Was sind Aufbewahrungsfristen von Bewerbungen und was passiert, wenn eine Bewerbung über der Aufbewahrungsfrist ist?
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Laut DSGVO müssen Bewerber zustimmen, dass ihre Daten im System hinterlegt werden dürfen. Jedes Unternehmen definiert dabei selbst die Zeiträume für Aufbewahrungsfristen. Es gibt zwei Arten von Aufbewahrungsfristen:
- durchschnittliche Laufzeit einer Stellenausschreibung
- falls Kandidaten explizit zustimmen: maximale Aufbewahrungsfrist der Bewerberdaten
Diese beiden Zeiträume sind nicht zwingend gleich lang.
Ansicht für Bewerber
Der Bewerber wird beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars zum Bestätigen zweier Checkboxen aufgefordert. Die Checkbox zum Akzeptieren der Datenschutzverordnung ist selbstverständlich verpflichtend. Optional kann der Bewerber auch zustimmen, dass seine Bewerberdaten für weitere Stellenanzeigen berücksichtigt werden dürfen.
Beispiel
Folgende Einstellungen sind vorgegeben:
- Durchschnittliche Laufzeit einer Stellenausschreibung: 1 Jahr
- Maximale Aufbewahrungsfrist der Bewerberdaten: 3 Jahre
Option 1: Der Bewerber wählt nur die erste Checkbox aus
In diesem Fall dürfen seine Bewerberdaten für ein Jahr aufbewahrt werden.
Option 2: Der Bewerber stimmt beiden Checkboxen zu
In diesem Fall dürfen die Bewerberdaten für maximal 3 Jahre aufbewahrt werden. Außerdem dürfen die Bewerberdaten auch für andere Stellenausschreibungen verwendet werden.
Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Wenn die Aufbewahrungsfrist eines Bewerberprofils abläuft werden Sie vom System zum Handeln aufgefordert.
Direkt auf der Startseite Ihres Systems sehen Sie die Anzahl der Bewerbungen über der Aufbewahrungsfrist. Sie können direkt auf diese Schaltfläche klicken und werden auf eine Liste der betroffenen Bewerbungen geleitet. Von hier aus können Sie die Bewerbungen löschen. Um mehrere Bewerber gleichzeitig zu entfernen eignet sich die Mehrfachauswahl, welches Sie im rechten oberen Eck über die drei Aktionspunkte aktivieren können.
Ich möchte eine Bewerbung länger aufbewahren
In speziellen Fällen kann es vorkommen, dass Sie die Aufbewahrungsfrist verlängern möchten (z.B. wenn ein Bewerber eingestellt wurde).
Zur Verlängerung der Aufbewahrungsfrist ist das Einverständnis des Bewerbers einzuholen. Die Verlängerung wird im Aktivitäts-Verlauf vermerkt.
Und so geht’s:
- Klicken Sie auf das entsprechende Bewerberprofil
- Sie landen in der Übersicht des Profils
- Hier wird Ihnen eine Warnbox angezeigt, der Sie entnehmen können, dass die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
- Klicken Sie in dieser Warnbox auf „Aufbewahrungsfrist verlängern“
- Die Frist wurde für den Bewerber um ein Jahr verlängert