Messenger im Recruiting Modul: Nutzung

Der Messenger in onboard dient Ihnen als Communication-Hub für den Recruiting Prozess.

Zugriff auf den Messenger

Im Video:
00:00 – 01:05 Zugriff über Bewerberakte
01:06 – 01:48 Zugriff über Hauptmenüpunkt

Zugriff über Bewerberakte

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf „Bewerbungen“ und dann einen gewünschten Status
2. Klicken Sie auf die gewünschte Bewerberakte
3. Sie befinden sich nun in der Übersicht der Bewerberakte
4. Im dritten Tab im Menüband finden Sie den Messenger
5. Sie sehen nun die Chat-Oberfläche des Messengers

In dieser Chat-Oberfläche sind ggf. bereits Nachrichten vorhanden, wenn die Bewerbung über das onboard-Bewerbungsformular gekommen ist sehen Sie hier bereits die automatische E-Mail-Antwort.

Zugriff über Hauptmenüpunkt „Messenger“

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Recruiting“ auf den Menüpunkt „Messenger“
2. Sie befinden sich nun im allgemeinen Messenger
3. Links sehen Sie eine Liste aller Bewerber*innen, mit welchen Sie bereits in Kontakt getreten sind
4. Sie können nach Bewerber*innen suchen, diese filtern oder neue Konversationen über den „+“-Button starten:
   Im Pop-Up über den „+“ Button können Sie nach einzelnen Bewerber*innen suchen oder auch mehrere auswählen, mit „Weiter“ kommen Sie zur Chat Oberfläche
5. Wenn Sie auf eine*n Bewerber*in klicken, öffnet sich die Chat-Oberfläche auf der rechten Seite

Verwendung des Messengers

Im Video:
00:00 – 03:16 Versand von Nachrichten
03:17 – 03:35 Versand an mehrere Empfänger
03:36 – 04:11 Status von Nachrichten

Versand von Nachrichten

1. Öffnen Sie die Chat-Oberfläche entweder über den Menüpunkt oder eine Bewerberakte
2. Zum Verfassen einer Nachricht klicken Sie in das Nachrichtenfeld
3. Es gibt eine vordefinierte „Leere Vorlage“, die zum schnellen schreiben von Nachrichten dient, in dieser sind bereits die Anredeform und Grußform hinterlegt (Bearbeitung in den Einstellungen)
4. Rechts oberhalb der Nachrichtenbox finden Sie den Betreff, den Sie anpassen können
5. Links daneben kann eine gespeicherte Nachrichtenvorlage gewählt werden
6. Über das „(?)“-Icon können Sie Platzhalter für den Sofortversand verwenden
7. Über die Büroklammer können Sie Dateien anhängen:
   Die hochgeladenen Dateien können mit Klick darauf verwaltet werden
8. In der Chatoberfläche scheinen keine Kopf- und Fußzeilen auf, um den Schreibprozess übersichtlicher zu halten; die vollständige Nachricht sehen Sie über die drei Aktionspunkt –> Vorschau, hier können Sie zur Bearbeitung zurückkehren oder die Nachricht sofort versenden
9. Über die drei Aktionspunkte können Sie auch:
   1. eine erweiterte Ansicht öffnen, wo mehr Platz zum schreiben ist und eine Blindkopie-Adresse ergänzen
   2. den Übersetzer verwenden (sofern mehre Sprachen aktiv sind und der Bewerber nicht die Systemsprache spricht)
   3. einen Zeitpunkt vor den späteren Versand der Nachricht wählen (Diese Nachrichten werden speziell markiert)
      
10. Der Versand über „Senden“ muss immer manuell bestätig werden

Sie sehen oberhalb der gesendeten Nachricht, welcher Nutzer diese versendet hatte. Sie können die komplette Nachricht über „Details“ ansehen und den zeitversetzten Versand abbrechen.

Dokumente

Dokumente, die Sie über den Messenger erhalten, werden automatisch unter „Dokumente“ in der Bewerberakte abgelegt. Hier können diese auch verwaltet und gelöscht werden.

Menüpunkt „Messenger“

Über den eigenen Menüpunkt „Messenger“ haben Sie einen schnellen Überblick und Zugriff auf die Unterhaltungen mit verschiedenen Bewerber*innen.

Diese Ansicht können Sie sich wie ein Postfach vorstellen, wobei es einige Verwaltungsoptionen gibt.

Bewerberliste

Im Menüpunkt finden Sie eine Liste mit bereits gestarteten Konversationen.

Aus der Liste ausgenommen sind Bewerber*innen, welche keine aktive Konversation gestartet, sondern bisher nur die Empfangsbestätigung der Bewerbung über das Bewerbungsformular erhalten hatten.

Sollten sie an diese Bewerber*innen schrieben wollen, können Sie die Konversation über die Bewerberakte oder über den „+“-Button im Menüpunkt „Messenger“ starten.

Zum Fortsetzen einer bereits aktiven Konversation, klicken Sie einfach auf den*die Bewerber*in in der Bewerberliste und der Chat öffnet sich rechts.

Filter

Sie können die Chats nach folgenden Kategorien filtern:

Status der Nachricht

Gelesen

Sie können filtern, um alle Nachrichten, nur ungelesene oder nur gelesene zu sehen.

Unbeantwortet

Sie können filtern, um alle Nachrichten, nur beantwortete oder nur unbeantwortete zu sehen. Nur unbeantwortete Nachrichten, können auch bereits gelesen, aber nicht beantwortet sein.

Archiviert

Sie können über diesen Filter archivierte Nachrichten, die ausgeblendet werden, wieder einblenden.

Geplant

Sie können filtern, um alle, nur geplante oder nur nicht geplante Nachrichten zu sehen.

Gestartet

Sie können filtern, um alle, gestartete oder nicht gestartet Nachrichten zu sehen. Standardmäßig ist hier der Filter „gestartet“ gesetzt, um nur aktive Konversationen anzuzeigen und Bewerber*innen, welche nur die Empfangsbestätigung erhalten haben, auszublenden.

Status der Bewerbung

Filtern Sie nach den Status ihrer Bewerber*innen, welche Sie in Ihrem Seitenmenü unter „Bewerbungen“ zu Verfügung haben.

Standorte

Filtern Sie nach den Standorten Ihres Unternehmens.

Abteilungen

Filtern Sie nach den Abteilungen Ihres Unternehmens.

Stellenanzeige

Filtern Sie nach Ihren Stellenanzeigen.

Sortierung

Über das „AZ“-Symbol können Sie die Sortierung Ihrer Chats ändern:

• Neue Chats zuerst (Default-Einstellung)
• Ungelesene Chats zuerst

Status der Nachricht

Gelesen und Ungelesen

Eine neu eingetroffene Nachricht hat standardmäßig den Status „ungelesen“ und ist damit rot markiert.

Sobald Sie auf diese Nachricht klicken, verschwindet die rote Markierung und die Nachricht ist damit „gelesen“.

Sie können den Status wieder auf „ungelesen“ setzen, indem Sie auf die drei Aktionspunkte neben dem Bewerbernamen klicken und „Als ungelesen markieren“ wählen.

Die Status gelesen und ungelesen sind nicht global, sondern individuell für jeden Nutzer.
Dies bedeutet, dass wenn mehrere Personen Zugriff auf dieselben Chats haben, die Nachricht von jedem einzelnen Nutzer angeklickt werden muss, um sie als gelesen zu markieren. Sollte eine anderer Nutzer die Nachricht beantwortet haben, sehen sie sowohl die ungelesene Nachricht des*der Bewerber*in als auch die Antwort Ihrer Kolleg*in.

Mehrere Nachrichten schnell als gelesen markieren:
Filtern Sie nach „Status der Nachricht“ –> „ungelesen“ und „Unbeantwortet“ –> „Beantwortet“ gleichzeitig. Sie sehen nun nur noch Nachrichten, welche Sie noch nicht gelesen, aber andere Nutzer bereits beantwortet haben.
Aktivieren Sie nun über die drei Aktionspunkte die Mehrfachauswahl und selektieren Sie alle Nachrichten. Unter „Aktion wählen“ können Sie die Nachrichten als „gelesen“ markieren.

Chat fixieren

Dieser Status ist global und fixiert damit die Konversation mit einem bestimmten Bewerber an erste Stelle der Bewerberliste. Der Chat kann im Nachhinein wieder gelöst werden.

