Neue Mitarbeiterakten erstellen

Lernen Sie Mitarbeiterakten für neue Mitarbeiter*innen anzulegen.

Wenn Sie mit dem Talent Management Modul starten, übernehmen wir den ersten Import der Mitarbeiterakten. Wir verwenden dazu die „Import“-Funktion im Seitenmenü, die Sie theoretisch auch nutzen können: https://support.onboard.org/hc/import/
Da Sie wahrscheinlich nur einzelne Akten erstellen müssen, lohnt es sich jedoch, dies nicht über den Import, sondern direkt im System zu machen.

Mitarbeiterakten manuell erstellen

Die manuelle Erstellung wird empfohlen, wenn Sie nur das Talent Management Modul nutzen.

1. Klicken Sie im Seitenmenü rechts unter „Talent Management“ auf den Status, in welchem Sie eine Akte erstellen möchten (z.B. „Neu“ oder „Aktiv“)
2. Sie sehen nun die Übersichtsliste Ihrer Mitarbeiterakten
3. Klicken Sie unten rechts auf den „+“-Button
4. Sie befinden sich nun auf der Erstellungsseite einer neuen Mitarbeiterakte
5. Füllen Sie hier die Grundinformationen des*der neuen Mitarbeiter*in aus
   (Dies sind die Felder der Übersichts-Seite in der Mitarbeiterakte)
6. Klicken Sie auf „Speichern“
7. Sie werden weitergeleitet auf die Übersichts-Seite der eben erstellten Akte. Von hier aus können Sie weitere Informationen eintragen, wie z.B. Angaben zum Arbeitsverhältnis unter „Job & Gehalt“ machen. Verwenden Sie ggf. die Datenabfrage, um die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter zu vervollständigen.

Mitarbeiterakten über das Recruiting Modul erstellen

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie sowohl das Recruiting- als auch das Talent Management Modul nutzen und ist in diesem Fall empfohlen.

1. Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Recruiting“ auf „Bewerbungen“ und anschließend auf den Status „Eingestellt“
2. Sie sehen nun alle eingestellten Bewerber*innen
3. Klicken Sie auf die gewünschte Bewerberakte
4. Links in der Verwaltungsbox unter „Aktionen“ klicken Sie auf den Punk „Mitarbeiterakte erstellen“
5. Sie befinden sich nun auf der Erstellungsseite einer neuen Mitarbeiterakte
6. Füllen Sie hier die Grundinformationen des*der neuen Mitarbeiter*in aus; einige Felder sind bereits befüllt, wenn die Informationen in der Bewerberakte vorhanden waren
   (diese werden zu den Feldern in der Übersichts-Seite der Mitarbeiterakte)
7. Daten von Bewerberakte übernehmen:
   Sie können bestimmte Informationen aus der Bewerberakte mit in die Mitarbeiterakte übernehmen. Die Informationen, die nicht mitgenommen werden sollen enthaken Sie einfach:
   
   • Dokumente (Lebenslauf, etc.) übernehmen:
     Die Dokumente werden im Ordner „Bewerbungsunterlagen“ in der Mitarbeiterakte gespeichert
   • Anstellungsverhältnis erstellen:
     Wenn Sie eine*n Kandidat*in in den Status „Eingestellt“ verschieben, müssen Sie in einem Pop-Up ein Datum für den ersten Arbeitstag angeben; wenn Sie nun ein Anstellungsverhältnis erstellen, wird automatisch ein „leeres“ Anstellungsverhältnis unter „Job & Gehalt“ in der Mitarbeiterakte angelegt, in welchen lediglich das Eintrittsdatum eingetragen ist. Alle weiteren Details müssen nachträglich ergänzt werden
   • Kommentare übernehmen:
     Die Kommentare der Bewerberakte werden in der Mitarbeiterakte unter „Notizen“ als Kommentar-Einträge gespeichert
   • Tags (Schlagwörter) übernehmen:
     Die gesetzten Tags werden in die Mitarbeiterakte übertragen
   • Aktivität übernehmen (E-Mails):
     Alle über onboard gesendeten E-Mails werden in den Bereich „Aktivität“ in der Mitarbeiterakte übertragen
   • Nutzer-Zugang:
     Wenn Sie den Mitarbeiter-Zugriff verwenden, können Sie direkt hier einen Nutzer erstellen und optional auch einladen; es wird empfohlen den Nutzer zu erstellen, aber die Einladung zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen
8. Klicken Sie auf „Speichern“
9. Sie werden weitergeleitet auf die Übersichts-Seite der eben erstellten Akte. Von hier aus können Sie weitere Informationen eintragen, wie z.B. Angaben zum Arbeitsverhältnis unter „Job & Gehalt“ machen. Verwenden Sie ggf. die Datenabfrage, um die Stammdaten des Mitarbeiters zu vervollständigen.

Akte vervollständigen

Nach der Erstellung einer neuen Mitarbeiterakte sollten Sie die noch fehlenden Stammdaten der Mitarbeiter*innen ausfüllen. Um dies für Sie so einfach wie möglich zu halten, können Sie dafür die Datenabfrage-Funktion verwenden: https://support.onboard.org/hc/datenabfrage-formular/

Vergessen Sie nicht, die Informationen zum Vertrag unter „Job & Gehalt“ durchzuführen. Vielleicht haben Sie aber auch eine Onboarding-Checkliste im Einsatz, die Sie an die offenen Aufgaben erinnert: https://support.onboard.org/hc/checklisten-erstellen/

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Akten gleichzeitig erstellen?

Sie können über die „Import“-Funktion mehrere Akten gleichzeitig erstellen. Jedoch müssen diese zuerst in einer Excel- oder CSV-Tabelle vorhanden sein und dem im verlinkten Artikel beschriebenen Format entsprechen.

Wir empfehlen diese Funktion daher nur, wenn es sich um sehr viele Mitarbeiter handelt.