Über onboard können Sie Dokumente versenden und von Ihren Mitarbeitern elektronisch unterzeichnen lassen. Schnell, bequem und eIDAS-konform.
Um zu erfahren, wie die Anwendung der elektronische Unterschrift in onboard in der Praxis funktioniert, finden Sie hier den entsprechenden Help Center Artikel:
https://support.onboard.org/hc/elektronische-signatur-nutzung/
Nachfolgend gehen wir auf die wichtigsten generellen Fragen zur elektronischen Signatur ein:
Über welchen Dienst wird die elektronische Unterschrift in onboard abgewickelt?
Wir wickeln den Prozess über den externen Dienstleister Yousign ab. Das Unternehmen mit Sitz in Caen (Frankreich) ist auf digitale Unterschriften spezialisiert. Hier finden Sie mehr Informationen zum Unternehmen: https://yousign.com/
Ist dieser Anbieter befugt, gültige elektronische Unterschriften abzuwickeln?
Yousign besitzt eine ETSI-Zertifizierung für elektronische Signaturen, elektronische Siegel und Zeitstempel, und erfüllt die Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung. Yousign ist in der allgemeinen Liste der qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter der Europäischen Kommission eingetragen. Hier finden Sie weitere Informationen zu den Zertifizierungen: https://yousign.com/de-de/zertifizierte-signatur
Welche Formen der elektronischen Signatur können in onboard verwendet werden?
onboard stellt zwei Möglichkeiten der elektronischen Signatur zur Verfügung:
- Einfache elektronische Signatur (EES bzw. SES)
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES bzw. AdES)
Als Unternehmen können Sie entscheiden, welchen Signaturtyp Sie für Ihre Dokumente verwenden möchten. Bei der Versendung einer Unterschriftsanfrage in onboard kann der jeweilige Typ ausgewählt werden.
Wie wird die elektronische Signatur abgewickelt?
Um eine elektronische Signatur über onboard anfordern zu können, muss eine gültige E-Mail Adresse und eine Mobilfunknummer des Unterzeichners hinterlegt sein. Der Prozess läuft folgendermaßen ab:
- Der Sender verschickt das Dokument mit Unterschriftsanfrage über onboard. Beim Versenden kann gewählt werden, ob eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur angefordert werden soll. Es können auch mehrere Unterzeichner hinterlegt werden.
- Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail und klickt auf den eingebetteten Link
- a) Bei der einfachen Signatur kommt der Unterzeichner direkt zu Punkt 4
b) Bei der fortgeschrittenen Signatur muss der Unterzeichner ein ID Dokument hochladen, um seine Identität zu validieren, z.B. einen elektronischen Personalausweis, einen Reisepass oder eine Aufenthaltsgenehmigung. - Der Unterzeichner wird auf eine externe Seite von Yousign weitergeleitet, wo er das zu unterzeichnende Dokument einsehen kann
- Durch Klicken auf „Unterschreiben“ kann er das Dokument händisch signieren (per Maus oder mit dem Finger auf dem Smartphone).
- Zur zusätzlichen Validierung wird dem Unterzeichner ein Code auf sein Smartphone zugeschickt (OTP)
- Nach Eingabe des korrekten Codes ist die Unterschrift gültig und das Dokument wird mit Zertifikat an den Sender retourniert und in onboard abgelegt. Hier ein Beispiel eines Zertifikats von Yousign
Wie sind elektronische Unterschriften auf europäischer Ebene geregelt?
Auf Unionsebene legt die eIDAS-Verordnung („eIDAS-VO“) einen einheitlichen Rechtsrahmen für E-Signaturen fest. So definiert sie u. a. die Arten elektronischer Signaturen und legt etwa fest, dass einer elektronischen Signatur nicht allein deshalb die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel im Gerichtsverfahren abgesprochen werden darf, weil sie in elektronischer Form vorliegt. Gültigkeit und Beweiskraft elektronisch signierter Dokumente sind letztlich aber vom Recht des jeweiligen Mitgliedstaates abhängig. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verordnung: https://yousign.com/de-de/eidas
Wie kann ich die elektronische Signatur einsetzen?
Die Gültigkeit und Beweiskraft der elektronischen Signatur ist von mehreren Faktoren abhängig, nicht zuletzt auch von der Rechtslage des jeweiligen EU-Mitgliedslandes. Vor jedem Einsatz ist daher insbesondere zu prüfen
- um welche Art elektronischer Signatur es sich handelt
- welche Formschriften für die konkrete Rechtshandlung (z. B. einen bestimmten Vertrag) bestehen
- ob die jeweilige Signatur für die betroffene Rechtshandlung einsetzbar ist
- mit welcher Beweiskraft ein mit der betroffenen Signatur versehenes informatisches Dokument versehen ist.
Achtung: Wir empfehlen ausdrücklich, diese und weitere relevante Fragen in Bezug auf die elektronische Signatur mit Ihrem Arbeitsrechtsberater zu klären, bevor die elektronische Signatur in der Praxis eingesetzt wird.
Hier finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema:
Elektronische Signatur in Italien:
https://yousign.com/it-it/validita-legale-firma-elettronica-italia
Elektronische Signatur in Deutschland:
https://yousign.com/de-de/digitale-unterschrift-rechtskraeftig