Versenden Sie Dokumente an Ihre Mitarbeiter die entweder mit der einfachen elektronischen Signatur oder der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden.
Für die Nutzung ist es notwendig ein entsprechendes Paket zu erwerben, hier finden Sie die aktuellen Preislisten:
Um ein Paket zu buchen, kontaktieren Sie uns unter get@onboard.org
Funktionalität
Die elektronische Signatur ermöglicht es Ihnen, verschiedene Dokumente von Ihren Mitarbeitern unterschreiben zu lassen. Es ist sowohl möglich eine einzelne Unterschrift anzufordern, als auch Dokumente von mehreren Personen unterschreiben zu lassen.
Um die Funktion nutzen zu können, ist es notwendig sowohl eine E-Mail Adresse als auch eine Mobiltelefonnummer in der Mitarbeiterakte erfasst zu haben.
Achtung: Wir empfehlen ausdrücklich, diese und weitere relevante Fragen in Bezug auf die elektronische Signatur mit Ihrer Arbeitsrechtsberatung zu klären, bevor die elektronische Signatur in der Praxis eingesetzt wird.
E-Mail Vorlagen mit elektronischen Signaturen
Wir erstellen Ihnen bereits eine Vorlage zum E-Mail Versand von Dokumenten, welche signiert werden sollen. Sie können natürlich auch selbst entsprechende Vorlagen hinterlegen, welche bereits vordefinierte Anhänge beinhalten, um Ihre Prozesse klar zu regeln.
Folgen Sie dieser Anleitung um eine E-Mail Vorlage zu erstellen:
https://support.onboard.org/hc/kommunikation-email-vorlagen/
Signatur ergänzen:
- Sobald Sie Ihre Vorlage nach der oben gegebenen Anleitung erstellt haben, fügen Sie den gewünschten Anhang an, der standardmäßig unterschrieben werden soll
(Es empfiehlt sich hier standardisierte Dateien, wie etwa Datenschutzerklärungen zu verwenden) - Definieren Sie die Verfügbarkeit des Anhangs und legen Sie ggf. ein Passwort für die Datei fest
(Das Passwort muss zusätzlich übermittelt werden) - Im Abschnitt „Elektronische Signatur“ wählen Sie den gewünschten Signatur-Typ aus, bei der Wahl orientieren Sie sich an dem von Ihnen erworbenen Paket
- Sie können bereits bei der Vorlage zusätzliche Unterzeichner*innen definieren, wählen Sie dazu einfach die gewünschten Mitarbeiter*innen aus
Über vordefinierte E-Mail Vorlagen können Sie den Versand von Standard-Dokumenten regeln. Wir empfehlen im Titel der Vorlage den Signatur-Typ anzuführen, damit Sie die Vorlagen später besser verwenden können.
Versand eines Dokuments über die Mitarbeiterakte mit elektronischer Signatur
Wenn Sie bereits in der Mitarbeiterakte hinterlegte Dokumente unterschreiben lassen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie unter „Talent Management“ auf „Aktiv“ und wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter an
- Sie befinden sich nun auf der Übersicht-Seite der Mitarbeiterakte
- Klicken Sie im weißen Menüpunkt auf „Dokumente“
- Wählen Sie beim gewünschten Dokument die drei Aktionspunkte an und selektieren Sie „Elektronische Signatur anfordern“ (Wählen Sie den gewünschten Typ)
- Sie werden weitergeleitet und befinden sich nun im Feature „Kommunikation“
- onboard hat Ihnen bereits die richtige Vorlage der Elektronische Signatur E-Mail vorselektiert
- Wenn Sie möchten, können Sie den E-Mail Betreff und Text bearbeiten, wir empfehlen allerdings die Informationen unserer Vorlage nicht komplett zu entfernen
- Unter den Anhängen sehen Sie das gewählte Dokument
- Unter „Elektronische Signatur“ sehen Sie die gewählte Signatur
- Sie können nach Wunsch zusätzliche Unterzeichner*innen angeben, welche ebenfalls eine Einladung zum Unterzeichnen des Dokuments bekommen werden
- Rechts neben der E-Mail sehen Sie weiters die verfügbaren Kontingente Ihres Paketes
- Klicken Sie auf „Weiter“
- Sie gelangen zur Übersicht und können die Angaben vor dem Senden final prüfen
(falls Sie die Nachricht nun doch nicht senden, wird sie als Entwurf unter „Kommunikation“ gespeichert) - Zum Senden der Nachricht klicken Sie auf „Senden & Signatur anfragen“
- Es erscheint ein Pop-Up in welchem Sie den Versand mit Klick auf „OK“ bestätigen
- Sie werden zur Übersicht der Nachrichten in „Kommunikation“ weitergeleitet
- Klicken Sie auf den Button links „Aktualisieren“ um den Status des Versands neu zu laden
- Sobald das Icon vor der Nachricht grün wird, ist diese erfolgreich versendet worden
- Sie können auf den Eintrag der Nachricht klicken um den Status der Signatur zu Überprüfen
Wenn das zu signierende Dokument über die Mitarbeiterakte versendet wird, wird dieses nach erfolgreicher Unterzeichnung automatisch durch das unterschriebene Dokument ersetzt.
Versand über Kommunikation
Wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument erhalten sollen, empfiehlt sich der Versand über das Feature Kommunikation um den Aufwand auf Ihrer Seite gering zu halten.
