Optimieren Sie Ihre Prozesse zur Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen.
Status von Stellenanzeigen
onboard bietet Ihnen eine klare Strukturen zur Verwaltung der Stellenanzeigen.
Bestimmte Status für Stellenanzeigen sind vom System vorgegeben:
- Neu:
Erstellungsoberfläche für neue Stellenanzeigen - Entwürfe:
Hier finden Sie bereits erstellte, aber noch nicht veröffentlichte Stellenanzeigen - Veröffentlicht:
Liste aller aktuell veröffentlichten Stellenanzeigen - Archiv:
Sammlung der einmal erstellten Stellenanzeigen. Diese können sowohl Entwürfe oder veröffentlichte Stellenanzeigen sein
Erweiterte Status für Stellenanzeigen
Zudem können Sie selbst beliebige Status erstellen, um Ihren idealen Verwaltungsprozess zu erstellen:
- Klicken Sie unter „Einstellungen“ auf „Recruiting“ –> „Allgemein“
- Wählen Sie im weißen Menüband den Reiter „Status für Stellenanzeigen“ aus
- Die reservierten Status können Sie bis zu einem gewissen Grad bearbeiten
- Um einen neuen Status zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf den „+“-Button
- Benennen Sie Ihren gewünschten Status, wählen Sie die gewünschte Position und ein passendes Icon, welches im Seitenmenü angezeigt wird
- Sie können allgemeingültige Einstellung treffen, welche die Ansichten und Berechtigungen in diesem Status definieren:
- Status: Einstellung, in welchen Status eine Stellenanzeige verschoben werden darf. Definiert, dass eine Stellenanzeige aus diesem Status heraus nur in bestimmte Status verschoben werden darf
- Felder:
Diese Felder werden angezeigt, wenn eine Stellenanzeige zu diesem Status verschoben wird - Stellenanzeigen können gelöscht werden:
Ist diese Option ausgewählt, so kann die Stellenanzeige mit diesem Status gelöscht werden - Statistiken für Stellenanzeigen aktivieren:
Ist diese Option ausgewählt, so wird der Reiter „Statistik“ für Stellenanzeigen in diesem Status angezeigt - Bewerbungsformular für Stellenanzeigen aktivieren:
Ist diese Option ausgewählt, so wird der Reiter „Bewerbungsformular“ für Stellenanzeigen in diesem Status angezeigt - Zugriffsrechte für Stellenanzeigen aktivieren:
Ist diese Option ausgewählt, so wird der Reiter „Zugriffsrechte“ für Stellenanzeigen in diesem Status angezeigt und Rechte können gesetzt werden. Sie können somit manuell andere Nutzer berechtigen, Bewerbungen dieser Stellenausschreibung zu sehen und/oder zu bearbeiten. - PDF-Datei für Stellenanzeigen generieren:
Ist diese Option ausgewählt, so kann eine PDF-Datei für Stellenanzeigen in diesem Status generiert werden - Link für Stellenanzeigen generieren:
Ist diese Option ausgewählt, so kann ein Link für Stellenanzeigen in diesem Status generiert werden - Zuständigen Nutzer einblenden:
Ist diese Option ausgewählt, so kann ein zuständiger Nutzer zugewiesen werden
In jedem Status finden Sie unten rechts einen „+“-Button, über welchen Sie sofort zur Erstellungsoberfläche einer neuen Stellenanzeige gelangen.
Beispiel
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen ganz speziellen Stellenfreigabeprozess, so können Sie diesen mit den benutzerdefinierten Status in onboard abbilden und über die Rollenberechtigungen Entscheider und Verwaltungspersonal einbeziehen.
Hier ein Praxisbeispiel, wie Ihr Stellenfreigabeprozess aussehen könnte:
Bestimmte Nutzer (z.B. Abteilungsleiter) bringen ihren Stellenbedarf ein und sind berechtigt, Jobausschreibungen im Status „Antrag gestellt (Entwurf)“ auszuarbeiten und die Stelle anschließend in den Status „HR: prüfen“ zu verschieben. Mithilfe der Kommentarfunktion und/oder der Zuweisung zuständiger Nutzer kann im Prozess die verantwortliche Person zur Überprüfung und Absegnung des Antrags benachrichtigt werden.
Im Status „HR: prüfen“ kontrollieren die HR-Verantwortlichen die Ausschreibung und bestätigen diese mit Verschiebung der Stelle in den Status „HR: freigegeben“. Dieser Status könnte für nicht berechtigte Nutzer ausgeblendet werden. Bei Beanstandungen kann die Stelle zurück zum Status „Antrag gestellt“ verschoben und vom Abteilungsleiter überarbeitet werden.
