinnerungstyp dieses Mitarbeiters haben.
Weitere Spezifizierungen zu den Rollenberechtigungen finden Sie hier: https://support.onboard.org/hc/rollen-management-talent-management-modul/