- Klicken Sie unter „Talent Management“ auf „Kommunikation“
- Klicken Sie unten rechts auf den „+“-Button und wählen Sie „E-Mail senden“
- Sie werden weitergeleitet und können nun die Empfänger der E-Mail auswählen, nutzen Sie die diversen Filter Optionen rechts um die gewünschten Mitarbeiter*innen schnell zu finden
- Selektieren Sie die Mitarbeiter*innen über die Checkbox vor den Profilbildern und klicken Sie auf „Weiter“
- Nun befinden Sie sich im Bereich „Nachricht verfassen“
- Wählen Sie im Dropdown „Vorlage“ die gewünschte E-Mail Vorlage aus
- Überprüfen Sie Betreff und Text der E-Mail
- Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, welche standardmäßig ein Dokument mitsamt Signatur-Angabe beinhaltet, klicken Sie auf „Weiter“
- Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, welche keine Definition zur Signatur beinhalten, können Sie nun sie gewünschten Dokumente, welche unterschreiben werden sollen als Anhang ergänzen und unter „Elektronische Signatur“ den gewünschten Typ wählen, ggf. möchten Sie auch weitere Unterschreiber*inn ergänzen. Sobald dies erledigt ist, klicken Sie auf „Weiter“
- Sie werden zur Übersicht der Nachrichten weitergeleitet
- Sollten Sie Ihre Nachricht nun doch nicht senden, wird diese als Entwurf unter „Kommunikation“ hinterlegt
- Sie können Ihre Nachrichten in dieser Ansicht final prüfen und ggf. Empfänger oder Vorlagen ändern
- Wenn Sie bereits zum Versand sind, klicken Sie auf „Senden & Signatur anfragen“
- Im nun erschienenen Pop-Up bestätigen Sie manuell den Versand, indem Sie auf „OK“ klicken
- Sie werden zur Übersicht der Nachrichten in „Kommunikation“ weitergeleitet
- Klicken Sie auf den Button links „Aktualisieren“ um den Status des Versands neu zu laden
- Sobald das Icon vor der Nachricht grün wird, ist diese erfolgreich versendet worden
- Sie können auf den Eintrag der Nachricht klicken um den Status der Signatur zu Überprüfen
Jede*r Mitarbeiter*in und Unterzeichner*in bekommt eine separate E-Mail pro Dokument, die gewählten Mitarbeiter*innen sind nicht miteinander verknüpft.
Verwaltung
Sie können den Status der angeforderten Unterschriften direkt in onboard überprüfen und diese im Zweifelsfall zurückrufen:
- Unter „Kommunikation“ können Sie alle angeforderten Signaturen überblicken, indem Sie auf „Elektronische Signaturen“ klicken
- Hier sehen Sie jede angeforderte Signatur aufgelistet mitsamt den Unterschreiber*innen, Dokumentname, Datum und Status der Signatur
- Sie könne nach dem Status der Signatur filtern, um so schnell zu überprüfen, welche Signaturen noch ausstehen, abgelehnt oder unterzeichnet wurden
- Auch hier finden Sie eine Informations-Box welcher Sie die Anzahl der verfügbaren Kontingente entnehmen können
- Um die Details einer angeforderten Signatur überprüfen zu können, klicken Sie einfach auf den Eintrag in der Liste
- Ein Pop-Up öffnet sich
- In diesem sehen Sie nun alle relevanten Details, Sie können das Dokument oder die Mitarbeiterakte aufrufen oder auch die Nachricht über die drei Aktionspunkte neben dem Namen des*der Mitarbeiter*in erneut senden
- Ebenso besteht die Möglichkeit, die Nachricht zurückzurufen, indem Sie auf die drei Aktionspunkte neben dem „Schließen“-Button klicken
Wenn Sie eine Signatur zurückrufen, bevor das Dokument unterschrieben wurde, wird die Kontingente wieder als verfügbar gezählt.
Prozess der Signatur
Jeder Empfänger, der die versendeten Dokumente unterzeichnen soll bekommt eine E-Mail, welche die Anforderung der elektronischen Signatur beinhaltet.
Unterzeichnen mit der einfachen elektronischen Signatur
Unterzeichnen mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur
Häufige Fragen
Kann ich mehr als ein Dokument pro Mitarbeiter versenden?
Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig versenden, diese werden für die elektronische Signatur zusammengefasst und von Ihrem Kontingenten wird nur eine Unterschrift abgezogen.
Hierbei können Sie bis zu 15 Dokumente gleichzeitig an eine Person versenden.
Was passiert, wenn der*die Mitarbeiter*in die Unterschrift versehentlich ablehnt?
Wenn eine Unterschrift versehentlich abgelehnt wird, senden Sie die Nachricht erneut und fordern somit eine neue Unterschrift an.
Kann ich Signaturen über SMS anfordern?
Da für das Signieren eine zwei Faktor-Methode verwendet wird, ist der Versand nur über E-Mail möglich. Diese wird zum Übermitteln des Dokuments verwendet, während zum Signieren ein individueller Code an die zugehörige Mobiltelefonnummer des*der Mitarbeiter*in gesendet wird.
Wo finde ich die unterschriebenen Dokumente?
Die unterschriebenen Dokumente finden Sie in der Mitarbeiterakte unter „Dokumente“.
Dokumente, die von hier aus versendet wurden, werden im entsprechenden Ordner ersetzt, während über Kommunikation versendete Dokumente im Ordner „Signierte Dokumente“ zu finden sind.
Welches Dateiformat wird bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur akzeptiert?
Zur Verifizierung können Sie Ihr Ausweisdokument (Personalausweis, Reisepass oder Aufenthaltstitel) als PDF-, JPG- oder PNG-Datei hochladen. Dabei ist die maximale Dateigröße von 10 Mb zulässig.