Einmal definiert und mehrfach profitiert: Automatisieren Sie sich das Erstellen von bestimmten Checklisten in Ihren Mitarbeiterakten.
Die Vorzüge einer Checkliste genießen Sie ab dem Moment, wo sie erstellt wurde. Automatisieren Sie das Erstellen von Checklisten zum richtigen Zeitpunkt und stellen Sie so sicher, dass alle Erinnerungen und Einstellungen der Checkliste rechtzeitig greifen.
Workflows für Checklisten erstellen
Die Definition der Workflows ist unter den Einstellungen -> Talent Management Modul -> Workflows angesiedelt.
Und so geht’s:
- Klicken Sie rechts unten auf den „+“-Button
- Es öffnet sich das Pop-Up „Eintrag hinzufügen“
- Wählen Sie ein beliebiges Symbol, einen passenden Namen und eine Beschreibung Ihres Workflows
- Wählen Sie nun, beim Eintreten welches Ereignisses eine Checkliste erstellt werden soll.
- Nachdem Sie den passenden Auslöser gewählt haben, können Sie unter „Aktionen“ wählen, welche Checklisten-Vorlage erstellt werden soll.
Auslöser
Die Auslöser legen fest, bei welchem Ereignis die Checkliste erstellt werden soll. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen (z.B. beim Erstellen einer neuen Mitarbeiterakte, bei einem Statuswechsel oder beim Beginn eines Anstellungsverhältnisses) sowie den Zeitpunkt des Eintretens (sofort oder nach einem bestimmten Zeitplan). Diese Angaben können Sie auch einschränken und sie beispielsweise lediglich für konkrete Standorte, Abteilungen oder Mitarbeiter-Status einrichten.
Hier ein paar Beispiele für Auslöser Ihrer Workflows:
- sofort bei Erstellung der Mitarbeiterakte
- 1 Monat vor dem 1. Arbeitstag im Unternehmen
- 2 Wochen vor dem Beginn des nächsten Anstellungsverhältnisses
- Beim Statuswechsel einer Mitarbeiterakte
Aktionen
Nachdem Sie die Auslöser festgelegt haben, definieren Sie nun die Aktion, die ausgeführt werden soll. Wählen Sie unter „Bereich“ die Option „Checkliste“. Als Option finden Sie „Soll eine Checkliste erstellt werden.“ Nun können Sie noch die richtige Checklisten-Vorlage auswählen und damit Ihren Workflow speichern.
Beispiele für Checklisten-Workflows
Onboarding Checkliste erstellen
- Workflow
Beim Erstellen einer Mitarbeiterakte soll automatisch die Onboarding Checkliste erstellt werden. - Workflow
Als Folge-Workflow wäre hierzu das Versenden des Datenabfrageformulars denkbar. Diesen Workflow finden Sie als vorgefertigtes Beispiel in Ihren Einstellungen und können ihn dort nach Bedarf bearbeiten und aktivieren.
Workflows können auch kombiniert werden. So kann z.B. zusätzlich eine Willkommensnachricht mit allen Informationen zum Unternehmen an den neuen Mitarbeiter gesendet werden. Die Einrichtung dieses Workflows finden Sie hier.
Checkliste „Mutterschaft“ erstellen
- Workflow
Bei Verschieben einer Mitarbeiterakte in einen bestimmten Status (z.B. Mutterschaft) wird automatisch die richtige Checkliste erstellt. - Workflow
Auch hier könnte als Folge-Workflow eine bestimmte Nachrichtenvorlage eingerichtet werden, damit die Mitarbeiterin alle benötigten Informationen zeitnah erhält.
Häufige Fragen
Ich habe eine ganze Reihe verschiedener Workflows eingerichtet. Spielt die Reihenfolge dabei eine Rolle?
Der Zeitpunkt des Eintretens eines Workflows wird über den Ausführungspunkt gesteuert. Bei Workflows mit gleichem Zeitpunkt und gleichen Bereichen/Optionen ist die Reihenfolge von Bedeutung. Höhergereihte Workflows werden zuerst ausgeführt.