Präsenzen: Einstellungen

Alle An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter auf einen Blick übersichtlich verwalten und digitale Urlaubsanträge erlauben.

onboard ermöglicht eine zentrale Erfassung, Verwaltung und Freigabe der Mitarbeiterpräsenzen. Ein globaler Kalender fungiert dabei als Herzstück des Features „Präsenzen“, in welchem die Arbeitszeiten und Abwesenheiten der einzelnen Mitarbeiter veranschaulicht werden können.

Dank der Rollen und des Mitarbeiterzugriffs kann im Detail festgelegt werden, welche Mitarbeiter Einsichten in die Präsenzen erhalten.

Sollte bei Ihnen das Feature „Präsenzen“ noch nicht aktiviert worden sein, so können Sie die Nutzung per Mail an support@onboard.org anfragen.

Präsenztypen

Standardmäßig kann zwischen folgenden Abwesenheitsgruppen gewählt werden:

1. Elternzeit
2. Krankheit
3. Kurs / Weiterbildung
4. nicht verfügbar*
5. Urlaub

Diese Typen können nach Belieben in den Einstellungen modifiziert und erweitert werden.

Einstellungen Präsenztypen

Die Grundeinstellungen zu den Präsenztypen können Sie unter den Einstellungen -> Talent Management Modul -> Präsenzen vornehmen. Mit Klick auf den „+“-Button rechts unten ist es möglich, neue Typen zu erstellen. Bestehende Präsenztypen können hingegen über die Bearbeiten-Funktion unter den drei Aktionspunkten modifiziert werden. Jeder Eintrag kann farblich sowie durch ein Kürzel gekennzeichnet werden.

Mitarbeiter dürfen den Präsenztyp bei Anfragen auswählen
Mit Aktivierung der Checkbox steht dieser Präsenztyp für Mitarbeiter*innen bei der Anfrage über den Mitarbeiter-Zugriff zur Auswahl.

Optional können die Mitarbeitenden auch berechtigt werden, einen Eintrag ohne der ausdrücklichen Bestätigung durch den Vorgesetzten direkt im Kalender einzutragen.

Für andere Mitarbeiter anonymisiert anzeigen (Datenminimierung)
Mit Aktivierung dieser Checkbox werden Einträge dieses Präsenztyps für die Ansicht über den Mitarbeiter-Zugriff standardmäßig als „nicht verfügbar“ markiert; d.h. Mitarbeiter*innen können den Grund der Eintragung nicht sehen.

Benutzerdefinierte Felder

Präsenztypen können mit zusätzlichen individuellen Feldern bestückt werden. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, beim Präsenz-Eintrag selbst Informationen oder Dokumente von zu ergänzen oder von den Mitarbeitenden einzuholen.

Beispiele:

• Im Krankheitsfall können die Mitarbeiter*innen die Nr. der Krankmeldung sowie die Bescheinigung des Arztes integrieren.
• Bei der Anfrage für Kurse und Weiterbildungen kann die Kursbeschreibung beigelegt werden.
• Für Außendienste könnten die Spesenabrechnungen oder die geleisteten Stunden mitgeteilt werden.

Die Befüllung der Zusatz-Felder können Sie optional oder verpflichtend einrichten.
Hinweis: Die Angaben in den Zusatzfeldern sind lediglich für Admins und den berechtigten Vorgesetzten sichtbar. Die hochgeladenen Dokumente können mit einem Klick in der Mitarbeiterakte abgelegt werden. Hier weitere Informationen.

Feiertage & Betriebsferien

Nationale Feiertage oder vom Betrieb vorgegebene Ferien können im Präsenzkalender hinterlegt und hervorgehoben werden. Zudem ist es möglich, die Anfrage von Abwesenheiten oder Urlaubsanträge für bestimmte Zeiträume zu unterbinden.

Feiertage anlegen

Und so geht’s:

• Klicken Sie im Seitenmenü links auf „Einstellungen“ –> „Talent Management“ –> „Präsenzen“
• Klicken Sie auf den Tab „Feiertage“
• Hier sehen Sie die Übersicht der bestehenden Feiertage des aktuellen Jahres oder können diese erzeugen
• Klicken Sie auf den „+“-Button, um neue Einträge hinzuzufügen. Sie können wählen zwischen den Optionen
  • Nationale Feiertage automatisch erstellen
    Wählen Sie die Nation, für welche Sie die Feiertage generieren möchten
    Hinweis: hat Ihr Unternehmen Standorte in unterschiedlichen Nationen, können Sie diese zeitgleich generieren und mit unterschiedlichen Farben kennzeichnen
  • Vom Vorjahr kopieren
    Die im Vorjahr definierten Ferien und Feiertage können mit einem Klick ins neue Jahr übernommen werden
  • Manuell hinzufügen
    Ermöglicht es, neue Einträge manuell zu ergänzen. So können Sie vom Unternehmen festgelegte Ferien erfassen
• Für jeden Eintrag können Sie festlegen, ob Präsenz-Einträge erlaubt sind oder der Zeitraum für Anträge gesperrt ist

Die Feiertage / Betriebsferien werden im Präsenz-Kalender mit einem farbigen Rahmen hervorgehoben.

Export & Kalenderabonnement

Die erfassten An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen können jederzeit als Excel- oder CSV.-Datei aus onboard exportiert werden. Klicken Sie dafür beim Präsenzen-Modul im rechten oberen Eck auf die drei Aktionspunkte.
Zusätzlich kann der gesamte Kalender als Kalenderabonnement als zusätzlicher Kalender in Ihrem persönlichen E-Mail-Programm integriert werden. Die Anleitung zur Einrichtung des Kalenderabonnements finden Sie hier zum Nachlesen: https://support.onboard.org/hc/kalenderabonnements-erstellen/

Präsenzen aktivieren

Damit Ihre Mitarbeiter*innen die Präsenz-Anfragen stellen können, müssen Sie den Mitarbeiter-Zugriff aktivieren: https://support.onboard.org/hc/mitarbeiterzugriff-gewaehren/. Dabei können Sie über den Basis-Zugriff die generellen Einstellungen zur Sichtbarkeit des Präsenz-Kalenders für Ihre Mitarbeiter*innen verwalten.