Wie erstelle ich verschiedene Rollen und bestimme, welche Berechtigungen meine Nutzer dadurch haben.
Rolle erstellen
- Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Nutzerverwaltung“ auf „Rollen & Zugriffe“
- Wählen Sie nun den Tab „Rollen“ aus
- Hier sehen Sie eine Liste mit den bereits existierenden Rollen
- Klicken Sie auf das „+“-Symbol
- Es erscheint das Pop-Up „Eintrag hinzufügen“
- Benennen Sie Ihre neue Rolle
- Weisen Sie Ihrer Rolle Berechtigungen zu
- Klicken Sie auf „Speichern“
Berechtigungen
Sie können genau individualisieren, welche Berechtigungen eine Rolle bekommt. Möglich sind Rollen mit dem vollen Umfang an Berechtigungen oder auch Rollen ausschließlich mit Leserechten. Manche Berechtigungen sind aneinander gebunden, die farbliche Unterscheidung im System hilft Ihnen das zu erkennen.
Sie können die Berechtigungen auch ganz individuell nach Abteilung und Standort (bzw. Status) zuweisen. Sobald Sie die Auswahl angeklickt haben erscheint dazu ein Dropdown-Feld.
Recruiting Berechtigungen
Bereiche, welche separat sowohl als Leserecht, als auch Bearbeitungsrecht freigegeben werden können:
- Bewerbungen ansehen (Leserecht) / Bewerbungen erstellen, ändern oder löschen (Bearbeitungsrecht)
Mit der Freigabe dieser Punkte hat der*die betroffene Nutzer*in Zugriff auf die Bewerbungen und kann diese manuell erstellen bzw. importieren, sie ändern oder entfernen. - Kommentare bei Bewerbungen ansehen (Leserecht) / Kommentare bei Bewerbungen schreiben (Bearbeitungsrecht)
Mit der Freigabe dieser Punkte hat der*die betroffene Nutzer*in Zugriff auf die Kommentare in der Bewerberakte und kann neue Kommentare erfassen und Nutzer erwähnen.
Bereiche, welche nur als Bearbeitungsrechte freigegeben werden können, da sie Aktionen verlangen:
- Entwürfe für Stellenanzeigen verwalten (Bearbeitungsrecht)
Mit der Freigabe dieses Punktes hat der*die betroffene Nutzer*in bei den Stellenanzeigen Zugriff auf die Status „Neu“, „Entwürfe“ und „Archiv“ und kann Stellenanzeigen erstellen und verwalten. - Stellenanzeigen veröffentlichen (Bearbeitungsrecht)
Mit der Freigabe dieses Punktes hat der*die betroffene Nutzer*in zusätzlich zu den Status „Neu“, „Entwürfe“ und „Archiv“ Zugriff auf den Status „Veröffentlichen“ und kann die Stellenanzeigen im Multiposting bei verschiedenen Kanälen veröffentlichen bzw. deaktivieren. - Nachrichten im Messenger lesen und verfassen (Bearbeitungsrecht)
Mit der Freigabe dieses Menüpunktes wird dem Nutzer Zugriff auf die Kommunikation mit Bewerber*innen über den Messenger gewährt. - Status von Bewerbungen ändern auf (Bearbeitungsrecht)
Mit der Freigabe dieses Punktes hat der*die betroffene Nutzer*in Zugriff auf die Bewerbungen vordefinierter Status und kann Statusänderungen vornehmen. - Zugriffsrechte für einzelne Bewerbungen vergeben (Bearbeitungsrecht)
Mit der Freigabe dieses Punktes hat der*die betroffene Nutzer*in Zugriff auf den fünften Reiter in der Bewerberakte, um manuelle Zugriffsrechte für Nutzer*innen anzulegen und zu verwalten.
Bereiche, welche unabhängig vom Zugriff auf Bewerberakten freigegeben werden können:
- Statistiken ansehen (Leserecht)
Mit der Freigabe dieses Punktes hat der*die betroffene Nutzer*in Zugriff auf den Menüpunkt „Statistiken“ und kann diese einsehen.
Zusätzliche Verfeinerungen:
Bei Aktivierung fast aller Punkte erscheint ein zusätzliches Drop-Down neben dem Recht, unter welchem weitere Einschränkungen getätigt werden können.
- Einschränkungen nach Standort, Abteilung und/oder Status
Sie können klar definieren, welche Rolle nur Zugriff auf bestimmte Abteilungen oder sogar Status der Bewerberakten hat. - Einschränkungen bei Kommentaren
Die Sichtbarkeit der Kommentare kann zusätzlich zur Beschränkung je Standort, Abteilung und Status so eingerichtet werden, dann nur die eigenen Kommentare des Nutzers für ihn ersichtlich sind.
Zusatzmodul „Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm“
Mithilfe der nachfolgenden Einstellung können Sie festlegen, ob die Nutzer*in mit entsprechender Rolle die Prämien sehen und verwalten kann.
- Alle Prämien für Mitarbeiter ansehen (Leserecht) / Alle Prämien für Mitarbeiter bearbeiten und löschen (Bearbeitungsrecht)
Mit der Freigabe dieser Punkte hat der*die betroffene Nutzer*in Zugriff auf die Prämien und kann diese ändern oder entfernen.
Weisen Sie Ihren Nutzern nun Rollen zu, gehen Sie dazu in die Nutzerverwaltung:
https://support.onboard.org/hc/nutzerverwaltung/
Häufige Fragen
Kann ich den Abteilungsleitern die Bewerbungen für den jeweiligen Standort und der Abteilung freigeben?
Die Drop-Down-Felder rechts neben den jeweiligen Rechten ermöglichen die genaue Zuweisung der Sichtbarkeiten von Bewerbungen. Dabei kann nach Standort, Abteilung und Status gegliedert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, spezifische Bewerbungen für Nutzer unabhängig von den erteilten Zugriffsrechten manuell freizuschalten (siehe manuelle Zugriffsrechte).
Wie kann ich Nutzer berechtigen, die allgemeinen Einstellungen des Recruiting-Moduls vorzunehmen?
Bei den Rollen kann unter dem Bereich „Einstellungen“ die Verwaltung der allgemeinen Recruiting-Einstellungen freigeschalten werden. Dadurch kann der/die Nutzer*in mit dieser Rolle unter anderem Änderungen am Bewerbungsformular und den Feldern in der Bewerberakte vornehmen sowie die Mailvorlagen anpassen.