Import: Anstellungsverhältnisse

Wie funktioniert der Import von Anstellungsverhältnissen in onboard?

Allgemeine Fragen zum Thema Import finden Sie hier:
https://support.onboard.org/hc/import/

Vorlage und Anleitung

1. Klicken Sie im Seitenmenü unter Talent Management auf „Import / Export“
2. Klicken Sie auf den „+“-Button
3. Wählen Sie „Anstellungsverhältnisse“
4. Das Pop-Up „Import“ erscheint
5. Hier können Sie eine Vorlage herunterladen, welche Ihnen den Import erleichtert
6. Laden Sie sich ebenso die Anleitung herunter

Excel-Tabelle erstellen

Öffnen Sie als erstes die Anleitung und lesen Sie sich diese durch, um den Prozess zu verstehen.

Öffnen Sie die Vorlage und passen Sie die Spalten ggf. an. Die Spalten in der Excel-Datei müssen mit den Feldern Ihrer Daten in onboard übereinstimmen.

Stellen Sie sicher, dass:

• Die Spalten nach den Feldern benannt sind
• Die Spalten eindeutig benannt sind
• Sie unnötige Spalten aus der Vorlage entfernen
• Benötigte Spalten ergänzen

Spalte „ID“

Die ID wird beim Import verwendet, um einen Mitarbeiter zu identifizieren. Wichtig ist dabei, dass der Mitarbeiter mit der ID eindeutig zugewiesen werden kann.

Mögliche Felder für „ID“:

• ID in onboard (z.B. rQ6ZkXzW)
• Personalnummer
• Steuernummer
• Vorname und Nachname (z.B. Max Mustermann)
• Nachname und Vorname (z.B. Mustermann Max)

Spalten füllen

Die Spalten der Tabelle zum Importieren von Anstellungsverhältnissen sind klar vorgegeben, wenn Sie die in onboard hinterlegte Anleitung befolgen sollten Sie alle Daten problemlos importieren können.

Sobald Sie Ihre Tabelle fertig erstellt haben, klicken Sie auf „Speichern“ in Excel und laden diese in onboard hoch.

Tabelle importieren

Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt haben, können Sie diese einfach im Pop-Up „Import“ über den Upload-Button hochladen und importieren.

Upload

1. Laden Sie die Datei hoch
2. Klicken Sie auf „Speichern“
3. Die Datei wird hochgeladen
4. Der Import kann einige Sekunden dauern. Klicken Sie nach kurzer Zeit auf den Button „Aktualisieren“

Daten überprüfen

1. Klicken Sie auf den Listeneintrag mit dem gelben Symbol, um die Daten zu kontrollieren
2. Das Pop-Up „Vorschau“ öffnet sich
3. Hier haben Sie eine Übersicht der Änderungen, die durchgeführt werden
4. Eventuelle Fehlermeldungen scheinen hier auf
5. Mit Klick auf den Namen des Mitarbeiters können Sie jeweils die detaillierten Änderungen ansehen

Import

1. Überprüfen Sie die Änderungen im Pop up
2. Wenn Sie damit einverstanden sind, klicken Sie auf „Importieren“
3. Betätigen Sie wieder den Button „Aktualisieren“ bis das Symbol grün wird
4. Der Import ist abgeschlossen

Die Liste des Imports bleibt bestehen, Sie können also auch in Zukunft überprüfen welche Änderungen bei welchem Import vorgenommen wurden, indem Sie auf den Listeneintrag klicken.

Häufige Fragen

Ich bekomme eine Fehlermeldung beim Importieren von Teilzeit-Angestellten, warum?

In onboard wird die Teilzeit genau definiert, wenn Sie in Ihrer Tabelle nur „Teilzeit“ angeben, kann dies nicht zugeordnet werden. Der Anleitung können Sie die genauen Begriffe entnehmen.

Ich kann die Tabelle mit den Anstellungsverhältnissen nicht importieren, obwohl ich die ID der Mitarbeiter korrekt erfasst habe. Woran könnte das liegen?

Die Voraussetzung für den Import der Anstellungsverhältnisse ist die Befüllung der Spalten ID, Beginn und Ende. Es wird empfohlen, als Vorlage für den Import die Tabelle, wie in diesem Artikel unter Punkt „Vorlage & Anleitung“ beschrieben, zu verwenden.

Ich möchte meine Anstellungsverhältnisse korrigieren, wie kann ich während des Imports Einträge löschen?

Möchten Sie beim Import vorhandene Daten löschen, so empfiehlt es sich zuvor einen Export zu machen, in der Export Datei die Felder, welche gelöscht werden sollen mit dem Platzhalter [EMPTY] zu befüllen und die Datei dann neu zu importieren.

Bei diesem Vorgang werden Daten gelöscht, sollten Sie sich unsicher sein, wenden Sie sich an support@onboard.org um Fehler zu vermeiden.