Archivieren

Wenn Sie die Konversation mit einem*einer Bewerber*in schließen möchten, dann können Sie diese archivieren. Dieser Vorgang entfernt den Chat aus der Bewerberliste im Menüpunkt „Messenger“ und ist somit global für alle Nutzer.

Der Chat befindet sich nach wie vor in der Bewerberakte und wird nicht gelöscht.

Konversationen können geschlossen werden, indem sie diese archivieren (siehe Status der Nachricht), dann werden diese aus der Bewerberliste ausgeblendet.
Chats können automatisch archiviert werden, wenn die dazugehörigen Bewerberakten in einen bestimmten Status verschoben werden, diese Einstellung muss unter „Einstellungen“ –> „Recruiting“ –> „Allgemein“ –> „Status von Bewerbungen“ erfolgen.

Versand an mehrere Empfänger

Über den Menüpunkt „Bewerbungen“

Klicken Sie unter „Bewerbungen“ auf einen gewünschten Status und aktivieren Sie über die drei Aktionspunkte die Mehrfachauswahl.

Selektieren Sie nun alle gewünschten Bewerber*innen und wählen Sie unter „Aktion wählen“ die Option „Nachricht senden“.

Nun öffnet sich die Chat-Oberfläche, die sehen hier keine Namen sondern nur Platzhalter, weil sie mehrere Personen gewählt haben. Vergessen Sie nicht, die Übersetzungen zu prüfen, oder zu ergänzen, wenn Sie mehr Text in die Nachricht schreiben. Weitere Bewerber*innen können über die Empfänger-Schaltfläche hinzugefügt werden, tippen Sie dazu einfach den Namen ein.

Über die drei Aktionspunkte –> „Vorschau“ können Sie die Nachrichten mit den richtigen Anreden und Namen vor dem Versand betrachten.

Über den Hauptmenüpunkt „Messenger“

Über den „+“-Button im Messenger-Menüpunkt können Sie neue Konversationen starten.

Suchen Sie hier nach den gewünschten Bewerber*innen oder wählen Sie diese aus der Liste aus. Sie können diese auch filtern.

Mit Klick auf Weiter kommen Sie zur Chat-Oberfläche.

Benachrichtigungen und Zugriffe

00:00 – 00:41 Benachrichtigungen für Nachrichten
00:42 – 00:51 Rollen und Zugriffsrechte

Benachrichtigungen

Wenn Sie Nachrichten von Bewerber*innen erhalten, sehen Sie diese direkt in onboard. Um Sie auf neue Nachrichten aufmerksam zu machen, bekommen Sie je nach Einstellung einmal oder zweimal täglich eine E-Mail Benachrichtigung von onboard. Im System erhalten Sie die Benachrichtigung über die Glocke oben rechts. Zudem zeigen wir Ihnen auch im Menüpunkt Messenger neue Nachrichten an,  und Sie sehen direkt beim Einsteigen in onboard bereits, wie viele neue Nachrichten auf Sie warten.

Jedem Nutzer mit entsprechender Berechtigung werden neue Nachrichten in onboard individuell als ungelesen dargestellt, auch wenn andere Nutzer im System diese bereits beantwortet haben.

Rollen und Zugriffe

Sie können in den Einstellungen ganz klar definieren, wer Zugriff auf den Messenger haben darf und wer nicht.

Häufige Fragen

Wie oft werden Nachrichten empfangen und versendet?

Der Versand der Nachrichten erfolgt sofort, für den Empfang werden unsere Server alle paar Minuten synchronisiert.

Wie funktioniert der Versand über den Messenger?

Für den Versand bekommt Ihr Unternehmen eine individuelle E-Mail-Adresse um die Nachrichten versenden und empfangen zu können. Für die Bewerber*innen ist beim Empfang der Nachrichten Ihr gewählter Absender-Name sichtbar.

Wie kann ich mehrere Nachrichten schnell als gelesen markieren?

Filtern Sie nach „Status der Nachricht“ –> „ungelesen“ und „Unbeantwortet“ –> „Beantwortet“ gleichzeitig. Sie sehen nun nur noch Nachrichten, welche Sie noch nicht gelesen, aber andere Nutzer bereits beantwortet haben.

Aktivieren Sie nun über die drei Aktionspunkte die Mehrfachauswahl und selektieren Sie alle Nachrichten.

Unter „Aktion wählen“ können Sie die Nachrichten als „gelesen“ markieren.