Alle An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter auf einen Blick übersichtlich verwalten und digitale Urlaubsanträge erlauben.
onboard ermöglicht eine zentrale Erfassung, Verwaltung und Freigabe der Mitarbeiterpräsenzen. Ein zentraler Kalender fungiert dabei als Herzstück des Features „Präsenzen“, in welchem die Arbeitszeiten und Abwesenheiten der einzelnen Mitarbeiter veranschaulicht werden können.
Dank der Rollen und des Mitarbeiterzugriffs kann im Detail festgelegt werden, welche Mitarbeiter Einsichten in die Präsenzen erhalten.
Sollte bei Ihnen das Feature „Präsenzen“ noch nicht aktiviert worden sein, so können Sie die Nutzung per Mail an support@onboard.org anfragen.
Präsenztypen
Standardmäßig kann zwischen folgenden Abwesenheitsgruppen gewählt werden:
- Elternzeit
- Krankheit
- Kurs / Weiterbildung
- nicht verfügbar
- Urlaub
Diese Typen können nach Belieben in den Einstellungen modifiziert und erweitert werden.
Einstellungen Präsenztypen
Die Grundeinstellungen zu den Präsenztypen können Sie unter den Einstellungen -> Talent Management Modul -> Präsenzen vornehmen. Mit dem Klick auf den „+“-Button rechts unten ist es möglich, neue Typen zu erstellen, bestehende Präsenztypen können hingegen über die Bearbeiten-Funktion unter den drei Aktionspunkten modifiziert werden.
Mitarbeiter dürfen den Präsenztyp bei Anfragen auswählen
Mit Aktivierung dieser Checkbox steht dieser Präsenztyp für Mitarbeiter*innen beim Stellen einer Anfrage über den Mitarbeiter-Zugriff zur Auswahl.
Für andere Mitarbeiter anonymisiert anzeigen (Datenminimierung)
Mit Aktivierung dieser Checkbox werden Einträge dieses Präsenztyps für die Ansicht über den Mitarbeiter-Zugriff standardmäßig als „nicht verfügbar“ markiert; d.h. Mitarbeiter*innen können den Grund der Eintragung nicht sehen.
Export & Kalenderabonnement
Die erfassten An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen können jederzeit als Excel- oder CSV.-Datei aus onboard exportiert werden. Klicken Sie dafür beim Präsenzen-Modul im rechten oberen Eck auf die drei Aktionspunkte. Zusätzlich kann der gesamte Kalender als Kalenderabonnement als zusätzlicher Kalender in Ihrem persönlichen E-Mail-Programm integriert werden. Die Anleitung zur Einrichtung des Kalenderabonnements kann hier nachgelesen werden: https://support.onboard.org/hc/kalenderabonnements-erstellen/
Präsenzen aktivieren
Damit Ihre Mitarbeiter*innen die Präsenz-Anfragen stellen können, müssen Sie den Mitarbeiter-Zugriff aktivieren: https://support.onboard.org/hc/mitarbeiterzugriff-gewaehren/
Häufige Fragen
Wie kann ich definieren, dass Vorgesetzte Anfragen von Mitarbeitern verwalten können?
Direkt beim Einstellen des Mitarbeiter-Zugriffs können Sie angeben, ob Vorgesetzte Anfragen bearbeiten dürfen.
Natürlich müssen die Vorgesetzten auch als solche erfasst sein, diese Einstellung nehmen Sie im Anstellungsverhältnis Ihrer Mitarbeiter vor, klicken Sie dazu auf den gewünschten Mitarbeiter und wählen Sie den Tab „Job & Gehalt“ an. Hier können Sie die Anstellungsverhältnisse bearbeiten, oder neue erstellen, und im Feld „Vorgesetzter“ den*die entsprechende*n Mitarbeiter*in eintragen.
Mit dieser Einstellung können die Vorgesetzten die Anfragen genehmigen oder ablehnen, aber keine selbstständigen Einträge vornehmen.
Wenn Sie hingegen möchten, dass ein Nutzer auch die Präsenzen selbstständig verwalten kann, müssen Sie eine Rolle für den Nutzer definieren: https://support.onboard.org/hc/rollen-management-talent-management-modul/
Die Rolle überschreibt den Basis-Zugriff.