Datenabfrage Formular

Mit dem digitalen Datenformular können Mitarbeiterakten ganz einfach gefüllt werden.

Möglichkeiten

Um die Stammdaten eines neuen Mitarbeiters unkompliziert und einfach einzuholen, oder auch um bestehende Akten zu vervollständigen, ist dieses Tool unverzichtbar. Das digitale Formular bietet zudem die Möglichkeit der Dokumentenabfrage. Das Sammeln von Daten und deren Pflege wird somit zum Kinderspiel, da Sie die Informationen schnell sammeln können und die Mitarbeiter*innen für die Datenkorrektheit selbst verantwortlich sind.

Datenformular-Vorlage erstellen

Individuell erzeugte Vorlagen ermöglichen eine rasche Nutzung des Datenformulars. Falls Sie abhängig vom Arbeitsbereich der neuen Mitarbeiter*in unterschiedliche Daten oder Dokumente benötigen, können Sie für jeglichen Anwenderfall eine eigene Formularvorlage vorbereiten. Ihre Bedürfnisse können ganz flexibel erfüllt werden.

Und so geht’s:

1. Öffnen Sie im Hauptmenü unter den Einstellungen -> Talent Management -> Allgemein den Tab „Datenabfrage“
2. Klicken Sie rechts unten auf den „+“-Button
3. Es öffnet sich das Pop-Up „Eintrag erstellen“
4. Wählen Sie den Namen der Vorlage
5. Wählen Sie den Zeitraum der Linkgültigkeit des Formulars
6. Legen Sie fest, ob Sie mit der Vorlage Felder in der Mitarbeiterakte und/oder Dokumente abfragen möchten
   • Felder in der Mitarbeiterakte:
     Wählen Sie, welche Felder die Vorlage beinhalten soll
   • Dokumenten-Upload:
     Wählen Sie, in welchem Ordner das Dokument abgelegt wird
     Als Hinweis können Sie Ihren Mitarbeiter*innen mitteilen, welche Dokumente hochgeladen werden sollen
7. Speichern Sie die Vorlage

onboard stellt drei Datenabfrage-Vorlagen zur Verfügung, die Sie als Basis zum Bearbeiten oder Duplizieren verwenden können.

Versand über Mitarbeiterakte

Direkt in der Mitarbeiterakte können die Datenformular-Vorlagen gewählt und an den Mitarbeiter versendet werden.

Und so geht`s:

1. Klicken Sie im Hauptmenü unter „Talent Management“ -> „Mitarbeiterakten“ auf den gewünschten Status (z.B. Aktiv)
2. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter
3. Sie befinden sich nun in der Übersicht der Mitarbeiterakte
4. Klicken Sie rechts in der Verwaltungsbox auf „Datenabfrage generieren“
5. Es öffnet sich das Pop-Up „Datenabfrage generieren“
6. Wählen Sie die gewünschte Vorlage
7. Klicken Sie auf „Vorschau anzeigen und Link generieren“
8. Um das Formular aus der Sicht des Mitarbeiters zu sehen, klicken Sie auf „Vorschau anzeigen“
9. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „Nachricht an Mitarbeiter senden“ – „E-Mail senden“
10. Sie werden zur neuen Nachricht weitergeleitet.
11. Die Mailvorlage „Datenabfrage“ ist bereits vorausgewählt, der Link zum Formular wird automatisch in der Nachricht eingefügt. Bei Bedarf können Sie die Vorlage anpassen
12. Bestätigen Sie den Versand mit „Weiter“ und „Senden“

Die Anleitung zur Erstellung von Mailvorlagen finden Sie hier: Mailvorlagen

Möchten Sie Ihren Mitarbeitern das Datenformular über andere Medien zukommen lassen, können Sie den Link zum Formular kopieren und beliebig verwenden.

Versand an mehrere Mitarbeiter*innen

Dokumente oder Informationen von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig einzuholen ist über den Messenger einfach steuerbar.

Verwaltung der Mailvorlage:

Die Anleitung zur Erstellung und Bearbeitung von Mailvorlagen finden Sie hier: Mailvorlagen

Achten Sie darauf, dass die Mailvorlage den Platzhalter zur gewünschten Datenabfrage-Vorlage enthält. Die verfügbaren Vorlagen finden Sie unter dem ?-Symbol in der Formatierungsleiste gelistet.

Versand der Vorlage:

1. Klicken Sie im Hauptmenü unter „Talent Management“ -> „Messenger“ auf „Chats“
2. Sie befinden sich nun in der Übersicht Ihrer E-Mail-Chatverläufe
3. Klicken Sie unten rechts auf den „+“-Button
4. Wählen Sie die Empfänger der Nachricht. Die Filterung nach Standort, Abteilung, Status der Mitarbeiter bzw. die Suchleiste kann dabei hilfreich sein
5. Nachdem die Auswahl getroffen wurde, klicken Sie auf „Weiter“
6. Wählen Sie nun Ihre Vorlage aus
   Wenn „Leere Vorlage“ gewählt ist, können Sie den Text und den Platzhalter individuell ergänzen
7. Bearbeiten Sie ggf. den Text Ihrer E-Mail und fügen Sie Anhänge hinzu, wenn dies gewünscht ist
8. Klicken Sie auf „Vorschau & Senden“
9. Sie sind nun bei der Übersicht Ihrer Nachricht vor dem Senden
10. Überprüfen Sie die Empfänger und die Vorschau, sollte ein Fehler erkannt werden, bekommen Sie hier eine Warnung
11. Klicken Sie auf „Senden“ oder wählen Sie unter den drei Aktionspunkten die Option „Später senden“, um die Mail an die Mitarbeiter zu verschicken

Hinweis:
Bei Empfängern in unterschiedlichen Sprachen weist Sie onboard darauf hin. Überprüfen Sie vor dem Versand die Mailvorlagen in allen Sprachen.

Häufige Fragen

Wie sende ich die E-Mail Vorlage zur Datenabfrage an alle meine neuen Mitarbeiter?

1. Klicken Sie im Hauptmenü links unter „Talent Management“ -> „Mitarbeiterakten“ auf den Status „Neu“ oder „Aktiv“
2. Sortieren Sie die Liste Ihrer Mitarbeiter nach dem Erstellungsdatum oder nach dem Beginn des letzten Anstellungsverhältnis
3. Die neuen Mitarbeiter werden nun an den obersten Stellen der Liste angezeigt
4. Klicken Sie auf die drei Aktionspunkte über den Listeneinträgen und wählen Sie „Mehrfachauswahl aktivieren“
5. Aktivieren Sie die Checkbox vor den gewünschten Mitarbeitern
6. Wählen Sie im Dropdown „Aktion wählen“ die Option „Nachricht senden“
7. Sie werden nun zur Auswahl der Vorlage im Messenger weitergeleitet
8. Wählen Sie hier die Vorlage „Datenabfrage“ oder eine individuell erstellt Vorlage
9. Klicken Sie auf „Vorschau & senden“
10. Überprüfen Sie in der Übersicht die Mitarbeiter und klicken Sie anschließend auf „Senden“ oder wählen unter den drei Aktionspunkten die Option „Später senden“