Felder in der Mitarbeiterakte

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen Ihnen die digitale Mitarbeiterakte bietet und wie Sie sie auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden können.

In onboard wird für jeden Mitarbeiter eine persönliche digitale Akte erstellt. Die Akte beinhaltet dabei alle wichtigen Informationen zur Person, zum Anstellungsverhältnis, den Gehaltsangaben, den Dokumenten und den Informationen zur Leistung des Mitarbeiters. Dabei steht es Ihnen frei, zusätzlich zu den Standarddaten benutzerdefinierte Informationen zu sammeln und in onboard zu verwalten. Die Akte kann nach Ihren individuellen Bedürfnissen eingerichtet werden.

Aufbau und Gliederung der Akte

Die Mitarbeiterakte ist in folgende Bereiche eingeteilt:

• Übersicht: veranschaulicht die wichtigsten Angaben zum Mitarbeiter und ermöglicht einen generellen Überblick aller Bereiche aus der Akte
• Details: hier werden die demografischen Daten der Mitarbeiter und verschiedene Standard-Informationen gespeichert. Die Kategorien und Felder können beliebig angepasst werden
• Job & Gehalt: die Informationen zu den Anstellungsverhältnissen, Gehaltsangaben und Gehaltszahlungen werden hier dargestellt
• Dokumente: beinhaltet ein Ordnersystem zur Dokumentenablage sowie ermöglicht die Nutzung von Dokumentenvorlagen
• Notizen: erlaubt die Hinterlegung von Kommentaren, Gesprächsnotizen, Mitarbeitergesprächen und Leistungsnachweisen zum Mitarbeiter
• Checklisten: bietet Raum zur Verwendung benutzerdefinierter Checklisten
• Erinnerungen: visualisiert die bevorstehenden Erinnerungen des/r Mitarbeiters/in. Erinnerungen der Geburtstage und Jubiläen werden von onboard automatisch eingerichtet, weitere können individuell erstellt werden
• Aktivitäten: liefert eine Zusammenfassung der getätigten Aktionen und Prozesse bezogen auf die Mitarbeiterakte

Standardfelder der Mitarbeiterakte

Ihr persönliches onboard wird Ihnen mit vordefinierten Standardfeldern übergeben, die Sie jedoch jederzeit eigenständig ändern, ergänzen und anpassen können.

Standardfelder der Übersicht- und Detailseite:

Benutzerdefinierte Kategorien und Felder

Die Strukturierung der Daten in der Mitarbeiter-Akte erfolgt nach Kategorien, mithilfe deren Sie Informationen bündeln können. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie bestehende Kategorien und Felder ändern, entfernen und neue in den Mitarbeiterakten ergänzen.

Kategorien erstellen, bearbeiten und löschen

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Einstellungen“ –> „Talent Management“ –> „Felder“ auf den Tab „Mitarbeiterakte“
2. Hier sehen Sie die Felder der ersten Kategorie „Übersicht“ aufgelistet
3. Im Filter links können Sie zwischen den bestehenden Kategorien wechseln, neue hinzufügen, sie bearbeiten oder entfernen
4. Mit Klick auf die erste Kategorie „Übersicht“ öffnet sich ein Drop-Down mit allen verfügbaren Kategorien. Hier können Sie zwischen den Kategorien wechseln
5. Unterhalb des Drop-Down-Feldes kann die gewählte Kategorie bearbeitet oder gelöscht werden
6. Zur Erstellung einer neuen Kategorie klicken Sie auf den vorgesehenen Link
7. Es öffnet sich das Pop-Up „Eintrag hinzufügen“
8. Wählen Sie die Reihenfolge des Eintrages in der Liste, ein geeignetes Symbol sowie die Bezeichnung des Feldes
9. Klicken Sie auf „Speichern“

Felder erstellen, bearbeiten, verschieben und löschen

Die Felder in der Mitarbeiterakte sind nach Kategorien zusammengefasst. In jeder Kategorie können beliebig viele Felder unterschiedlicher Feldtypen erstellt werden.

