Der Messenger in onboard dient Ihnen als Communication-Hub für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter*innen.
Zugriff auf den Messenger
Im Video:
00:00 – 01:09 Zugriff über Mitarbeiterakte
01:10 – 01:48 Zugriff über Hauptmenüpunkt
Zugriff über Mitarbeiterakte
- Klicken Sie im Seitenmenü auf „Mitarbeiterakten“ und wählen dann einen gewünschten Status
- Klicken Sie auf die gewünschte Mitarbeiterakte
- Sie befinden sich nun in der Übersicht der Mitarbeiterakte
- Im Menüband finden Sie den Messenger
- Sie sehen nun die Chat-Oberfläche des Messengers
In der Chat-Oberfläche sehen Sie den gesamten bisherigen Nachrichten-Verlauf mit dieser Person. Das beinhaltet alle Nachrichten die Sie gesendet oder empfangen haben, sowie die entsprechenden Anhänge.
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Nachrichten, die Sie im onboard Messenger schreiben und versenden, beim Empfänger als normale E-Mail eintreffen, sofern die Mitarbeiter*innen keinen Zugriff auf ihre Akte und ihren Messenger haben. Wenn diese*r dann eine E-Mail zurückschreibt, wird die Nachricht automatisch in Ihren Messenger eingespielt.
Sollten Ihre Mitarbeiter*innen über den Basis-Zugriff Ihre eigene Akte einsehen können, steht Ihnen der Messenger als internes Chat-Tool zur Verfügung.
Dadurch ist für Sie als Nutzer die Abwicklung der Korrespondenz viel nutzerfreundlicher, intuitiver und übersichtlicher.
Zugriff über Hauptmenüpunkt „Messenger“
- Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Talent Management“ auf den Menüpunkt „Messenger“ – „Chats“
- Sie befinden sich nun im allgemeinen Messenger
- Links sehen Sie eine Liste aller Mitarbeiter*innen, mit welchen Sie bereits in Kontakt getreten sind
- Sie können nach Mitarbeiter*innen suchen, diese filtern oder neue Konversationen über den „+“-Button starten:
Im Pop-Up über den „+“ Button können Sie nach einzelnen Mitarbeiter*innen suchen oder auch mehrere auswählen, mit „Weiter“ kommen Sie zur Chat Oberfläche - Wenn Sie auf eine*n Mitarbeiter*in klicken, öffnet sich die Chat-Oberfläche auf der rechten Seite
Verwendung des Messengers
Im Video:
00:00 – 03:23 Versand von Nachrichten
03:24 – 03:44 Versand an mehrere Empfänger
03:45 – 04:31 Status von Nachrichten
Versand von Nachrichten
- Öffnen Sie die Chat-Oberfläche entweder über den Menüpunkt „Messenger“ oder eine Mitarbeiterakte
- Zum Verfassen einer Nachricht klicken Sie in das Nachrichtenfeld
- Es gibt eine vordefinierte „Leere Vorlage“, die zum schnellen Schreiben von Nachrichten dient, in dieser sind bereits die Anredeform und Grußform als Platzhalter hinterlegt (Bearbeitung in den Einstellungen)
- Rechts oberhalb der Nachrichtenbox finden Sie den Betreff, den Sie anpassen können
- Links daneben kann eine gespeicherte Nachrichtenvorlage gewählt werden
- Über das „(?)“-Icon können Sie Platzhalter für den Sofortversand verwenden
- Über die Büroklammer können Sie Dateien anhängen:
Die hochgeladenen Dateien können mit Klick darauf verwaltet werden - Über das „Bleistift“-Icon links neben der Büroklammer können Sie die Unterschriftenstärke zum Signieren angehängter Dokumente wählen (falls Sie über das Zusatzmodul „Elektronische Signatur“ verfügen)
- In der Chatoberfläche scheinen keine Kopf- und Fußzeilen auf, um den Schreibprozess übersichtlicher zu halten; die vollständige Nachricht sehen Sie über die drei Aktionspunkt –> Vorschau, hier können Sie zur Bearbeitung zurückkehren oder die Nachricht sofort versenden
- Über die drei Aktionspunkte rechts unten können Sie zudem:
- eine erweiterte Ansicht öffnen, um mehr Platz zum Schreiben zu erhalten sowie ggf. zum Ergänzen einer Blindkopie-Adresse
- den Übersetzer verwenden (sofern mehrere Sprachen aktiv sind und der Bewerber nicht die Systemsprache des Nutzers spricht)
- einen Zeitpunkt vor den späteren Versand der Nachricht wählen (diese Nachrichten werden speziell markiert)
- Der Versand über „Senden“ muss immer manuell bestätigt werden
Sie sehen oberhalb der gesendeten Nachricht, welcher Nutzer diese versendet hatte. Sie können die komplette Nachricht über „Details“ ansehen und den zeitversetzten Versand abbrechen.
