Messenger im Talent Management Modul: Einstellungen

In den Einstellungen des Messengers können Sie Nachrichten Vorlagen hinterlegen und Ihre Layouts definieren.

Im Video:
00:00 – 00:41 Vorlagen
00:42 – 01:09 Layouts

Nachrichten Vorlagen

Allgemeine Vorlagen

1. Klicken Sie im Seitenmenü unter „Einstellungen“ auf „Talent Management“ und dann „Messenger“
2. Sie sehen nun die bereits hinterlegten Nachrichten Vorlagen
3. Diese können Sie über die drei Aktionspunkte –> „Bearbeiten“ öffnen und die Texte bearbeiten und Übersetzungen ergänzen
4. Folgende Felder sehen Sie im Pop-Up:
   1. Titel: Interner Titel zur Verwaltung
   2. Betreff: Nachrichtenbetreff für Empfänger
   3. Nachricht: Text der Nachricht
      Sie sollten im Text die Anrede und Grußform einbauen. Arbeiten Sie mit den Platzhaltern, um Informationen automatisch einsetzen zu können (wie Vor- und Nachnamen etc.)
   4. Anhänge: Sie können der Vorlage Dokumente bzw. Dokumentenvorlagen als Anhänge einfügen und dabei die Linkgültigkeit für den Download der Anhänge festlegen. Zudem besteht die Möglichkeit, einen Passwortschutz zum Öffnen der Dateien zu ergänzen.
      Hinweis: um automatisiert ein individuelles Passwort pro Mitarbeiter zu nutzen, können Sie Platzhalter einsetzen (z.B. für die Steuernummer oder Personalnummer des Mitarbeiters)
   5. Elektronische Signatur: Falls Sie das Zusatzmodul „Elektronische Signatur“ zum digitalen Unterzeichnen von Dokumenten nutzen, können Sie die Signaturstärke bei der Vorlage vordefinieren.
   6. Sichtbarkeit: Hier können Sie einstellen, für welche Mitarbeiter diese Vorlage ersichtlich sein soll. Sie können die Sichtbarkeit nach Geschlecht, Sprache, Standort, Abteilung des Mitarbeiters einschränken, dabei ist jede Kombination daraus möglich.
      
5. Um schneller zu sein, können Sie vorhandene Vorlagen duplizieren
6. Über die drei Aktionspunkte können Sie sich eine Test-Nachricht zusenden, um zu sehen, wie die Mitarbeiter*in die Nachricht empfangen werden

Sie müssen Kopfzeilen (z.B. Ihr Logo) und Fußzeilen nicht in der Nachricht hinterlegen, da dies in den Layouts vordefiniert wird.

Einschränkungen der Sichtbarkeit von Vorlagen

Sie können einstellen, bei welchen Chats diese Vorlage zur Auswahl sein soll. Sie können die Sichtbarkeit nach Geschlecht, Sprache, Standort, Abteilung des Mitarbeiters einschränken, dabei ist jede Kombination daraus möglich.

So scheint eine Vorlage, die Nach der Abteilung „HR“ eingeschränkt wurde nur zur Auswahl auf, wenn sich der*die Mitarbeiter*in in dieser Abteilung befindet.

Diese Informationen werden von den Angaben in der Mitarbeiterakte und dem Anstellungsverhältnis bezogen.

Layouts

In den Messenger Einstellungen finden Sie außerdem die Layouts für die Kopf und Fußzeilen Ihrer Nachrichten. Diese wurden für Sie bereits voreingestellt, können aber auf Wunsch geändert werden. So können z.B. auch individuelle Layouts für verschiedene Standorte und Abteilungen eingerichtet werden.

Die Einrichtung von Layouts ist recht technisch, daher empfehlen wir Ihnen, sich bei Bedarf an unser Customer Success Team zu wenden: support@onboard.org