Die Tausch-Funktion ermöglicht es Ihren Mitarbeiter*innen, zugewiesene Schichten einfach und schnell untereinander zu tauschen.
Als Admin bestimmen Sie, wie dieser Prozess abläuft: Sie können festlegen, ob ein Schichttausch automatisch erfolgt oder ob die Genehmigung des Vorgesetzten benötigt wird.
Tauschanfragen verwalten
Wenn im Basis-Zugriff festgelegt wurde, dass zum Tauschen das Einverständnis des Vorgesetzten erforderlich ist, wird nach der Zustimmung beider Tauschpartner die Anfrage zur Genehmigung weitergeleitet.
Tauschanfragen können sowohl von Vorgesetzten als auch von Nutzern mit dem entsprechenden Rechten verwaltet werden.
So verwalten Sie als Vorgesetzter Tauschanfragen:
- Sie erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung über die Tauschanfrage
- Mit Klick auf den Link gelangen Sie zum Bereich „Anfragen“.
- Hier wird nochmals angezeigt, wer die Tauschanfrage ursprünglich gestellt hat und welche Schichten betroffen sind.
- Über die drei Aktionspunkte rechts im entsprechenden Eintrag können Sie die Tauschanfrage akzeptieren oder ablehnen.
- Die Tauschpartner*innen werden per E-Mail oder direkt in onboard im Menüpunkt „Tauschanfragen“ unter dem Reiter „Aktivität“ über Ihre Entscheidung benachrichtigt. Bei Genehmigung des Tausches durch den Vorgesetzten werden die Schichten im Dienstplan automatisch getauscht.
Über den Link in der E-Mail Benachrichtigung gelangen Sie als Vorgesetzter zu den Tauschanfragen, auch wenn Sie standardmäßig nur über den Basis-Zugriff einsteigen.
So verwalten Sie als Nutzer mit Rolle Tauschanfragen:
- Sind Sie nicht als Vorgesetzter hinterlegt, haben jedoch das Recht Tauschanfragen zu verwalten, sehen Sie den Menüpunkt „Anfragen“
- Wenn eine neue Tauschanfrage eingeht, werden Sie hierüber informiert.
- Mit Klick auf den Menüpunkt „Anfragen“ sehen Sie die offenen Tauschanfragen.
- Über die drei Aktionspunkte rechts im entsprechenden Eintrag können Sie die Tauschanfrage akzeptieren oder ablehnen.
- Die Tauschpartner*innen werden per E-Mail oder direkt in onboard im Menüpunkt „Tauschanfragen“ unter dem Reiter „Aktivität“ über Ihre Entscheidung benachrichtigt. Bei Genehmigung des Tausches durch den Vorgesetzten werden die Schichten im Dienstplan automatisch getauscht.
Sie erhalten die Anfrage erst nachdem beide Tauschpartner*innen dem Tausch zugestimmt haben.
Häufige Fragen
Wer darf die Tauschanfragen verwalten?
Die Tauschanfragen landen grundsätzlich bei den Vorgesetzten der anfragenden Person und den Nutzern, welche laut ihrer Rolle dazu berechtigt sind Tauschanfragen zu verwalten. Die Rollenberechtigungen können Sie in den Rolleneinstellungen anpassen.
Damit Vorgesetzte Anfragen genehmigen können, müssen sie auch als solche erfasst sein. Diese Einstellung nehmen Sie im Anstellungsverhältnis Ihrer Mitarbeiter vor. Klicken Sie dazu auf den gewünschten Mitarbeiter und wählen den Tab „Job & Gehalt“. Hier können Sie die Anstellungsverhältnisse bearbeiten, oder neue erstellen, und im Feld „Vorgesetzter“ den*die entsprechende*n Mitarbeiter*in eintragen.