Und so funktioniert’s:

Erstellen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Einstellungen“ –> „Talent Management“ –> „Felder“ auf den Tab „Mitarbeiterakte“
2. Hier sehen Sie die Felder der ersten Kategorie „Übersicht“ aufgelistet
3. Wählen Sie im Filter links die gewünschte Kategorie
4. Klicken Sie rechts unten auf den „+“-Button
5. Es öffnet sich das Pop-Up „Eintrag hinzufügen“
6. Wählen Sie den Typ des Feldes
7. Wählen Sie unter „Reihenfolge“ eine Zahl, die numerisch die letzte Position in der Liste füllen wird. Die Reihung der Einträge kann anschließend mit der „Drag & Drop“ Funktion rasch angepasst werden
8. Definieren Sie die Breite des Feldes. Bei 100% füllt das Feld in der finalen Ansicht in der Mitarbeiterakte die gesamte Breite aus
9. Benennen Sie Ihr Feld
10. Klicken Sie auf „Speichern“

Hier eine Übersicht einiger Felder, deren Ergänzung für Sie nützlich sein könnte:
Datum für Aufenthaltsgenehmigungen, Firmen-E-Mails, Firmen-Telefon, Dropdown-Felder für die Ausstattung und Betriebskleidung.

Bearbeiten und Löschen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Einstellungen“ –> „Talent Management“ –> „Felder“ auf den Tab „Mitarbeiterakte“
2. Hier sehen Sie die Felder der ersten Kategorie „Übersicht“ aufgelistet
3. Wählen Sie im Drop-Down-Feld links die gewünschte Kategorie
4. Klicken Sie beim Feld in der Liste rechts auf die drei Aktionspunkte, um das Feld zu bearbeiten, zu deaktivieren/löschen oder es als Filter zu nutzen
5. Klicken Sie auf „Speichern“

Nicht benötigte Felder können Sie wie oben beschrieben entfernen. Bei bestimmten Feldern steht diese Wahlmöglichkeit nicht zur Verfügung, da diese Felder mit technischen Funktionen verknüpft sind. In diesen Fällen können Sie das Feld jedoch deaktivieren und somit in der Mitarbeiter-Akte unsichtbar schalten.

Verschieben

Sollten Sie bestimmte Felder nachträglich anderen Kategorien zuordnen möchten, können Sie dies mit wenigen Klicks erledigen.

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Einstellungen“ –> „Talent Management“ –> „Felder“ auf den Tab „Mitarbeiterakte“
2. Hier sehen Sie die Felder der ersten Kategorie „Übersicht“ aufgelistet
3. Klicken Sie beim Listeneintrag auf die drei Aktionspunkte und wählen Sie die Funktion „In andere Kategorie verschieben“
4. Wählen Sie in der Liste die neue Kategorie für das Feld
5. Bestätigen Sie die Wahl mit Klick auf „Speichern“

Benutzerdefinierte Filter

Möchten Sie nur jene Mitarbeiter anzeigen lassen oder eine Aktion durchführen, die einer bestimmten Nationalität angehören, über gewünschte Sprachkenntnisse verfügen oder einen Führerschein besitzen? Die benutzerdefinierten Filter ermöglichen Ihnen die rasche Auflistung derartiger Informationen.

Und so funktioniert’s:

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Einstellungen“ –> „Talent Management“ –> „Felder“ auf den Tab „Mitarbeiterakte“
2. Hier sehen Sie die Felder der ersten Kategorie „Übersicht“ aufgelistet
3. Wählen Sie im Drop-Down-Feld links die gewünschte Kategorie
4. Klicken Sie beim gewünschten Feld (z.B. Nationalität) in der Liste rechts auf die drei Aktionspunkte, um das Feld zu bearbeiten
5. Es öffnet sich das Pop-Up „Eintrag bearbeiten“
6. Setzen Sie unterhalb des Feldes „Typ“ das Häkchen beim Feld „in Filter anzeigen“
7. Klicken Sie auf „Speichern“

Anhand des Symbols „wird im Filter angezeigt“ erkennen Sie bereits bei den Einstellungen in der Listenansicht, welche Felder als Filter zur Verfügung stehen. Die erstellten Filter finden Sie anschließend in jedem Mitarbeiter-Status links unterhalb der Standard-Filter.

Tipp:
Um Daten und Dokumente Ihrer Mitarbeiter für die Verwaltung in onboard rasch einzuholen bietet sich die Nutzung des digitalen Datenabfrageformulars an. Weitere Informationen finden Sie hier.

Häufige Fragen

Ich habe Felder für die Verwaltung des Equipments angelegt, wo finde ich diese für meine Mitarbeiter?

Die Felder, die unter den Einstellungen erstellt werden, finden Sie in der Mitarbeiterakte unter dem Tab „Übersicht“ oder „Details“. Mit Klick auf Bearbeiten ist die Befüllung möglich.