Versandstatus der Nachricht
Entwürfe
In diesem Nachrichtenstatus finden Sie alle gestarteten, jedoch noch nicht gesendeten Nachrichten. Mit Klick auf die drei Aktionspunkt in der Liste können Sie die Nachricht öffnen, bearbeiten und versenden bzw. sie entfernen.
Gesendeten Nachrichten
Hier finden Sie einen Überblick über alle gesendete bzw. geplanten Nachrichten und können sie ggf. über die drei Aktionspunkte duplizieren und erneut versenden.
E-Signatur
Im Falle, dass Sie das Zusatzmodul zum elektronischen Signieren von Dokumenten nutzen, erhalten Sie in diesem Status einen Überblick über den Unterschriftenstatus. Informationen zur Elektronische Signatur: https://support.onboard.org/hc/elektronische-signatur/
Dokumente
Dokumente, die Sie über den Messenger erhalten, werden automatisch unter „Dokumente“ – „Sonstige Unterlagen“ in der Mitarbeiterakte abgelegt. Hier können diese auch verwaltet und gelöscht werden.
Versand über den Menüpunkt „Messenger“
Im Menüpunkt „Messenger“ finden Sie eine Liste mit bereits gestarteten Konversationen.
Aus der Liste ausgenommen sind Mitarbeiter*innen, mit welchen noch nicht kommuniziert wurde. Sollten Sie an diese Mitarbeiter*innen schreiben wollen, können Sie die Konversation über die Mitarbeiterakte oder über den „+“-Button im Menüpunkt „Messenger“ starten.
Zum Fortsetzen einer bereits aktiven Konversation, klicken Sie einfach auf den*die Mitarbeiter*in in der Mitarbeiterliste und der Chat öffnet sich rechts.
Filter
Sie können die Chats nach folgenden Kategorien filtern:
Status der Nachricht
Gelesen
Sie können filtern, um alle Nachrichten, nur ungelesene oder nur gelesene zu sehen.
Unbeantwortet
Sie können filtern, um alle Nachrichten, nur beantwortete oder nur unbeantwortete zu sehen. Nur unbeantwortete Nachrichten, können auch bereits gelesen, aber nicht beantwortet sein.
Archiviert
Sie können über diesen Filter archivierte Nachrichten, die ausgeblendet werden, wieder einblenden.
Geplant
Sie können filtern, um alle, nur geplante oder nur nicht geplante Nachrichten zu sehen.
Gestartet
Sie können filtern, um alle, gestarteten oder nicht gestarteten Nachrichten zu sehen. Standardmäßig ist hier der Filter „gestartet“ gesetzt, um nur aktive Konversationen anzuzeigen.
Status des Mitarbeiters
Filtern Sie nach den Status Ihrer Mitarbeiter*innen, in welchem sich die Mitarbeiterakte im Seitenmenü links befindet.
Standorte
Filtern Sie nach den Standorten Ihres Unternehmens.
Abteilungen
Filtern Sie nach den Abteilungen Ihres Unternehmens.
Sortierung
Über das „AZ“-Symbol können Sie die Sortierung Ihrer Chats ändern:
- Neue Chats zuerst (Default-Einstellung)
- Ungelesene Chats zuerst
Status der Nachricht
Gelesen und Ungelesen
Eine neu eingetroffene Nachricht hat standardmäßig den Status „ungelesen“ und ist damit rot markiert.
Sobald Sie auf diese Nachricht klicken, verschwindet die rote Markierung und die Nachricht ist damit „gelesen“.
Sie können den Status wieder auf „ungelesen“ setzen, indem Sie auf die drei Aktionspunkte neben dem Mitarbeiternamen klicken und „Als ungelesen markieren“ wählen.
Die Status gelesen und ungelesen sind nicht global, sondern individuell für jeden Nutzer.
Dies bedeutet, dass wenn mehrere Personen Zugriff auf dieselben Chats haben, die Nachricht von jedem einzelnen Nutzer angeklickt werden muss, um sie als gelesen zu markieren. Sollte ein anderer Nutzer die Nachricht beantwortet haben, sehen Sie sowohl die ungelesene Nachricht des*der Mitarbeiter*in als auch die Antwort Ihrer Kolleg*in.
Mehrere Nachrichten schnell als gelesen markieren:
Filtern Sie nach „Status der Nachricht“ –> „ungelesen“ und „unbeantwortet“ –> „beantwortet“ gleichzeitig. Sie sehen nun nur noch Nachrichten, welche Sie noch nicht gelesen, aber andere Nutzer bereits beantwortet haben.