Die vom HR freigegebenen Stellen gelangen zur Prüfung in den Status „Rektor: prüfen“. Auf diesen Status haben nur die Admins und der Rektor Lese- und Verwaltungsrechte. Bei Freigabe wird die Stelle vom Rektor zum Status „Bereit zur Veröffentlicht“ verschoben, wo sich das HR um die Veröffentlichung der Stelle bei den gewünschten Kanälen kümmert. Die Planung der Veröffentlichung und Archivierung ist zeitlich möglich.
Wird die Jobausschreibung nicht freigegeben, landet diese im Status „Neuausschreibung“ und fließt anschließend nach Bearbeitung wieder in den Prozess ein.
Die Option zum Planen von Veröffentlichungen können Sie je Status der Stellenanzeigen über die Felder „Angaben zur Veröffentlichung und Laufzeit“ aktivieren oder deaktivieren.
Erstellung einer Stellenanzeige
Hier finden Sie umfangreiche Guides zu neuen Stellenanzeigen:
Allgemeine Erstellung
Gestaltungstipps
Entwürfe verwalten
Wenn Sie Ihre Stellenanzeige vor Veröffentlichung als Entwurf speichern, gibt Ihnen dies die Gelegenheit, diese noch einmal zu überprüfen.
Verwaltungsoptionen
- Vorschau anzeigen:
Betrachten Sie Ihre Stellenanzeige aus der Sicht Ihrer zukünftigen Bewerber*innen. Sie können so auch das Bewerbungsformular überprüfen - Veröffentlichen:
Sie gelangen weiter zum Multiposting und können über den Channel Manager die Portale auswählen, auf welchen Ihre Stellenanzeige erscheinen soll - Bearbeiten:
Sie gelangen zurück zur Erstellungsoberfläche und können Korrekturen durchführen - Duplizieren:
Erstellen Sie eine exakte Kopie der Stellenanzeige. Duplikate landen immer im Status „Entwürfe“ - Archivieren:
Die Stellenanzeige wird ins Archiv verschoben
Menüpunkte
- Bewerbungsformular:
Über diesen Menüpunkt können Sie das Bewerbungsformular speziell für diese Stellenanzeige bearbeiten. Damit überschreiben Sie das Standardformular.
Diese Funktion kann praktisch sein, wenn für eine bestimmte Qualifikation bestimmte Fähigkeiten oder Zertifikate erforderlich sind.
VORSICHT:
Wenn Sie das allgemeine Bewerbungsformular überschreiben, werden Änderungen an diesem nicht mehr auf das Formular dieser Stellenanzeige übertragen. Dies kann beim Duplizieren einer solchen Stellenanzeige eventuell zu Verwirrung führen. Wenn Sie einen „Zurücksetzen“ Button beim Bewerbungsformular sehen, wurde dieses bearbeitet. - Zugriffsrechte:
Sie können Kommissionen für die Bewertung der Bewerber*innen einer Stellenanzeige erstellen:
https://support.onboard.org/hc/zugriffsrechte-auf-bewerberinnen-ueber-stellenanzeigen/
Vorlagen
Sie können die Entwürfe auch als „Vorlagen“ verwenden, indem Sie die hinterlegten Stellenanzeige immer duplizieren und die Kopie veröffentlichen.
Dabei empfehlen wir das Feld „Referenznummer“ bei der Erstellung einer Stellenanzeige zu verwenden und dort „Vorlage“ hineinzuschreiben.
Damit werden die „Vorlagen“ entsprechend in der Liste gekennzeichnet:
Veröffentlichte Stellenanzeigen
Im Status „Veröffentlicht“ finden Sie alle Stellenanzeige, welche Sie über das Multiposting bei verschiedenen Portalen veröffentlicht haben.
