Mit dem Add-On Shifts können Sie Stundenpläne, Dienstzeiten und genaue Schichtpläne in onboard verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie nach erfolgten Grundeinstellungen die Dienstpläne selbst erstellen, verwalten und sie kommunizieren.
Dieser Artikel veranschaulicht die umfangreichen Funktionen zur Dienstplanverwaltung in onboard. Mithilfe der vorab erstellten Schichtvorlagen, Stundenpläne und Teams (siehe Anleitung) können Sie nun den Dienstplan ausarbeiten und Ihre Mitarbeiter direkt aus der Software informieren und bei Änderungen auf dem Laufenden halten.
Das Add-On „Shifts“ muss separat erworben werden. Wenn Sie sich für das Modul interessieren, wenden Sie sich an [email protected]
Dienstpläne
Ansicht und Funktionen
Zur Verwaltung Ihrer Dienstpläne klicken Sie im Seitenmenü auf „Shifts“ –> „Dienstpläne“.
Ihr Dienstplan ist in Form eines Kalenders in Wochenansicht aufgebaut, gegliedert in drei Bereiche:
– Header
– Wochentage
– Teams
Header
Im Header sehen Sie die aktuelle Woche, und können auch zu vergangenen / zukünftigen Wochen wechseln.
Als Standardansicht sehen Sie Ihre Teammitglieder, sie können aber auch zu einer Ansicht nach Schichten wechseln.
Unter Aktionen können Sie:
- Die Einteilung von einer vergangenen Woche kopieren
- Alle Mitarbeiter*innen aller Teams einzeln über den Messenger kontaktieren
- Den Dienstplan als PDF-Datei herunterladen
- Den Dienstplan als Excel-Datei herunterladen
Diese Aktionen gelten für alle Teams.
Wochentage
Neben der Kalenderwoche sehen Sie die Wochentage von Montag-Sonntag gelistet.
Pro Wochentag werden folgende Informationen angezeigt:
- Anzahl Mitarbeiter*innen:
Wie viele Mitarbeiter*innen sind laut eingeteilten Schichten im Haus - Stundenanzahl:
Wieviele Stunden werden laut eingeteilten Schichten gearbeitet - Auslastung Hotel:
Sofern eine Anbindung zu Ihrer Hotel-Software besteht, werden hier bestimmte Informationen zur Belegung etc. angezeigt - Tagesnotiz (teamübergreifend):
Im Feld „+ Notiz“ kann manuell eine Tagesnotiz für alle Mitarbeiter*innen aller Teams gemacht werden. So können Sie z.B. mitteilen, dass heute ein bestimmtes Event stattfindet, und die Mitarbeiter*innen können sich entsprechend darauf vorbereiten.
Teams
Alphabetisch werden alle verfügbaren Teams aufgelistet.
Mit Klick auf das „Augen“-Icon können einzelne Teams flexibel ausgeblendet werden, um so ein übersichtliches Arbeiten im Dienstplan zu erlauben.
Basierend auf den Rollen der Nutzer sind die angezeigten Teams ggf. bereits eingeschränkt.
Aktionen pro Team:
- Die Einteilung von einer vergangenen Woche kopieren:
Kopiert nur die Einträge für dieses Team - Nachricht senden:
Alle Mitarbeiter*innen aller Teams einzeln über den Messenger kontaktieren - Reihenfolge ändern:
Sie können eine manuelle Reihenfolge für Ihre Teammitglieder festlegen - Mitglieder verwalten:
Bearbeiten Sie die Teammitglieder ohne dazu den Dienstplan verlassen zu müssen - Den Dienstplan als PDF-Datei herunterladen:
Speichert nur dieses Team ins PDF - Den Dienstplan als Excel-Datei herunterladen
Speichert nur dieses Team in Excel
Pro Wochentag werden folgende Informationen angezeigt:
- Anzahl Mitarbeiter*innen:Wieviele Mitarbeiter*innen sind laut eingeteilten Schichten im Haus
- Stundenanzahl:Wieviele Stunden werden laut eingeteilten Schichten gearbeitet
Tipp:
Unter den Einstellungen können weitere persönliche Informationen des*der Mitarbeiter*in oder zum Anstellungsverhältnis im Dienstplan eingeblendet werden.
Dienstpläne einteilen
Eingeteilte Schichten, freie Tage etc. können Sie ganz leicht mit Drag&Drop verschieben.
Schichten erstellen
Mit Klick in den Kalendereintrag eines Mitarbeitenden werden Dienste zugeteilt. Dabei besteht die Auswahl zwischen
- bereits vordefinierten Schichtvorlagen
- Standard-Vorlagen, wie „Freier Tag“ und „Zeitausgleich“
- neuen Schichteintrag manuell erstellen
Wird eine Schicht basierend auf einer Vorlage erstellt, können Sie dennoch die Zeiten und Angaben dieser bearbeiten, ohne dass die Vorlage geändert wird.
Schichtplan kopieren
Zur raschen Erstellung eines Dienstplanes können Sie sich auf bewährte Einteilungen aus der Vergangenheit beziehen. Kopiert werden kann
- der gesamte Dienstplan für alle Teams aus einer beliebigen Woche
(mit der Funktion „Aktionen“ im Header des Dienstplanes) - der Dienstplan eines bestimmten Teams aus einer beliebigen Woche
(mit der Funktion „Aktionen“ beim jeweiligen Team) - der Schicht-Eintrag im Dienstplan
(beim Ziehen des zu kopierenden Eintrags in Kombination mit der gedrückten „Option“-Taste bei MAC bzw. der „Strg.“-Taste bei Windows) - Schichten von einem*einer Mitarbeiter*in zu einem*einer anderen:
Bei Mouseover über einem Teammitglied sehen Sie drei Aktionspunkte, über welche Sie die Schichtplanung eines anderen Mitarbeiters zu diesem kopieren können. Die Mitarbeiter*innen müssen im selben Team sein.
Kopierte bzw. geänderte Einträge im Dienstplan haben keinen Einfluss auf die Standard-Einstellungen der Sichten, Stundenpläne oder Teams.
Abwesenheiten über Präsenzen
Bei Nutzung des Präsenz-Moduls in onboard werden Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen direkt im Dienstplan angezeigt. Somit unterstützt Sie onboard zusätzlich beim Erstellen und Verwalten der Pläne und mindert das Risiko, Mitarbeitende einzuteilen, obwohl Sie beispielsweise bereits einen Urlaub genehmigt haben. Die Präsenzeinträge können Sie auch direkt bei Shifts bearbeiten, verschieben, entfernen bzw. den Mitarbeitenden kontaktieren.
Unter folgendem Link finden Sie eine genaue Anleitung zur Verwendung und zu den zahlreichen Möglichkeiten des Präsenz-Moduls: https://support.onboard.org/hc/praesenzen/
Veröffentlichung und Zurücksetzen
Neuer Dienstplan erstellt oder Änderungen durchgeführt?
Änderungen können Sie entweder veröffentlichen oder zurücksetzen.
Zurücksetzen
Haben Sie sich vertan, können Sie Änderungen einfach über die drei Aktionspunkte neben dem Button „Veröffentlichen“ zurücksetzen. So werden alle noch nicht veröffentlichten Änderungen zurückgesetzt und Sie können neu mit der Planung beginnen.
Veröffentlichung
Sind Sie fertig mit der Planung Ihrer Schichten sollten Sie nun Ihre Mitarbeiter*innen über die neue Einteilung informieren.
Und so geht’s:
- Sobald Sie Änderungen am Dienstplan vollziehen erscheint der Button „Veröffentlichen“:
Dieser erscheint einmal im Header, wo die Veröffentlichung Team-übergreifend erfolgt.
Der Button erscheint außerdem bei jedem Team mit Änderungen, über diese Buttons können Sie ggf. auch nur ein bestimmtes Team veröffentlichen. - Klicken Sie auf den gewünschten Button „Veröffentlichen“
- Es öffnet sich das Pop-Up „Änderungen freigeben“
- Wählen Sie, welche Änderungen Sie freigeben möchten:
– Änderungen dieser Woche (die aktuell geöffnete)
– Alle Änderungen (auch zukünftige, bzw. alle getätigten Änderungen) - Wählen Sie, welche Teammitglieder Sie benachrichtigen möchten:
- Alle Mitglieder
Alle Teammitglieder erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über die Änderungen - Teammitglieder mit offenen Änderungen (Standard)
Nur die Teammitglieder, bei welchen Änderungen im Dienstplan eingetragen wurden, werden benachrichtigt - Nur freigeben
Die Änderungen werden im Dienstplan freigegeben, kein Teammitglied wird aber aktiv darüber per E-Mail-Benachrichtigung informiert
- Alle Mitglieder
- Klicken Sie auf „Freigeben“, um die Einstellung zu bestätigen.
Kann ich den Dienstplan auch im Unternehmen aushängen?
Ja, in onboard finden Sie die Funktion zur Erstellung einer PDF-Ansicht Ihres Dienstplans, die sich zum Drucken oder Verteilen über andere Medien eignet.
