Versenden Sie Dokumente an Ihre Mitarbeiter die entweder mit der einfachen elektronischen Signatur oder der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden.
Für die Nutzung ist es notwendig ein entsprechendes Paket zu erwerben.
Gehen Sie dafür in onboard zu „Marketplace“. Dort finden Sie alle Informationen und können sich eingenständig Pakete freischalten (nur Admins).
Funktionalität
Die elektronische Signatur ermöglicht es Ihnen, verschiedene Dokumente von Ihren Mitarbeitern unterschreiben zu lassen. Es ist sowohl möglich eine einzelne Unterschrift anzufordern, als auch Dokumente von mehreren Personen unterschreiben zu lassen.
Um die Funktion nutzen zu können, ist es notwendig sowohl eine E-Mail Adresse als auch eine Mobiltelefonnummer in der Mitarbeiterakte erfasst zu haben.
Achtung: Wir empfehlen ausdrücklich, diese und weitere relevante Fragen in Bezug auf die elektronische Signatur mit Ihrer Arbeitsrechtsberatung zu klären, bevor die elektronische Signatur in der Praxis eingesetzt wird.
E-Mail Vorlagen mit elektronischen Signaturen
Wir erstellen Ihnen bereits eine Vorlage zum E-Mail Versand von Dokumenten, welche signiert werden sollen. Sie können natürlich auch selbst entsprechende Vorlagen hinterlegen, welche bereits vordefinierte Anhänge beinhalten, um Ihre Prozesse klar zu regeln.
Folgen Sie dieser Anleitung um eine E-Mail Vorlage zu erstellen:
Messenger-Vorlagen erstellen
Signatur ergänzen:
- Sobald Sie Ihre Vorlage nach der oben gegebenen Anleitung erstellt haben, fügen Sie den gewünschten Anhang an, der standardmäßig unterschrieben werden soll
(Es empfiehlt sich hier standardisierte Dateien, wie etwa Datenschutzerklärungen zu verwenden) - Definieren Sie die Verfügbarkeit des Anhangs und legen Sie ggf. ein Passwort für die Datei fest
(Das Passwort muss zusätzlich übermittelt werden) - Im Abschnitt „Elektronische Signaturen“ wählen Sie den gewünschten Signatur-Typ aus, bei der Wahl orientieren Sie sich an dem von Ihnen erworbenen Paket
- Sie können bereits bei der Vorlage die Position der Signatur im Dokument wählen.
- Über die Einstellung „Sichtbarkeit“ können Sie definieren, welche Vorlagen für welche Mitarbeiter sichtbar sind. Die Sichtbarkeit kann eingeschränkt werden nach Sprache, Standort, Abteilung oder weiteren Kritieren.
Über vordefinierte E-Mail Vorlagen können Sie den Versand von Standard-Dokumenten regeln. Wir empfehlen im Titel der Vorlage den Signatur-Typ anzuführen, damit Sie die Vorlagen später besser verwenden können.
Versand eines Dokuments über die Mitarbeiterakte mit elektronischer Signatur
Wenn Sie bereits in der Mitarbeiterakte hinterlegte Dokumente unterschreiben lassen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie im „Talent Management“ in die Akte des betreffenden Mitarbeiters.
- Klicken Sie im Reitermenü der Akte auf „Dokumente“
- Wählen Sie beim gewünschten Dokument die drei Aktionspunkte an und selektieren Sie „Elektronische Signatur anfordern“ (Wählen Sie den gewünschten Typ)
- Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster des Messengers.
- onboard hat Ihnen bereits die Vorlage des entsprechenden Signatur-Typs vorselektiert. Sie können aber auch eine andere Vorlage aus dem Dropdown auswählen.
- Wenn Sie möchten, können Sie den E-Mail Betreff und Text bearbeiten, wir empfehlen allerdings die Informationen unserer Vorlage nicht komplett zu entfernen
- Über das Anhang-Symbol ganz unten gelangen Sie zu den vordefinierten Anhängen und können diese dort auch ergänzen, oder Anhänge entfernen.
- Über das Symbol daneben „Einfache Elektronische Signatur“ gelangen Sie zu weiteren Einstellungen, wie z.B. der Signatur-Postion.
- An dieser Stelle können Sie nach Wunsch auch zusätzliche Unterzeichner*innen angeben, welche ebenfalls eine Einladung zum Unterzeichnen des Dokuments bekommen werden
- Wenn Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden sind, können Sie sich über die 3 Aktionspunkte neben „Senden“ die Vorschau Ihrer Nachricht anzeigen lassen.
- Sie können die Nachricht entweder sofort senden, oder Sie planen die Nachricht über die 3 Aktionspunkte „Später senden“.
- Die gesendete oder geplante Nachricht können Sie sowohl in der Akte des Mitarbeiters unter „Messenger“ einsehen, als auch im Hauptmenü „Messenger“ – „Chats“.
- Um den Status der Unterzeichnung zu überprüfen, gehen Sie zu „Messenger“ – „E-Signatur“
- Hier finden Sie Informationen zum Stauts der Unterzeichnung, als auch eine Übersicht Ihrer aktiven Kontingente, bzw. Ihrer genutzten Signaturen.
Wenn das zu signierende Dokument über die Mitarbeiterakte versendet wird, wird dieses nach erfolgreicher Unterzeichnung automatisch durch das unterschriebene Dokument ersetzt.