Aktivieren Sie nun über die drei Aktionspunkte die Mehrfachauswahl und selektieren Sie alle Nachrichten. Unter „Aktion wählen“ können Sie die Nachrichten als „gelesen“ markieren.
Chat fixieren
Dieser Status ist global und fixiert damit die Konversation mit einem bestimmten Mitarbeiter*in an der ersten Stelle der Mitarbeiterliste. Der Chat kann im Nachhinein wieder gelöst werden.
Archivieren
Wenn Sie die Konversation mit einem*einer Bewerber*in schließen möchten, dann können Sie diese archivieren. Dieser Vorgang entfernt den Chat aus der Mitarbeiterliste im Menüpunkt „Messenger“ und ist somit global für alle Nutzer.
Der Chat befindet sich nach wie vor in der Mitarbeiterakte und wird nicht gelöscht.
Konversationen können geschlossen werden, indem sie diese archivieren (siehe Status der Nachricht), dann werden diese aus der Mitarbeiterliste ausgeblendet.
Versand an mehrere Empfänger
Über den Menüpunkt „Mitarbeiterakten“
Klicken Sie unter „Mitarbeiterakten“ auf einen gewünschten Status und aktivieren Sie über die drei Aktionspunkte die Mehrfachauswahl.
Selektieren Sie nun alle gewünschten Mitarbeiter*innen und wählen Sie unter „Aktion wählen“ die Option „Nachricht senden“.
Nun öffnet sich die Chat-Oberfläche, Sie sehen hier keine Namen sondern nur Platzhalter, weil Sie mehrere Personen gewählt haben. Vergessen Sie nicht, die Übersetzungen zu prüfen, oder zu ergänzen, wenn Sie mehr Text in die Nachricht schreiben. Weitere Mitarbeiter*innen können über die Empfänger-Schaltfläche hinzugefügt werden. Tippen Sie dazu einfach den Namen ein.
Über die drei Aktionspunkte –> „Vorschau“ können Sie die Nachrichten mit den richtigen Anreden und Namen vor dem Versand betrachten.
Über den Hauptmenüpunkt „Messenger“
Über den „+“-Button im Messenger-Menüpunkt können Sie neue Konversationen starten.
Suchen Sie hier nach den gewünschten Mitarbeiter*innen oder wählen Sie diese aus der Liste aus. Sie können diese auch filtern.
Mit Klick auf Weiter kommen Sie zur Chat-Oberfläche.
Versand von Gruppen-Nachrichten
Diese Funktion ist demnächst verfügbar.
Benachrichtigungen und Zugriffe
00:00 – 00:39 Benachrichtigungen für Nachrichten
00:40 – 00:49 Rollen und Zugriffe
Benachrichtigungen
Wenn Sie Nachrichten von Mitarbeiter*innen erhalten, sehen Sie diese direkt in onboard. Um Sie auf neue Nachrichten aufmerksam zu machen, bekommen Sie je nach Einstellung einmal oder zweimal täglich eine E-Mail Benachrichtigung von onboard. Im System erhalten Sie die Benachrichtigung über die Glocke oben rechts. Zudem zeigen wir Ihnen auch im Menüpunkt Messenger neue Nachrichten an, und Sie sehen direkt beim Einsteigen in onboard bereits, wie viele neue Nachrichten auf Sie warten.
Jedem Nutzer mit entsprechender Berechtigung werden neue Nachrichten in onboard individuell als ungelesen dargestellt, auch wenn andere Nutzer im System diese bereits beantwortet haben.
Rollen und Zugriffe
Sie können in den Einstellungen ganz klar definieren, wer Zugriff auf den Messenger haben darf und wer nicht.
Häufige Fragen
Wie oft werden Nachrichten empfangen und versendet?
Der Versand der Nachrichten erfolgt sofort, für den Empfang werden unsere Server alle paar Minuten synchronisiert.
Wie funktioniert der Versand über den Messenger?
Für den Versand bekommt Ihr Unternehmen eine individuelle E-Mail-Adresse, um die Nachrichten versenden und empfangen zu können. Für die Mitarbeiter*innen ist beim Empfang der Nachrichten Ihr gewählter Absender-Name sichtbar.
Wie kann ich mehrere Nachrichten schnell als gelesen markieren?
Filtern Sie nach „Status der Nachricht“ –> „ungelesen“ und „unbeantwortet“ –> „beantwortet“ gleichzeitig. Sie sehen nun nur noch Nachrichten, welche Sie noch nicht gelesen, aber andere Nutzer bereits beantwortet haben.
Aktivieren Sie nun über die drei Aktionspunkte die Mehrfachauswahl und selektieren Sie alle Nachrichten.
Unter „Aktion wählen“ können Sie die Nachrichten als „gelesen“ markieren.