Erstellen Sie Vorlagen und generieren Sie Dokumente in onboard
Vorlagen erstellen
Erstellen Sie Dokument-Vorlagen ganz nach Ihren Bedürfnissen in Word. Sie können Platzhalter verwenden, um bestimmte Informationen automatisch zu generieren. Damit ersparen Sie sich beispielsweise das händische Erstellen von Verträgen.
Vorlage in Word erstellen
- Sie müssen das Dokument, das als Vorlage dienen soll, zuerst in Word vorbereiten
- Klicken Sie in onboard unter „Einstellungen“ –> „Talent Management“ auf „Dokumente“ und betätigen Sie den Button „Platzhalter“
- Verwenden Sie die Liste der Platzhalter, um Informationen in das Dokument einzupflegen, die automatisch generiert werden sollen
Die Platzhalter beziehen sich auf die Felder der Mitarbeiterakte. Stellen Sie daher sicher, dass die Akte vollständig ist, damit die Dokumente richtig gefüllt werden.
Über die Platzhalter können Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Steuernummer und vieles mehr automatisch für jeden Mitarbeiter individuell im Dokument eingesetzt werden.
Upload
Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Vorlage fertig sind, oder diese einfach einmal ausprobieren möchten, können Sie diese hochladen.
- Klicken Sie in onboard unter „Einstellungen“ –> „Talent Management“ auf „Dokumente“
- Klicken Sie auf den „+“-Button
- Laden Sie Ihr Dokument hoch, indem Sie auf das Klammer-Icon klicken
- Benennen Sie Ihre Vorlage
- Klicken Sie auf „Speichern“
Weitere Einstellungen für Dokument-Vorlagen
Sie können während oder nach dem Upload noch weitere Einstellungen treffen:
Sichtbarkeit der Dokumente für Nutzer und Mitarbeiter*innen einschränken
Sie können bei den Dokument-Vorlagen festlegen, ob diese nur in bestimmten Mitarbeiterakten angezeigt werden.
Und so geht’s:
- Klicken Sie bei der hochgeladenen Datei über die drei Aktionspunkt auf „Bearbeiten“
- Wählen Sie im Dropdown „Sichtbarkeit“ die gewünschte Kombination aus:
Sie können nach Geschlecht, Sprache, Standort, Abteilung einschränken, dabei ist jede Kombination dieser möglich - Klicken Sie auf „Speichern“
- Ihre Vorlage wurde eingeschränkt
Dokument über Basis-Zugriff in eigener Mitarbeiterakte der Mitarbeiter*innen freigeben
Wenn Sie den Basis-Zugriff nutzen und somit Ihren Mitarbeiter*innen Zugriff auf deren eigene Akte geben, können Sie über die Ablage „Dokument-Vorlagen“ allgemeine Dokumente, wie Mitarbeiterhandbücher, Sicherheitsregeln etc., freigeben, ohne dass Sie diese Dokumente in jeder Akte einzeln hinterlegen müssen.
Und so geht’s:
- Klicken Sie bei der hochgeladenen Datei über die drei Aktionspunkt auf „Bearbeiten“
- Aktivieren Sie die Check „In eigener Mitarbeiterakte (Meine Akte) anzeigen“
- Klicken Sie auf „Speichern“
- Ihre Vorlage wurde hochgeladen
Die Einschränkungen der Sichtbarkeit gelten auch für Mitarbeiter*innen mit Basis-Zugriff, wenn Sie den Checkpunkt aktivieren.
Dokument generieren
- Klicken Sie auf die gewünschte Mitarbeiterakte
- Klicken Sie auf den Tab im oberen Menüband „Dokumente“
- Rechts sehen Sie die Box zur Dokumentenverwaltung
- Klicken Sie auf „Vorlagen anzeigen“
- Wählen Sie im Pop-Up „Vorlagen“ die gewünschte Vorlage aus
- Über die drei Aktionspunkte neben dem Listeneintrag können Sie die Aktion wählen:
Herunterladen (als Word-Datei)
In PDF umwandeln
Datei als E-Mail an Mitarbeiter senden (mehr zu Kommunikation)
Datei als SMS an Mitarbeiter senden (mehr zu Kommunikation)
Einfache elektronische Signatur anfordern (nur bei Verwendung des Add-Ons „Elektronische Signatur„)
Fortgeschrittene elektronische Signatur anfordern (nur bei Verwendung des Add-Ons „Elektronische Signatur„) - Wählen Sie die gewünschte Aktion
Überprüfen Sie die Vorlage indem Sie nach der Erstellung „Herunterladen“ in einer Mitarbeiterakte wählen.
Häufige Fragen
Welche Schriftart wird verwendet?
Sofern Sie Standard-Fonts verwenden, werden diese übernommen. Sollte die Schrift nicht verfügbar sein wird sie automatisch mit einer Standard-Schriftart ersetzt.
Beim Erstellen des PDF’s wird der Inhalt der Dokumentenvorlage verschoben. Was kann ich tun?
Um beim Generieren des PDF’s Verschiebungen zu vermeiden wird bei der Erstellung der Dokumentenvorlage empfohlen, auf folgende Formatierungen zu achten:
- Tabstops vermeiden, anstelle dessen Tabellen einzusetzen
- gewünschte Seitenumbrüche mit der entsprechenden Funktion markieren, damit sie fixiert bleiben
- Aufzählungszeichen mit der entsprechenden Formatierungsfunktion einfügen
- Grafiken (z.B. Logos) als ganzflächige Bilddatei vorbereiten, sie in der Kopfzeile ganzseitig einfügen und in den Hintergrund stellen. In dieser Form wird die Position der Grafiken von Word beim Umwandeln ins PDF beibehalten.
Kann ich bei der Word-Vorlage die Kopf- und Fußzeile für Platzhalter nutzen?
Auf die Bereiche in der Kopf- und Fußzeile kann beim Ersetze der Platzhalter nicht zugegriffen werden, weshalb wir anraten, bei der Erstellung der Dokumenten-Vorlagen darauf zu verzichten.