Die in onboard erfassten Termine und Präsenzen können als Kalenderabonnements einfach in Ihren persönlichen Kalender übertragen werden. Auf diese Weise aktualisieren sich Termine eigenständig und Sie sind stets auf dem Laufenden.
In diesem Artikel finden Sie die Informationen zur Erstellung von Kalenderabonnements für Präsenzen, Erinnerungen (z.B. Geburtstage) sowie für Termine innerhalb der Bewerberakten.
Kalendereinträge bei Präsenzen
(Talent Management Modul)
Kalenderereignisse lassen sich im iCal-Format in Ihren persönlichen digitalen Kalender übertragen und können abonniert werden. So können Sie die in onboard verwalteten Präsenzen Ihrer Mitarbeiter im persönlichen Kalender einlesen. iCal wird dabei von den gängigsten Kalenderanbietern unterstützt, wie beispielsweise:
- Outlook
- Apple Kalender
- Google Kalender (gmail)
Einrichtung des Kalenderabos
Outlook
- Klicken Sie im Menüpunkt „Präsenzen“ rechts auf die drei Aktionspunkte und wählen die Option „Kalenderabonnement erstellen“
- Definieren Sie, ob alle Präsenzen im Kalender angezeigt werden sollen oder nur jene bestimmter Abteilungen, Standorte oder Status
- Klicken Sie auf „Kalender erstellen“ für die Generierung des Import-Links
- Kopieren Sie den Link und öffnen Ihren Outlook-Kalender
- Wählen Sie in der Menüleiste beim Tab „Start“ die Funktion „Kalender öffnen“ und klicken auf „Aus dem Internet…“
- Fügen Sie nun den zuvor kopierten Import-Link aus onboard ein
- Ein neuer Kalender mit den Präsenzen wird zu den bestehenden Outlook-Kalendern ergänzt
Die Kalendereinträge werden nach der Einrichtung des Kalenderabonnements automatisch aus onboard eingelesen. Die Synchronisierung erfolgt nach kurzer Zeit oder wird bei jedem Neustart von Outlook automatisch angestoßen.
Gmail
- Klicken Sie im Menüpunkt „Präsenzen“ rechts auf die drei Aktionspunkte und wählen die Option „Kalenderabonnement erstellen“
- Definieren Sie, ob alle Präsenzen im Kalender angezeigt werden sollen oder nur jene bestimmter Abteilungen, Standorte oder Status
- Klicken Sie auf „Kalender erstellen“ für die Generierung des Import-Links
- Kopieren Sie den Link und öffnen Ihren Gmail-Kalender
- Klicken Sie im rechten oberen Bereich aufs Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen
- Unter den Einstellungen -> Kalender hinzufügen -> Per URL können Sie den zuvor in onboard kopierten Link für den Import des Kalenders einfügen
- Die Präsenzen sind nun in Ihrem Gmail-Konto ersichtlich
- Im linken unteren Bereich des Kalenders wird der importierte Kalender angezeigt. Mit Klick auf die drei Punkte kann die Farbe der Kalendereinträge geändert bzw. in den Einstellungen wieder entfernt werden.
Zur Datenminimierung ist es möglich, die Präsenztypen anonymisiert in ihren Kalender einzulesen. Wählen Sie dazu die entsprechende Checkbox beim Pop-Up „Kalenderabonnement erstellen“ aus.
Apple
- Klicken Sie im Menüpunkt „Präsenzen“ rechts auf die drei Aktionspunkte und wählen die Option „Kalenderabonnement erstellen“
- Definieren Sie, ob alle Präsenzen im Kalender angezeigt werden sollen oder nur jene bestimmter Abteilungen, Standorte oder Status
- Klicken Sie auf „Kalender erstellen“ für die Generierung des Import-Links
- Wählen Sie unter dem Menüpunkt „Kalender“ die Option „Datei“ > „Neues Kalenderabonnement“
- Fügen Sie die in onboard kopierte Webadresse ein und klicken anschließend auf „abonnieren“
- Benennen Sie Ihren den Kalender (Zusätzlich kann eine gewünschte Farbe gewählt werden)
- Wählen Sie im Menü „Ort“ die Option „iCloud“ und bestätigen anschließend mit „OK“
Die iCal-Kalenderformate stehen für Desktop und mobile Endgeräte zur Verfügung.
Kalendereinträge bei Erinnerungen (Talent Management Modul)
onboard ermöglicht die Erstellung einer Vielzahl von Erinnerungen. Zusätzlich zu den Mail-Benachrichtigungen, die onboard automatisch bei Geburtstagen und Jubiläen generiert, können Sie weitere individuelle Erinnerungen in Ihren persönlichen Kalender integrieren.
Und so funktioniert’s:
- Klicken Sie unter „Talent Management“ auf den Menüpunkt „Erinnerungen“
- Sie sehen nun die gesamte Liste aller erfasster Erinnerungen
- Klicken Sie beim Listeneintrag rechts auf die drei Aktionspunkte und wählen „Für Kalender herunterladen (.ics)“
- Eine .ics-Datei der Erinnerung öffnet sich im Browser
- Öffnen Sie diese und speichern Sie sie in Ihrem Kalender ab
Die vollständige Anleitung zu den Erinnerungen in onboard finden Sie hier.
Kalendereinträge bei internen Feldern in der Bewerberakte (Recruiting-Modul)
Die internen Felder einer Bewerberakte erlauben unter anderem die Erstellung von „Datum- und Uhrzeit“-Feldern zur Hinterlegung von Terminen. Beliebt ist die Verwaltung der Termine für Vorstellungsgespräche. Es besteht die Möglichkeit, die erfassten Daten in Ihrem Kalender einzulesen.
Und so funktioniert’s:
- Erstellen Sie das Feld des Typs „Datum und Uhrzeit“ als internes Feld in der Bewerberakte. Die Anleitung dazu finden Sie hier zum Nachlesen.
- Tragen Sie über die Bearbeiten-Funktion in der Bewerberakte/Mitarbeiterakte den Termin ein
- Das Datum und die Uhrzeit des Termins ist in der Übersicht der Bewerberakte ersichtlich
- Mit Klick auf „zu Kalender hinzufügen“ kann der Termin zum eigenen Kalender hinzugefügt werden
- Wählen Sie den gewünschten Kalender aus. Dabei können Sie im Drop-Down-Feld zwischen Outlook, iCalender, Google Kalender und Microsoft Kalender wählen.
- Mit Klick auf den entsprechenden Kalender öffnet sich der Termin als .ics-Datei und kann gespeichert werden. Der Titel des internen Feldes wird dabei mitgeführt.
Häufige Fragen
Welche Bedeutung hat die Dateiendung .ics?
Dateien mit der Endung .ics erlauben den Import, Export, Versand, die Veröffentlichung und die Freigabe von Kalendereinträgen. .ics-Dateien sind in der Regel von allen Betriebssystemen nutzbar. Weiterführende Informationen können Sie hier abrufen.