Verwaltungsoptionen
- Vorschau anzeigen:
Betrachten Sie Ihre Stellenanzeige aus der Sicht Ihrer zukünftigen Bewerber*innen. Sie können so auch das Bewerbungsformular überprüfen - Link zur Stelle generieren:
Gibt Ihnen die Möglichkeit auf Plattformen zu posten, welche keine traditionellen Jobportale sind. Dadurch können Sie dennoch die Bewerber zum Bewerbungsformular von onboard verweisen:
https://support.onboard.org/hc/link-zur-stellenanzeige-generieren/ - PDF generieren:
Erstellen Sie eine Print-Version Ihrer Stellenanzeige:
https://support.onboard.org/hc/pdf-einer-stellenanzeige-generieren/ - Bearbeiten:
Sie gelangen zurück zur Erstellungsoberfläche und können Korrekturen durchführen - Als Entwurf speichern:
Setzen Sie die Stellenanzeige wieder auf den Status „Entwürfe“ - Duplizieren:
Erstellen Sie eine exakte Kopie der Stellenanzeige. Duplikate landen immer im Status „Entwürfe“ - Archivieren:
Die Stellenanzeige wird ins Archiv verschoben
Menüpunkte
- Bewerbungen:
Hier sehen Sie eine Ansicht aller für diese Stellenanzeige eingetroffenen Bewerbungen. - Kanäle:
Über den Channel-Manager können Sie auch im Nachhinein Kanäle aktivieren oder deaktivieren. - Statistik:
Diesem Menüpunkt entnehmen Sie eine Statistik explizit für diese Stellenanzeige. Dabei finden Sie Informationen zu Stellenaufrufen, Bewerbungen und den Kanälen. - Bewerbungsformular:
Über diesen Menüpunkt können Sie das Bewerbungsformular speziell für diese Stellenanzeige bearbeiten. Damit überschreiben Sie das Standardformular.
Diese Funktion kann praktisch sein, wenn für eine bestimmte Qualifikation bestimmte Fähigkeiten oder Zertifikate erforderlich sind.
VORSICHT:
Wenn Sie das allgemeine Bewerbungsformular überschreiben, werden Änderungen an diesem nicht mehr auf das Formular dieser Stellenanzeige übertragen. Dies kann beim Duplizieren einer solchen Stellenanzeige eventuell zu Verwirrung führen. Wenn Sie einen „Zurücksetzen“ Button beim Bewerbungsformular sehen, wurde dieses Bearbeitet. - Zugriffsrechte:
Sie können Kommissionen für die Bewertung der Bewerber*innen einer Stellenanzeige erstellen:
https://support.onboard.org/hc/zugriffsrechte-auf-bewerberinnen-ueber-stellenanzeigen/
Kommentare bei Stellenanzeigen
Um Verwaltungs- und Freigabeprozesse noch einfacher zu handhaben können Sie die Kommentarfunktion bei Stellenanzeigen nutzen, um so einen internen Diskurs zur Stellenanzeige zu erfassen.
Die Kommentarfunktion finden Sie bei Stellenanzeigen in jedem Status.
Kommentare schreiben
Um ein Kommentar zu ergänzen gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie im Seitenmenü links unter „Recruiting“ auf einen beliebigen Status und anschließend auf die gewünschte Stellenanzeige
- Direkt in der Übersicht dieser finden Sie unterhalb des Bildes die Kommentarfunktion
- Um ein Kommentar zu schreiben klicken Sie entweder auf den Butten „Kommentar verfassen“ oder auf den Kommentar-Icon-Button unten rechts
- Das Pop-Up „Kommentar verfassen“ öffnet sich
- Geben Sie hier den Kommentartext ein
- Optional können Sie auch einen anderen Nutzer im Kommentar erwähnen.
- Klicken Sie auf Speichern
Erwähnte Nutzer bekommen eine E-Mail Benachrichtigung zugesendet.
Archiv
Das Archiv können Sie als Bibliothek verwenden und von dort aus wieder benötigte Stellenanzeigen duplizieren, wenn dieselbe Position wieder gesucht wird.
Mit dem Archivieren von Stellenanzeigen werden diese von den Portalen, auf welchen sie veröffentlicht wurden, heruntergenommen. Archivierte Stellenanzeigen stehen Ihnen dennoch zur Zuweisung von Bewerbern zur Auswahl.
Aus dem Archiv heraus können Stellenanzeigen endgültig gelöscht werden, damit sind sie nicht mehr im System vorhanden.
Häufige Fragen
Warum soll ich die Stellenanzeige aus dem Archiv duplizieren anstatt sie erneut zu veröffentlichen?
Wenn Sie eine alte, archivierte Stellenanzeige erneut veröffentlichen behalten Sie die vorhandene Statistik. Dies könnte eventuell zu Verwirrung führen, weil die neue Stelle dann sofort eine bestimmte Anzahl von Bewerbern hat.
Wenn Sie diese hingegen duplizieren und das Duplikat veröffentlichen starten Sie mit einer neuen leeren Statistik.