Versand über Messenger
Wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument zum Unterzeichnen erhalten sollen, empfiehlt sich der Versand über den Messenger, um den Aufwand auf Ihrer Seite gering zu halten.
- Klicken Sie unter „Talent Management“ auf „Messenger“ – „Chats“
- Klicken Sie unten rechts auf den „+“-Button
- Im Fenster das sich nun öffnet können Sie die Empfänger der E-Mail auswählen. Nutzen Sie die diversen Filter-Optionen, um die gewünschten Mitarbeiter*innen schnell zu finden
- Selektieren Sie die Mitarbeiter*innen über die Checkbox vor den Profilbildern und klicken Sie auf „Weiter“
- Wählen Sie im Dropdown „Vorlage“ die gewünschte E-Mail Vorlage aus
- Überprüfen Sie Betreff und Text der E-Mail
- Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, welche standardmäßig ein Dokument mitsamt Signatur-Angabe beinhaltet, klicken Sie auf „Vorschau & Senden“
- Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, welche keine Definition zur Signatur beinhalten, können Sie nun die gewünschten Dokumente, welche unterschrieben werden sollen, als Anhang ergänzen und unter „Elektronische Signatur“ den gewünschten Typ wählen. Ggf. möchten Sie auch weitere Unterschreiber*inn ergänzen. Sobald dies erledigt ist, klicken Sie auf „Vorschau & Senden“
- Sie werden zur Vorschau der Nachrichten weitergeleitet
- Sollten Sie Ihre Nachricht nun doch nicht senden, wird diese als Entwurf unter „Messenger“ hinterlegt
- Wenn Sie bereit zum Versand sind, klicken Sie auf „Senden“
- Unter „Messenger“ – „E-Signatur“ können Sie den Stand der Signatur überprüfen
Jede*r Mitarbeiter*in und Unterzeichner*in bekommt eine separate E-Mail pro Dokument, die gewählten Mitarbeiter*innen sind nicht miteinander verknüpft.
Verwaltung
Sie können den Status der angeforderten Unterschriften direkt in onboard überprüfen und diese im Zweifelsfall zurückrufen:
- Unter „Talent Management“ – „Messenger“ – „E-Signatur“ können Sie alle Informationen zu diesen Bereich überblicken
- Hier sehen Sie jede angeforderte Signatur aufgelistet mitsamt den Unterschreiber*innen, Dokumentname, Datum und Status der Signatur
- Sie können nach dem Status der Signatur filtern, um so schnell zu überprüfen, welche Dokumente signiert, und welche noch nicht signiert wurden
- Außerdem finden Sie eine Informations-Box welcher Sie die Anzahl der verfügbaren Kontingente entnehmen können
- Um die Details einer angeforderten Signatur überprüfen zu können, klicken Sie einfach auf den Eintrag in der Liste
- Ein Pop-Up öffnet sich
- In diesem sehen Sie nun alle relevanten Details. Sie können das signierte Dokument oder die Zertifikat-Informationen, den sog. „Proof“ aufrufen, oder bei einem noch nicht signierten Dokument die Nachricht über die drei Aktionspunkte neben dem Namen des*der Mitarbeiter*in erneut senden
- Ebenso besteht die Möglichkeit, die Signatur zu widerrufen, indem Sie auf die drei Aktionspunkte neben dem „Schließen“-Button klicken
Wenn Sie eine Signatur widerrufen, bevor das Dokument unterschrieben wurde, wird sie im Kontingent gutgeschrieben und ist wieder verfügbar.
Prozess der Signatur
Jeder Empfänger, der die versendeten Dokumente unterzeichnen soll bekommt eine E-Mail, welche die Anforderung der elektronischen Signatur beinhaltet.
Unterzeichnen mit der einfachen elektronischen Signatur
Unterzeichnen mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur
Häufige Fragen
Kann ich mehr als ein Dokument pro Mitarbeiter versenden?
Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig versenden, diese werden für die elektronische Signatur zusammengefasst und von Ihrem Kontingent wird nur eine Unterschrift abgezogen.
Hierbei können Sie bis zu 15 Dokumente gleichzeitig an eine Person versenden.
Was passiert, wenn der*die Mitarbeiter*in die Unterschrift versehentlich ablehnt?
Wenn eine Unterschrift versehentlich abgelehnt wird, senden Sie die Nachricht erneut und fordern somit eine neue Unterschrift an.
Kann ich Signaturen über SMS anfordern?
Da für das Signieren eine zwei Faktor-Methode verwendet wird, ist der Versand nur über E-Mail möglich. Diese wird zum Übermitteln des Dokuments verwendet, während zum Signieren ein individueller Code an die zugehörige Mobiltelefonnummer des*der Mitarbeiter*in gesendet wird.
Wo finde ich die unterschriebenen Dokumente?
Die unterschriebenen Dokumente finden Sie in der Mitarbeiterakte unter „Dokumente“.
Dokumente, die von hier aus versendet wurden, werden im entsprechenden Ordner ersetzt, während über Messenger versendete Dokumente im Ordner „Signierte Dokumente“ zu finden sind.
Welches Dateiformat wird bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur akzeptiert?
Zur Verifizierung können Sie Ihr Ausweisdokument (Personalausweis, Reisepass oder Aufenthaltstitel) als PDF-, JPG- oder PNG-Datei hochladen. Dabei ist die maximale Dateigröße von 10 Mb zulässig.