Zuweisung von Zuständigkeiten

onboard ermöglicht die Zuteilung von Hauptverantwortlichen für Stellenanzeigen und Bewerbungen mit Filtermöglichkeiten.

Möchten Sie für die Ausschreibung und Verwaltung von Stellenanzeigen oder die Bearbeitung von Bewerbungen eine*n bestimmte*n Mitarbeiter*in beauftragen, können Sie den Mitarbeiter*in als zuständigen Nutzer ernennen. Dies ermöglicht in onboard eine übersichtliche Filterung nach Zuständigkeiten.

Diese Funktion kann auf Anfrage für Sie aktiviert werden. Wenden Sie sich hierfür an Ihren Ansprechpartner bei onboard.

Zuständige Nutzer zuweisen

Die Zuweisung von Zuständigkeiten kann sowohl bei Stellenanzeigen als bei einzelnen Bewerbungen erfolgen.

Stellenanzeigen

Es ist möglich, die Stellenanzeigen im Status Entwürfe, Veröffentlicht und Archiv einer/m verantwortlichen Mitarbeiter/in zuzuteilen.

Und so geht’s:

1. