Workflows

Inhalt

Mit dem Add-On Workflows können Sie personalisierte Automatismen definieren, um die Prozesse in Ihrem Talent Management Modul zu erleichtern.

Add-On

Standardmäßig können Sie eine begrenzte Anzahl von Workflows verwenden, ohne das Add-On zu aktivieren. So können Sie Geburtstags-Erinnerungen, Jubiläen, das Erstellen von Checklisten o.Ä. ohne Add-On verwenden. Diese Workflows sind für Sie bereits vordefiniert und können verändert werden.

Sollten Sie weitere Workflows verwenden wollen, um umfangreichere automatische Prozesse zu definieren, aktivieren Sie das Add-On unter „Mein onboard“ –> „Marketplace“.

Nach Freischaltung können Sie weitere Workflows erstellen. Nachfolgend finden Sie einige Praxis-Beispiele.

Die Erstellung der Workflows ist unter „Einstellungen“ –> „Talent Management“ –> „Workflows“ möglich.

Bereits aktive Workflows

Als Standard-Einstellung aktiv sind folgende Workflows:

Geburtstagserinnerung

Über diesen Workflow wird automatisch eine Erinnerung für Geburtstage erstellt.
Die Erinnerung wird ein Jahr im Vorhinein erstellt, und ist standardmäßig am Geburtstag von aktuell angestellten Mitarbeiter*innen fällig. Es wird eine automatische Benachrichtigung an berechtigte Nutzer gesendet.

Einstellungsmöglichkeiten Beispiele:

Sie können den Ausführungszeitraum ändern, und so die Erinnerung z.B. erst drei Monate vor dem Geburtstag erstellen lassen.
Sie können die Geburtstagserinnerungen für Mitarbeiter*innen aus einem bestimmten Status erstellen lassen, z.B. Status „Aktiv“, unabhängig vom Anstellungsverhältnis.
Sie können die Fälligkeit der Erinnerung einige Tage vor dem Geburtstag setzen, um sich auf diesen vorbereiten zu können.

Erinnerungen für Jubiläen

Über diesen Workflow wird automatisch eine Erinnerung für die Jubiläen Ihrer Mitarbeiter*innen erstellt. Die Erinnerung wird ein Jahr im Vorhinein erstellt, und ist standardmäßig am Tag des Jubiläums von aktuell angestellten Mitarbeiter*innen fällig. Es wird eine automatische Benachrichtigung an berechtigte Nutzer gesendet.

Einstellungsmöglichkeiten Beispiele:

Sie können den Ausführungszeitraum ändern, und so die Erinnerung z.B. erst drei Monate vor dem Jubiläum erstellen lassen.
Sie können die Erinnerungen für Mitarbeiter*innen nach Standort und/oder Abteilung einschränken, falls es unterschiedliche Zeiträume für Ihre Abteilungen gibt.
So kann die Abteilung A jedes Jahr ein Jubiläum bekommen, während die Abteilung B alle drei Jahre feiert.
Sie können die Fälligkeit der Erinnerung einige Tage vor dem Jubiläum setzen, um sich auf dieses vorbereiten zu können.

Automatisches Erstellen von Checklisten

Über diesen Workflow wird automatisch die Checkliste „Onboarding“ bei dem Erstellen einer neuen Mitarbeiterakte erstellt.

Einstellungsmöglichkeiten Beispiele:

Sie können den Ausführungszeitraum ändern, und so die Checkliste z.B. einen Tag nach dem Erstellen der Akte erstellen lassen.
Sie können die Checklisten für Mitarbeiter*innen nach Standort und/oder Abteilung einschränken, und so für Mitarbeiter*innen aus der Abteilung A eine bestimmte Checkliste erstellen lassen, während Sie über einen weiteren Workflow für Mitarbeiter*innen aus der Abteilung B eine andere Checkliste erstellen lassen.
Sie können eine andere Checkliste auswählen.

Vorgefertigte Beispiele

Sie finden unter „Workflows“ in den Talent Management Einstellungen einige inaktive Workflows, die Sie nach Bedarf bearbeiten und aktivieren können:

Status Wechsel: Archiviert
Dieser Workflow ermöglicht es, Mitarbeiterakten bei Ablaufen des Anstellungsverhältnisses automatisch in den Status „Archiviert“ zu schieben
Nachricht am Geburtstag verschicken
Über diesen Workflow erhalten Ihre Mitarbeiter*innen automatisch eine Geburtstags-Nachricht per E-Mail / über den Messenger.
Bei Aktivieren dieses Workflows sollten Sie die Messenger-Vorlage überprüfen und ggf. eine passende erstellen.
Nutzer deaktivieren, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlässt
Sofern Sie den Basis-Zugriff verwenden, um Ihren Mitarbeiter*innen Zugriff auf bestimmte Bereiche der eigenen Akte zu geben, können Sie diesen Zugriff automatisch schließen. Auch der Zeitraum hierfür kann definiert werden.
Datenabfrageformular beim Erstellen von Mitarbeiter*innen verschicken
Dieser Workflow versendet beim Erstellen der Mitarbeiterakte das Datenabfrageformular für das Aufnehmen der Stammdaten automatisch. Sie können den Workflow verfeinern, indem Sie einen späteren Zeitpunkt zum Versand einstellen. Auch hier sollten Sie die Messenger-Vorlage überprüfen.