Import: Stammdaten

Wie funktioniert der Import von Mitarbeiter-Stammdaten in onboard?

Allgemeine Fragen zum Thema Import finden Sie hier:
https://support.onboard.org/hc/import/

Vorlage und Anleitung

1. Klicken Sie im Seitenmenü unter Talent Management auf „Import / Export“
2. Klicken Sie auf den „+“-Button
3. Wählen Sie „Stammdaten“
4. Das Pop-Up „Import“ erscheint
5. Hier können Sie eine Vorlage herunterladen, welche Ihnen den Import erleichtert
6. Laden Sie sich ebenso die Anleitung herunter

Excel-Tabelle erstellen

Öffnen Sie als erstes die Anleitung und lesen Sie sich diese durch, um den Prozess zu verstehen.

Öffnen Sie die Vorlage und passen Sie die Spalten ggf. an. Die Spalten in der Excel-Datei müssen mit den Feldern Ihrer Stammdaten in onboard übereinstimmen.

Stellen Sie sicher, dass:

• Die Spalten nach den Feldern benannt sind
• Die Spalten eindeutig benannt sind
• Sie unnötige Spalten aus der Vorlage entfernen
• Benötigte Spalten ergänzen

Benennung der Spalten

Wenn Sie Felder in onboard hinterlegt haben, die denselben Namen tragen, aber unterschiedlichen Kategorien zugeordnet sind, müssen die die Spalten mit der Kategorie differenzieren.

Beispiel:

Sie haben in der Übersicht den Namen des Mitarbeiters
Sie haben in den Persönlichen Daten den Namen des Lebenspartners
Sie haben in der Kategorie „Notfallkontakt“ den Namen des Notfallkontakts

in onboard heißen alle diese Felder „Name“

Lösung Excel:

Name des Mitarbeiters: 2 Spalten „Vorname“ und „Nachname“
Name des Lebenspartners: Spalte „Persönliche Daten – Lebenspartner“
Name des Notfallkontakts: Spalte „Notfallkontakt – Name“

Spalte „ID“

Die ID wird beim Import verwendet, um einen Mitarbeiter zu identifizieren. Wichtig ist dabei, dass der Mitarbeiter mit der ID eindeutig zugewiesen werden kann.

Mögliche Felder für „ID“:

• ID in onboard (z.B. rQ6ZkXzW)
• Personalnummer
• Steuernummer (Italien); Sozialversicherungsnummer (z.B. Österreich, Deutschland)
• Vorname und Nachname (z.B. Max Mustermann)
• Nachname und Vorname (z.B. Mustermann Max)

Wenn Sie die Steuernummer als ID verwenden und diese gleichzeitig in der Mitarbeiterakte speichern möchten, muss die Steuernummer zweimal in der Excel-Tabelle vorkommen:
Spalte „ID“ –> Identifikation des Mitarbeiters
Spalte „Steuernummer“ –> Steuernummer wird in Mitarbeiterakte gespeichert

Daten ergänzen mit der Export-Funktion

Sie können sich über die Export-Funktion eine Tabelle aller Mitarbeiterdaten herunterladen. In dieser Tabelle können Sie fehlende Informationen ergänzen und wiederum in onboard importieren.

Mit der Export-Funktion können Sie auch sehen, wie die Daten aussehen müssen, damit der Import funktioniert.

Tabelle importieren

Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt haben, können Sie diese einfach im Pop-Up „Import“ über den Upload-Button hochladen und importieren.

Upload

1. Laden Sie die Datei hoch
2. Klicken Sie auf „Speichern“
3. Die Datei wird hochgeladen

4. Der Import kann einige Sekunden dauern. Klicken Sie nach kurzer Zeit auf den Button „Aktualisieren“

Daten überprüfen

1. Klicken Sie auf den Listeneintrag mit dem gelben Symbol, um die Daten zu kontrollieren
2. Das Pop-Up „Vorschau“ öffnet sich
3. Hier haben Sie eine Übersicht der Änderungen, die durchgeführt werden
4. Eventuelle Fehlermeldungen scheinen hier auf
5. Mit Klick auf den Namen des Mitarbeiters können Sie jeweils die detaillierten Änderungen ansehen

Import

1. Überprüfen Sie die Änderungen im Pop up
2. Wenn Sie damit einverstanden sind, klicken Sie auf „Importieren“
3. Betätigen Sie wieder den Button „Aktualisieren“ bis das Symbol grün wird
4. Der Import ist abgeschlossen

Die Liste des Imports bleibt bestehen, Sie können also auch in Zukunft überprüfen welche Änderungen bei welchem Import vorgenommen wurden, indem Sie auf den Listeneintrag klicken.

Häufige Fragen

Wie kann ich Daten von neuen Mitarbeitern sammeln und in onboard integrieren?

Sie können fehlende Daten Ihrer Mitarbeiter mithilfe des Datenabfrageformulars einholen bzw. in onboard bestehende Informationen von den Mitarbeitern aktualisieren lassen. Dabei obliegt es Ihnen, ob Sie alle Felder der Mitarbeiterakte abfragen oder lediglich bestimmte individuelle Daten und Dokumente einholen möchten.

Mehr dazu erfahren Sie hier: https://support.onboard.org/hc/datenabfrage-formular/