Erfahren Sie, wie Sie Nutzer und Mitarbeiterakten verknüpfen und bestehende Verknüpfungen verwalten können.
Weshalb ist eine Verknüpfung erforderlich?
Abhängig davon, welche Module Sie in onboard verwenden, kann es notwendig sein, die Nutzer der Mitarbeiter*innen mit deren Akten zu verknüpfen. Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter*innen Zugriff auf onboard bekommen, um die eigene Akte (Leserechte) einzusehen oder das Feature Präsenzen zu nutzen, benötigen sie dafür einen Nutzer, der mit der eigenen Mitarbeiterakte verknüpft ist.
Verknüpfungen verwalten
Es kann vorkommen, dass für Mitarbeiter*innen bereits Nutzer vorhanden, sie jedoch nicht mit der entsprechenden Akte verknüpft sind, oder umgekehrt, dass für bestehende Mitarbeiterakten noch kein Nutzer zur Anmeldung in onboard vorhanden ist.
Lesen Sie hier, wie Sie bestehende Verknüpfungen verwalten, neue einrichten oder sie auflösen können.
Und so geht’s:
- Klicken Sie auf den Menüpunkt „Rollen & Zugriffe“ und öffnen den Tab „Mitarbeiterakten verknüpfen“
- In der Übersicht sehen Sie alle Mitarbeiter*innen mit dem Verknüpfungsstatus
Hinweis:
Standardmäßig greift der Filter „Aktuell angestellt“. Entfernen Sie diesen, um all Ihre Mitarbeiter in onboard darzustellen - Mit Klick auf die drei Aktionspunkte erhalten Sie Einsicht in den Status der aktuellen Verknüpfung bzw. können die Verknüpfung durchführen oder auflösen
- Ändern Sie die Einstellungen im Filter links, um in der Übersicht
- alle Mitarbeiterakten
- alle Mitarbeiterakten, die mit Nutzer verknüpft sind
- alle Mitarbeiterakten, die mit keinem Nutzer verknüpft sind
- alle Nutzer, die mit keiner Mitarbeiterakte verknüpft sind
anzuzeigen oder nach Standort, Abteilung bzw. nach Namen zu filtern
Die Voraussetzung, um den Tab „Mitarbeiterakten verknüpfen“ nutzen zu können, ist die Aktivierung dieser Funktion beim Basis-Zugriff.
Verknüpfung durchführen
Neue Verknüpfungen einzurichten ist mit wenigen Klicks möglich.
Manuelle Verknüpfung:
- Klicken Sie zum Menüpunkt „Rollen & Zugriffe“ und öffnen den Tab „Mitarbeiterakten verknüpfen“
- In der Übersicht sehen Sie alle Mitarbeiter*innen mit dem Verknüpfungsstatus
Hinweis:
Standardmäßig greift der Filter „Aktuell angestellt“. Entfernen Sie diesen, um all Ihre Mitarbeiter in onboard darzustellen - Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter bzw. Nutzer
- Klicken Sie beim Eintrag auf die drei Aktionspunkte und „mit Nutzer verknüpfen“
- Es öffnet sich ein Pop-Up
- Suche Sie den gewünschten Nutzer
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“
Wird der Nutzer nicht angezeigt, stellen Sie sicher, dass er in der Nutzerverwaltung vorhanden und keiner anderen Mitarbeiterakte zugeteilt ist.
Automatische Verknüpfung:
- Klicken Sie zum Menüpunkt „Rollen & Zugriffe“ und öffnen den Tab „Mitarbeiterakten verknüpfen“
- Klicken Sie links in der Verwaltungsbox auf den Button „Automatisch verknüpfen“
- Es öffnet sich das Pop-Up „Vorschau“
- Alle Mitarbeiter, für die sowohl eine Akte als auch ein Nutzer (mit derselben Mailadresse) vorhanden ist, können hier verknüpft werden
- Wählen Sie die Checkbox „Dem Nutzer eine Einladungs-Mail senden“ (optional), um die verknüpften Nutzer gleichzeitig zu onboard einzuladen
- Klicken Sie auf den Button „Verknüpfen“, um die Verknüpfung abzuschließen
Verknüpfung auflösen und neu erstellen
- Klicken Sie zum Menüpunkt „Rollen & Zugriffe“ und öffnen den Tab „Mitarbeiterakten verknüpfen“
- In der Übersicht sehen Sie alle Mitarbeiter*innen mit dem Verknüpfungsstatus
Hinweis:
Standardmäßig greift der Filter „Aktuell angestellt“. Entfernen Sie diesen, um all Ihre Mitarbeiter in onboard darzustellen - Nutzen Sie links den Filter „Mitarbeiterakten mit Nutzer“ und/oder suchen den betreffenden Mitarbeiter namentlich
- Klicken Sie beim gewünschten Eintrag auf die drei Aktionspunkte -> „Verknüpfung aufheben“
- Bestätigen Sie die Entfernung der Verknüpfung
- Klicken Sie nun erneut auf die drei Aktionspunkte -> „Mit Nutzer verknüpfen“
- Es öffnet sich ein Pop-Up
- Suche Sie den gewünschten Nutzer
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“
Den Verknüpfungsstatus der Mitarbeiter, die onboard Nutzen, finden Sie zudem direkt in der Nutzerverwaltung links mithilfe des Filters „Mitarbeiterakte“.
Häufige Fragen
Ein Nutzer ist mit der privaten Mailadresse registriert, den Mitarbeiterzugriff soll er jedoch mit der Firmen-Mailadresse nutzen. Was kann ich machen?
Ist ein Nutzer vorhanden, kann die Mailadresse für die Anmeldung im Nachhinein nicht geändert werden. In diesem Fall müsste ein neuer Nutzer mit der Firmen-Mailadresse angelegt und der Nutzer neu eingeladen werden. Besteht bereits eine Verknüpfung mit der Mitarbeiterakte muss diese entfernt werden, bevor die Akte mit dem neuen Nutzer verbunden werden kann.
Wie kann ich für alle meine Mitarbeiter einen Nutzer für die Verwendung von onboard einrichten?
Dies geht am schnellsten, indem Sie in der Nutzerverwaltung rechts beim „+“-Button die Funktion „Nutzer aus Mitarbeiterakte erstellen“ wählen. So können Sie für bestimmte oder alle fehlenden Mitarbeiter einen Nutzer anlegen und die Einladung zu onboard versenden.
Sie sehen diese Option nicht? Vergewissern Sie sich, dass die Funktion „Nutzer können mit einer Mitarbeiterakte verknüpft werden“ beim Basis-Zugriff aktiv ist.