Import: Gehaltszahlungen

Wie funktioniert der Import von Gehaltszahlungen in onboard?

Allgemeine Fragen zum Thema Import finden Sie hier:
https://support.onboard.org/hc/import/

Vorlage und Anleitung

1. Klicken Sie im Seitenmenü unter Talent Management auf „Import / Export“
2. Klicken Sie auf den „+“-Button
3. Wählen Sie „Gehaltszahlungen“
4. Das Pop-Up „Import“ erscheint
5. Hier können Sie eine Vorlage herunterladen, welche Ihnen den Import erleichtert
6. Laden Sie sich ebenso die Anleitung herunter

Excel-Tabelle erstellen

Öffnen Sie als erstes die Anleitung und lesen Sie sich diese durch, um den Prozess zu verstehen.

Öffnen Sie die Vorlage und passen Sie die Spalten ggf. an. Die Spalten in der Excel-Datei müssen mit den Feldern Ihrer Daten in onboard übereinstimmen.

Stellen Sie sicher, dass:

• Die Spalten nach den Feldern benannt sind
• Die Spalten eindeutig benannt sind
• Sie unnötige Spalten aus der Vorlage entfernen
• Benötigte Spalten ergänzen

Spalte „ID“

Die ID wird beim Import verwendet um einen Mitarbeiter zu identifizieren. Wichtig ist dabei, dass der Mitarbeiter mit der ID eindeutig zugewiesen werden kann.

Mögliche Felder für „ID“:

• ID in onboard (z.B. rQ6ZkXzW)
• Personalnummer
• Steuernummer
• Vorname und Nachname (z.B. Max Mustermann)
• Nachname und Vorname (z.B. Mustermann Max)

Spalten füllen

Fragen Sie bei Ihrem Lohnberater an, die Gehaltszahlungen als Excel-Liste erhalten zu können.

Arbeiten Sie mit zwei Tabellenblättern, das erste ist die Tabelle Ihres Lohnbüros, das zweite muss mit „Gehaltszahlungen“ benannt sein und nach unserer Anleitung vorbereitet sein.

Sie können nun mit Excel-Formeln die beiden Tabellen verbinden, so dass die benötigten Informationen aus dem ersten Tabellenblatt an der richtigen Stelle im zweiten angezeigt werden, ohne dass Sie viel hin und her kopieren müssen.

Wenn Ihre Tabellenverbindung einmal richtig erstellt wurde, müssen Sie bei allen künftigen Importen nur die Informationen im ersten Tabellenblatt durch kopieren ersetzen. Das Blatt „Gehaltszahlungen“ aktualisiert sich anschließend entsprechend.

Tabelle importieren

Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt haben, können Sie diese einfach im Pop-Up „Import“ über den Upload-Button hochladen und importieren.

Upload

1. Laden Sie die Datei hoch
2. Klicken Sie auf „Speichern“
3. Die Datei wird hochgeladen
4. Der Import kann einige Sekunden dauern. Klicken Sie nach kurzer Zeit auf den Button „Aktualisieren“

Daten überprüfen

1. Klicken Sie auf den Listeneintrag mit dem gelben Symbol, um die Daten zu kontrollieren
2. Das Pop-Up „Vorschau“ öffnet sich
3. Hier haben Sie eine Übersicht der Änderungen, die durchgeführt werden
4. Eventuelle Fehlermeldungen scheinen hier auf
5. Mit Klick auf den Namen des Mitarbeiters können Sie jeweils die detaillierten Änderungen ansehen

Import

1. Überprüfen Sie die Änderungen im Pop up
2. Wenn Sie damit einverstanden sind, klicken Sie auf „Importieren“
3. Betätigen Sie wieder den Button „Aktualisieren“ bis das Symbol grün wird
4. Der Import ist abgeschlossen

Die Liste des Imports bleibt bestehen, Sie können also auch in Zukunft überprüfen welche Änderungen bei welchem Import vorgenommen wurden, indem Sie auf den Listeneintrag klicken.

Häufige Fragen

Muss ich die Excel-Liste jedes Mal neu erstellen?

Nein, Sie können sich den Prozess wesentlich erleichtern indem Sie mit zwei Tabellenblättern arbeiten und Formeln verwenden. Dann müssen die neuen Informationen lediglich eingefügt werden. Wenn Sie hierbei Hilfe brauchen können Sie sich auch an unseren Support wenden.