Importieren Sie die Certificazione Unica (CU) Ihrer Mitarbeiter*innen und versenden Sie diese direkt über onboard.
Funktionalität
Sie können sowohl ein mehrseitiges PDF als auch eine ZIP-Datei importieren, die alle CUs Ihrer Mitarbeiter enthält. onboard überprüft bestimmte Felder in der Datei und weist jedem Mitarbeiter anschließend die entsprechende Seite/Datei zu, so dass jeder Mitarbeiter ausschließlich seine CU erhält. Dabei wird auch berücksichtig, ob in der Datei mehrere Seiten für dieselbe Person sind.
Nach dem Import wird die CU als Datei in einem entsprechenden Ordner bei jedem Mitarbeiter abgelegt.
Es besteht auch die Möglichkeit, die Dateien direkt an die Mitarbeiter über das Feature „Kommunikation“ zu senden.
Import
- Klicken Sie im Seitenmenü unter „Talentmanagement“ auf „Import/Export“
- Sie befinden sich nun auf der Import-Seite
- Klicken Sie unten rechts auf den „+“-Button
- Wählen Sie die Option „Dokumente“
- Das Pop-Up „Import“ öffnet sich
- Laden Sie hier Ihre ZIP-Datei oder Ihr mehrseitiges PDF hoch
- Klicken Sie auf „Speichern“
- Die Datei wird nun überprüft und hochgeladen
TIPP: Sie sehen an der Prozentanzeige wie weit der Upload ist, sollte die Datei sehr groß sein können Sie die Import Seite auch verlassen und später hierhin zurückkehren - Sobald die Datei fertiggestellt wurde erscheint ein graues Icon
TIPP: Das graue Icon bedeutet, dass die Datei hochgeladen und überprüft, aber nicht importiert wurde - Klicken Sie auf den erstellten Eintrag in der Import Liste
- Hier können Sie überprüfen, ob alle Dateien richtig erstellt werden
- Klicken Sie auf „Importieren“
- Die CUs werden nun in die Ordner der entsprechenden Mitarbeiterakten gespeichert
- Je nachdem, wieviele Dokumente importiert werden, dauert der Prozess einen Moment. Sie sehen an der Prozentanzeige, wie weit der Import ist
- Sobald der Import fertiggestellt wurde erscheint ein grünes Icon
Der Import hat immer zwei Schritte:
1. Upload und Überprüfung der Datei
2. Endgültiger Import
Nach dem 1. Schritt können Sie den erstellten Import-Eintrag noch überprüfen, hier sehen Sie auch bereits, ob es Fehler gibt und in welchem Ordner die CUs abgelegt werden.
Sollten Sie sehr viele Fehlermeldungen bekommen oder sich unsicher fühlen wenden Sie sich an unser Support-Team: support@onboard.org
CU über Kommunikation senden
E-Mail Vorlage erstellen
Sie können die CUs auch ohne Vorlage versenden, indem Sie „Leere Vorlage“ selektieren und die Nachricht direkt beim Versand erstellen, jedoch müssen Sie hier die Übersetzungen im Hinterkopf behalten.
Wir empfehlen daher vor dem Versand eine entsprechende Vorlage zu erstellen, welche auch in der Zukunft genutzt werden kann.
Hier finden Sie einen Guide zur Erstellung Ihrer E-Mail Vorlage: https://support.onboard.org/hc/kommunikation-email-vorlagen/
CUs über Kommunikation versenden
- Führen Sie den Import durch
- Klicken Sie auf die drei Aktionspunkte neben dem Eintrag
- Wählen Sie „Datei an Mitarbeiter senden“ (E-Mail oder SMS)
- Sie werden automatisch zur Nachricht in „Kommunikation“ weitergeleitet
- Hier können Sie Ihre zuvor erstellte Vorlage wählen oder die Nachricht unter der Vorlage „Leere Vorlage“ verfassen
TIPP: Wenn Sie ohne Vorlage fortfahren sollten Sie nicht vergessen die Übersetzungen vor dem Versand zu generieren, damit keine „leeren“ Nachrichten versendet werden - Klicken Sie auf „Weiter“
- Überprüfen Sie in der Übersicht ggf. die E-Mails
- Klicken Sie auf Senden
- Bestätigen Sie die Sendung
- Die E-Mails mit den CUs werden nun an Ihre Mitarbeiter gesendet
Häufige Fragen
Kann ich vor dem Versand die Dokumente überprüfen?
Sie können die Dokumente an drei Stellen prüfen:
1. Vor dem Import: Kontrollieren Sie die Import Liste bevor Sie auf „Importieren“ klicken
2. Nach dem Import: Kontrollieren Sie Stichproben, indem Sie die Mitarbeiterakten öffnen und das Dokument unter „Dokumente“ in der Akte ansehen
3. Vor dem Versand: Wenn Sie die CUs über onboard versenden, können Sie die Dokumente im letzten Schritt („Überprüfung“) vor dem Versand prüfen, indem Sie die einzelnen Nachrichten öffnen und den Dokument-Link anklicken