Mit dieser Schnittstelle können Sie die Mitarbeiterdaten zu HGC heremas übertragen und die An- und Abmeldungen Ihrer Mitarbeiter direkt aus onboard steuern.
Aktivierung
Für die Aktivierung der Schnittstelle benötigen wir von Ihnen eine schriftliche Anfrage per E-Mail an support@onboard.org. Anschließend schalten wir sie Ihnen frei.
Funktionsweise
Durch die Schnittstelle werden die Daten Ihrer Mitarbeiter aus onboard bei Aktivierung einmalig an HGC heremas übertragen. Dabei werden folgende Daten weitergeleitet:
- Nachname *
- Vorname *
- Geburtsdatum *
- Geschlecht
- Eintrittsdatum
- Nationalität
- Wohnadresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land)
- IBAN
- BIC/SWIFT
- Telefonnummer
* = verpflichtend
Die Daten können erst übermittelt werden, wenn die Pflichtfelder „Vorname“, „Nachname“ und „Geburtsdatum“ gefüllt wurden.
Anmeldung neuer Mitarbeiter
Die Anmeldung Ihrer Mitarbeiter, die HGC für Sie durchführt, können Sie direkt in onboard abwickeln.
Und so funktioniert’s:
- Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Mitarbeiterakten“ auf den Status, in welchem sich die anzumeldende Person befindet
- Klicken Sie auf den betreffenden Mitarbeiter, um die Übersicht seiner Mitarbeiterakte zu öffnen
- Im rechten unteren Bereich befindet sich der Block „HGC Anmeldung“
- Klicken Sie auf „Anmelden“
- Sie sehen nun ein Feld zur Überprüfung der Daten
- Klicken Sie auf „Weiter“
- Es öffnet sich ein Pop-Up in welchem Sie die Anmeldung bestätigen müssen
- Klicken Sie auf „OK“
Wie funktioniert die Anmeldung?
Die benötigten Daten müssen im System in den Details der Mitarbeiterakte eingetragen werden. Das System validiert die Daten vor dem Absenden und überprüft, ob alle erforderlichen Felder befüllt wurden. Falls relevante Informationen fehlen oder andere Unstimmigkeiten erkannt werden, können diese vor der Anmeldung ergänzt werden.
Nachdem Sie mit Klick auf „OK“ die Anmeldung gesendet haben, wird eine automatisch generierte E-Mail an HGC geschickt und die Daten direkt in heremas eingelesen. Den Status der Anmeldung können Sie der Mitarbeiterakte entnehmen. Sobald Ihr Ansprechpartner bei HGC die Anmeldung bestätigt hat, ändert sich der Status von „Wird angemeldet“ zu „Angemeldet“.
Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anmelden
Durch die Mehrfachauswahl ist es möglich, mehrere Mitarbeiter zeitgleich für die Anmeldung zu aktivieren:
- Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Mitarbeiterakten“ auf den Status, in welchem sich die anzumeldenden Personen befinden
- Klicken Sie auf die drei Aktionspunkte ganz oben rechts in der Liste
- Klicken Sie auf „Mehrfachauswahl aktivieren“
- Wählen Sie die anzumeldenden Mitarbeiter aus
- Klicken Sie auf das Dropdown „Aktion wählen“
- Klicken Sie auf „Anmeldung“
- Sie sehen nun ein Feld zur Überprüfung der Daten. Ihre gewählten Mitarbeiter sind hier aufgelistet
- Klicken Sie auf „Weiter“
- Es öffnet sich ein Pop-Up in welchem Sie die Anmeldung bestätigen müssen
- Klicken Sie auf „OK“
Hinweis: Der oben beschriebene Prozess kann auch bei der zeitgleichen Abmeldung mehrerer angemeldeter Mitarbeiter angewandt werden.
Abmeldung
Die Abmeldung der Mitarbeiter funktioniert ähnlich wie die Anmeldung. Nachfolgend finden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Mitarbeiterakten“ auf den Status, in welchem sich die abzumeldenden Personen befinden
- Klicken Sie auf den Mitarbeiter, den Sie abmelden möchten
- Auf der rechten Seite befindet sich unter dem Block „Anstellungsverhältnis“ der Block „HGC Anmeldung“
- Klicken Sie auf den Button „Abmelden“
- Sie sehen nun ein Feld zur Überprüfung der Daten
- Ergänzen Sie gegebenenfalls das korrekte Austrittsdatum des Mitarbeiters
- Klicken Sie auf „Weiter“
- Es öffnet sich ein Pop-Up in welchem Sie die Abmeldung bestätigen müssen
- Klicken Sie auf „OK“
Die Abmeldung erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie die Anmeldung: es wird eine E-Mail an den Lohnberater gesendet und dieser bestätigt anschließend die Abmeldung. Sie erkennen dies in onboard anhand der roten Markierung „Abgemeldet“ und können somit den aktuellen Meldestatus bei HGC heremas nachvollziehen.
Wenn bereits bei der Anmeldung ein Enddatum des Arbeitsverhältnisses angegeben wurde, erfolgt die Abmeldung automatisch.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich Daten des Mitarbeiters ändere?
Wenn Sie Details in der Mitarbeiterakte ändern, die für das Lohnbüro relevant sind, wird automatisch mit der Speicherung eine E-Mail an den Lohnberater gesendet. Die Sendung erfolgt nachts, gebündelt für alle Änderungen.
Die fürs Lohnbüro notwendigen Felder sind in der Übersicht der An- und Abmeldungen ersichtlich (siehe Beispiel der Standard-Felder unten).
Ich benutze nur das „Recruiting“-Modul von onboard. Funktioniert die Schnittstelle auch dort?
Ja, es werden die Bewerbungen im Status „Eingestellt“ übertragen. Die Übertragung erfolgt einmal pro Tag in der Nacht.
Damit die Daten übertragen werden können, müssen Sie die Pflichtfelder Vorname, Nachname, Geburtsdatum im Bewerbungsformular abfragen.
Die Schnittstelle wurde aktiviert, allerdings scheinen einige Mitarbeiter doppelt auf.
Überprüfen Sie die Schreibweise der Namen sowie das Geburtsdatum der Mitarbeiter in onboard. Diese müssen in onboard und heremas übereinstimmen, damit die Mitarbeiterdaten verknüpft werden können.
Wie oft werden die Daten aktualisiert?
Die Mitarbeiterdaten werden einmalig bei der Anmeldung an HGC heremas übertragen.