Mit der Schnittstelle zu d.velop können Sie ohne zeitlichem Mehraufwand Daten und Dokumente zwischen onboard und d3 synchronisieren.
Bei der Aktivierung dieser Schnittstelle fallen Kosten an, Ihre Support-Mitarbeiterin wird Sie entsprechend beraten.
Aktivierung
Für die Aktivierung benötigen wir von Ihnen eine schriftliche Anfrage via E-Mail an [email protected]. Anschließend werden Sie von Ihrer Support-Mitarbeiter*in kontaktiert.
Funktionsweise
Bei der Schnittstelle werden Daten und Dokumente automatisch zwischen onboard und d.velop ausgetauscht.
Datenübertragung
Die Übertragung und Aktualisierung erfolgt von onboard zu d3 in Echtzeit. Dabei sind folgende Felder relevant:
Stammdaten
- Vorname *
- Nachname *
- Steuernummer *
- Geschlecht
- Personalnummer
- Geburtsdatum
- Firmen-E-Mail
- Nationalität
- Postleitzahl
- Erster Tag im Unternehmen
- Letzter Tag im Unternehmen
* = verpflichtend
Die Steuernummer des Mitarbeitenden fungiert als Referenz-ID für die Synchronisierung. Fehlt diese, wird die onboard-ID genutzt und anschließend durch die Steuernummer ersetzt.
Dokumentenaustausch
Der Dokumentenaustausch erfolgt bidirektional zwischen onboard und d3 in Echtzeit.
Bei Einrichtung der Schnittstelle werden die gewünschten Dokumentenordner für die Synchronisierung definiert. Wird anschließend ein Ordner in d3 hinzugefügt, wird dieser mit onboard synchronisiert.
Erfolgreich verknüpfte Dokumentenordner werden in der Mitarbeiterakte mit einem „d“-Icon gekennzeichnet, z.B.:
Synchronisierte Dokumentenordner bzw. Dokumentennamen können nachträglich in onboard auch umbenannt werden, dies hat keinen Einfluss auf die Bezeichnung in d3. Dokumente, die in onboard in Unterordner von synchronisierten Dokumentenordnern verwaltet werden, sind ebenfalls Bestandteil der Schnittstelle.
Unabhängig von den synchronisierten Dokumentenordnern können Sie weitere Ordner (auch ohne Verknüpfung mit d3) in onboard einrichten bzw. nicht benötigte deaktivieren. Hier geht’s zur Anleitung.
Bearbeiten bestehender Dokumente
Insofern, das die Rollenberechtigung eines Nutzers das Bearbeiten von Dokumenten vorsieht, können diese in onboard bearbeitet bzw. ersetzt werden. Falls sich das synchronisierte Dokument in d3 im Status „Freigegeben“ befindet, wird es bei Ersetzung in onboard durch die Schnittstelle überschrieben und umgekehrt.
Sie können das synchronisierte Dokument in onboard nicht ersetzen?
Stellen Sie sicher, dass sich das Dokument in d3 im Status „Freigegeben“ befindet.
Löschen bestehender Dokumente
Mit der Berechtigung „Löschen von Dokumenten“ können synchronisierte Dokumente in onboard entfernt werden. Die Löschung erfolgt über Nacht.
Hinweis:
Das Löschen von Dokumenten ist abhängig von den Einstellungen in d3. Klären Sie dies ggf. direkt mit Ihrem Ansprechpartner bei d.velop.
Häufige Fragen
Ich benutze nur das „Recruiting“-Modul von onboard. Funktioniert die Schnittstelle auch dort?
Nein, die Schnittstelle funktioniert nur beim Talent Management Modul, da spezielle Informationen des Mitarbeitenden benötigt werden (z.B. Steuernummer).
Wie oft werden die Daten aktualisiert?
Der Austausch erfolgt in der Regel in Echtzeit.
Ist die Schnittstelle sicher?
Die Daten werden über eine TLS-gesicherte Verbindung abgefragt. Die Schnittstelle ist über einen eindeutigen API-Key gesichert.
Was passiert, wenn ein*e Mitarbeiter*in in onboard gelöscht wird bzw. sein Anstellungsverhältnis abläuft?
Aus Sicherheitsgründen wird auf Seite von d.velop über die Schnittstelle keine Mitarbeiterakte vollständig gelöscht. Zur Unterstützung wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei alpin.