Über das Generieren eines Datenformulars können Mitarbeiterakten ganz einfach gefüllt werden.
Möglichkeiten
Um die Stammdaten eines neuen Mitarbeiters unkompliziert und einfach einzuholen, oder auch um bestehende Akten zu vervollständigen, ist dieses Tool unverzichtbar. Das digitale Formular bietet zudem die Möglichkeit der Dokumentenabfrage. Das Sammeln von Daten und deren Pflege wird somit zum Kinderspiel, da Sie die Informationen schnell sammeln können und die Mitarbeiter*innen für die Datenkorrektheit selbst verantwortlich sind.
Datenformular-Vorlage erstellen
Individuell erzeugte Vorlagen ermöglichen eine rasche Nutzung des Datenformulars. Falls Sie abhängig vom Arbeitsbereich der neuen Mitarbeiter*in unterschiedliche Daten oder Dokumente benötigen, können Sie für jeglichen Anwenderfall eine eigene Formularvorlage vorbereiten. Ihre Bedürfnisse können ganz flexibel erfüllt werden.
Und so geht’s:
- Öffnen Sie im Hauptmenü unter den Einstellungen -> Talent Management -> Allgemein den Tab „Datenabfrage“
- Klicken Sie rechts unten auf den „+“-Button
- Es öffnet sich das Pop-Up „Eintrag erstellen“
- Wählen Sie den Namen der Vorlage
- Wählen Sie den Zeitraum der Linkgültigkeit des Formulars
- Legen Sie fest, ob Sie mit der Vorlage Felder in der Mitarbeiterakte und/oder Dokumente abfragen möchten
- Felder in der Mitarbeiterakte:
Wählen Sie, welche Felder die Vorlage beinhalten soll - Dokumenten-Upload:
Wählen Sie, in welchem Ordner das Dokument abgelegt wird
Als Hinweis können Sie Ihren Mitarbeiter*innen mitteilen, welche Dokumente hochgeladen werden sollen
- Felder in der Mitarbeiterakte:
- Speichern Sie die Vorlage
onboard stellt drei Datenabfrage-Vorlagen zur Verfügung, die Sie als Basis zum Bearbeiten oder Duplizieren verwenden können.
Versand über Mitarbeiterakte
Direkt in der Mitarbeiterakte kann die Datenformular-Vorlagen gewählt und an den Mitarbeiter versendet werden.
Und so geht`s:
- Klicken Sie im Hauptmenü unter „Talentmanagement“ -> „Mitarbeiterakte“ auf den gewünschten Status (z.B. Aktiv)
- Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter
- Sie befinden sich nun in der Übersicht der Mitarbeiterakte
- Klicken Sie rechts in der Verwaltungsbox auf „Datenabfrage generieren“
- Es öffnet sich das Pop-Up „Datenabfrage generieren“
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage
- Klicken Sie auf „Vorschau anzeigen und Link generieren“
- Um das Formular aus der Sicht des Mitarbeiters zu sehen, klicken Sie auf „Vorschau anzeigen“
- Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „Nachricht an Mitarbeiter senden“ – „E-Mail senden“
- Sie werden zur Kommunikation weitergeleitet
- Wählen Sie die Vorlage „Datenabfrage“, der Link zum Formular wird automatisch in der Nachricht eingefügt
- Bestätigen Sie den Versand mit „Weiter“ und „Senden“
Die Anleitung zur Erstellung von Mailvorlagen finden Sie hier: Mailvorlagen
Möchten Sie Ihren Mitarbeitern das Datenformular über andere Medien zukommen lassen, können Sie den Link zum Formular kopieren und beliebig verwenden.
Versand an mehrere Mitarbeiter*innen
Dokumente oder Informationen von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig einzuholen ist über die Kommunikation einfach steuerbar.
Verwaltung der Mailvorlage:
E-Mail Vorlage aufrufen und bearbeiten:
- Klicken Sie im Seitenmenü links auf „Kommunikation“
- Sie befinden sich nun in der Übersicht
- Klicken Sie oben im weißen Menüband auf den 2. Tab „E-Mail Vorlagen“
- Hier befindet sich die E-Mail Vorlage „Datenabfrage“
- Um die Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei Aktionspunkte neben dem Eintrag und wählen Sie „Bearbeiten“
- Sie können nun den Text der Vorlage nach Ihren Wünschen anpassen.
Hinweis:
Achten Sie darauf den Platzhalter für das Formular nicht zu entfernen
Neue E-Mail Vorlage erstellen:
- Klicken Sie im Seitenmenü links auf „Kommunikation“
- Sie befinden sich nun in der Übersicht
- Klicken Sie oben im weißen Menüband auf den Tab „E-Mail Vorlagen“
- Hier befindet sich die E-Mail Vorlage „Datenabfrage“
- Klicken Sie auf die drei Aktionspunkte neben dem Eintrag, um die Vorlage zu duplizieren
- Sie können nun den Text der Vorlage nach Ihren Wünschen anpassen
- Fügen Sie den Platzhalter zur gewünschten Datenabfrage ein. Die Platzhalter Ihrer Vorlagen finden Sie in der Formatierungsleiste beim ?-Symbol.
Versand der Vorlage:
- Klicken Sie im Seitenmenü links auf „Kommunikation“
- Sie befinden sich nun in der Übersicht Ihrer Nachrichten
- Klicken Sie unten rechts auf den „+“-Button
- Wählen Sie „E-Mail senden“
- Sie werden zur Mitarbeiterauswahl geleitet. Wählen Sie Ihre Mitarbeiter direkt aus der Anzeige, über die Suchfunktion, oder filtern Sie nach Standort, Abteilung und Status
- Nachdem die Auswahl getroffen wurde, klicken Sie auf „Weiter“
- Wählen Sie nun Ihre Vorlage aus
Wenn „Leere Vorlage“ gewählt ist, können Sie den Text und den Platzhalter individuell ergänzen - Bearbeiten Sie ggf. den Text Ihrer E-Mail und fügen Sie Anhänge hinzu, wenn dies gewünscht ist
- Klicken Sie auf „Weiter“
- Sie sind nun bei der Übersicht Ihrer Nachricht vor dem Senden
- Überprüfen Sie die Empfänger und die Vorschau, sollte ein Fehler erkannt werden, bekommen Sie hier eine Warnung
- Klicken Sie auf „Senden“
- Bestätigen Sie den Versand im Pop-Up „Nachricht verschicken“, indem Sie auf „OK“ klicken
Häufige Fragen
Wie sende ich die E-Mail Vorlage zur Datenabfrage an alle meine neuen Mitarbeiter?
- Klicken Sie auf den Status „Neu“ oder „Aktiv“ im Seitenmenü
- Sortieren Sie die Liste Ihrer Mitarbeiter nach dem Erstellungsdatum oder nach dem Beginn des letzten Anstellungsverhältnis
- Die neuen Mitarbeiter werden nun an den obersten Stellen der Liste angezeigt
- Klicken Sie auf die drei Aktionspunkte über den Listeneinträgen und wählen Sie „Mehrfachauswahl aktivieren“
- Aktivieren Sie die Checkbox vor den gewünschten Mitarbeitern
- Wählen Sie im Dropdown „Aktion wählen“ die Option „E-Mail“
- Sie werden nun zur Auswahl der Vorlage in Kommunikation weitergeleitet
- Wählen Sie hier die Vorlage „Datenabfrage“
- Klicken Sie auf „Weiter“
- Überprüfen Sie in der Übersicht die Mitarbeiter und klicken Sie anschließend auf „Senden“
