Basis-Zugriff gewähren

Stellen Sie einen Basis-Zugriff für Ihre Mitarbeiter*innen auf onboard ein.

Funktion

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter*Innen Zugriff auf onboard bekommen, können Sie eine Basis-Rolle definieren, die für alle Mitarbeiter*innen gilt, wenn diese einen Nutzer bekommen.

Diese Funktion kann verwendet werden, wenn Mitarbeiter*innen Zugriff auf Ihre eigene Akte (Leserechte) oder auch auf das Feature Präsenzen bekommen sollen.

Zugriff definieren

1. Klicken Sie unter „Nutzerverwaltung“ –> „Rollen“ –> „Basis-Zugriff“
2. Aktivieren Sie die Checkbox „Nutzer können mit einer Mitarbeiterakte verknüpft werden“
3. Nun können Sie separate Einstellungen für die Präsenzen und die eigene Mitarbeiterakte definieren
4. Präsenzen:
   
   1. Präsenzen ansehen:
      Stellen Sie ein, welche Mitarbeiter*innen im Präsenz-Kalender angezeigt werden:
      Nur eigene: Der*die Mitarbeiter*in sieht nur seine eigenen Einträge
      Nur eigener Standort: Der*die Mitarbeiter*in sieht nur die Einträge seiner Kolleg*innen des eigenen Standortes
      Nur eigene Abteilung: Der*die Mitarbeiter*in sieht nur die Einträge seiner Kolleg*innen der eigenen Abteilung
      Nur eigenen Standort und Abteilung: Der*die Mitarbeiter*in sieht nur die Einträge seiner Kolleg*innen der eigenen Abteilung und des eigenen Standortes (empfohlen)
   2. Anfrage (z.B. Urlaub) abschicken:
      Erlaubt den Mitarbeiter*innen Einträge in den Kalender zu machen, welche als Anfragen an Admins oder Vorgesetzte gesendet werden
   3. Vorgesetzte dürfen Anfragen bestätigen oder ablehnen:
      Im Anstellungsverhältnis als Vorgesetzte hinterlegte Mitarbeiter*innen dürfen die Anfragen der ihnen unterwiesenen Mitarbeiter*innen bearbeiten
5. Eigene Mitarbeiterakte:
   
   1. Übersicht ansehen:
      Die Basisinformationen der ersten Seite der Mitarbeiterakte sind lesbar
   2. Details ansehen:
      Die zweite Seite der Mitarbeiterakte ist lesbar; hier können Sie genau auswählen, welche Kategorien sichtbar sind
   3. Anstellungsverhältnis ansehen:
      Der Bereich „Anstellungsverhältnisse“ unter „Job & Gehalt“ ist lesbar
   4. Gehaltsinformationen ansehen:
      Der Bereich „Gehaltsvereinbarungen“ unter „Job & Gehalt“ ist lesbar
   5. Dokumente ansehen:
      Der Bereich „Dokumente“ ist lesbar; hier können Sie genau auswählen, welche Ordner sichtbar sind
   6. Notizen ansehen:
      Notizen-Einträge sind lesbar
   7. Wenn alle gewünschten Punkte aktiviert wurden klicken Sie auf „Speichern“

Nutzer hinzufügen

Um den Mitarbeiter*innen nun Zugriff auf onboard zu geben, müssen Sie diese als Nutzer hinzufügen und einladen.

Neuen Nutzer erstellen

1. Klicken Sie auf „Nutzerverwaltung“
2. Klicken Sie auf den „+“-Button unten rechts
3. Wählen Sie „Nutzer aus Mitarbeiterakte erstellen“
4. Ein Pop-Up erscheint
5. Sie könne entweder alle aktuell angestellten Mitarbeiter*innen auf einmal hinzufügen, oder einzelne Mitarbeiter*innen über die Suchleiste auswählen
6. Sie können die Mitarbeiter über die Checkbox „Dem Nutzer eine Einladungs-Mail senden“ sofort einladen, oder sie vorläufig nur als Nutzer hinterlegen, wenn die Checkbox nicht aktiviert wird
7. Klicken Sie auf „Hinzufügen / Einladen“
8. Hinzugefügte Mitarbeiter*innen befinden sich im Tab „Hinzugefügt“ und können von hier aus später eingeladen werden
9. Eingeladene Mitarbeiter*innen befinden sich im Tab „Eingeladen“ und haben eine Einladungsmail zur Registrierung erhalten

Nutzer mit Akte verknüpfen

Möglicherweise haben Sie bereits einen Nutzer, der einer Akte zugeordnet werden soll:

1. Klicken Sie auf den gewünschten Nutzer unter „Nutzerverwaltung“
2. In der Verwaltungsbox rechts klicken Sie auf „Mit Mitarbeiterakte verknüpfen“
3. Im nun erschienenen Pop-Up wählen suchen Sie nach der entsprechenden Akte
4. Klicken Sie auf „Speichern“

Zur Verwaltung, Überprüfung, Erstellung und Auflösung Ihrer Verknüpfungen seht Ihnen die Funktion „Mitarbeiterakten verknüpfen“ zur Verfügung.