Die Funktion finden Sie im Header des Dienstplans unter „Aktionen“.
Shifts Auswertung
Bereits im Dienstplan finden einige Berechnungen für die Auswertung statt.
In der Spalte rechts im Dienstplan sehen Sie bereits einige Zahlen zur Auswertung.
Diese Angaben unterstützen Sie direkt bei der Einteilung der Dienstpläne:
- Pro Mitarbeiter*in sehen Sie, wie viele Stunden laut Stundenplan pro Woche gearbeitet werden sollten
- Abweichende Nummern sind farblich markiert:
Grün = +Stunden (Mitarbeiter*in arbeitet laut Schichtplanung mehr Stunden als im Stundenplan vorgesehen und sammelt somit Überstunden)
Rot = -Stunden (Mitarbeiter*in arbeitet laut Schichtplanung weniger Stunden als im Stundenplan vorgesehen) - Bei Mitarbeiter*innen, die zu viele / zu wenige Stunden haben, wird der Bereich „Gesamt“ angezeigt:
Hier sehen Sie wochenübergreifend (gesamter Berechnungszeitraum), ob die Mitarbeiter*in zu viel oder zu wenig eingeteilt wurde
Überstunden abbauen
Zum Abbauen von Überstunden können Sie dem Mitarbeiter über die Schicht „Zeitausgleich“ freigeben, oder die Überstunden zurücksetzen (sollten diese ausgezahlt worden sein).
Zeitausgleich:
Wenn ein*e Mitarbeiter*in bei „Gesamt“ z.B. 5 Stunden gesammelt hat, können Sie die Schicht „Zeitausgleich“ einsetzen und bei dieser 5 Stunden angeben.
Die Stunden werden dann von den gesammelten abgezogen.
Stunden zurücksetzen:
Haben Sie die Überstunden an das Lohnbüro übermittelt und ausbezahlt, möchten Sie ggf. die Bilanz wieder auf Null stellen.
Klicken Sie dazu auf den Bereich „Gesamt“ und setzen Sie die Stunden über die drei Aktionspunkte zurück.
Auswertung & Anbindung Lohnbüro
Im Menüpunkt „Auswertung“ finden Sie eine Monats-Auswertung, dieser entnehmen Sie pro Mitarbeiter*in:
- Stundenanzahl laut Anstellungsverhältnis
- Geleistete Stunden laut Dienstplan
- Abweichung in Stunden
Sie können nach Standort, Abteilung und Teams filtern.
Im Menüpunkt finden Sie außerdem die Anbindung zum Lohnbüro, diese ermöglicht:
- Monatsübersicht pro Mitarbeiter*in
- Angezeigt werden:
– Stunden laut Stundenplan
– Soll-Stunden (Stunden, die zu wenig gemacht wurden)
– Gut-Stunden (Überstunden)
– Abwesenheiten (laut Präsenzen)
– Codexe der Abwesenheiten
Die Übermittlung erfolgt über den Button „Übermitteln“ hierfür gibt es einige Vorraussetzungen:
- Die Mitarbeiter*innen müssen einen Codex (Matricola) haben:
Ist dies nicht so, gibt es eine Fehlermeldung - Die Präsenztypen haben einen entsprechenden Codex
- Nur fehlerfreie Dateien können übermittelt werden
Manuelle Korrekturen können Sie vornehmen, indem Sie die Auflistung exportieren und die Daten anschließend manuell an der Lohnbüro weiterleiten.
Weiterführende Informationen und Einstellungen
Rollen und Sichtbarkeiten
Basis-Zugriff für Mitarbeitende
Präsenzen
Häufige Fragen
Mein Mitarbeiter arbeitet an der Rezeption, hilft aber gelegentlich im Service aus. Kann ich das im Dienstplan berücksichtigen?
Ja, es ist möglich, einen Mitarbeitenden in mehreren Teams einzuteilen. Die Team-Verwaltung ist hier erklärt: https://support.onboard.org/hc/shifts-dienstplanverwaltung-einstellungen/#teams
Bei uns kommt es vor, dass unser Personal Schichten tauscht bzw. Fahrgemeinschaften bildet. Sie sollen daher Turnusse der eingeteilten Kollegen*innen sehen können. Ist dies möglich?
Im Basis-Zugriff definieren Sie die Sichtbarkeit der Dienstpläne für Ihre Mitarbeiter*innen, beispielsweise über die onboard-App. Unterschieden werden kann dabei zwischen der Einsicht nur in die eigenen Arbeitszeiten oder der Möglichkeit, auch die Schichten der Kollegen*innen des eigenen Teams zu sehen.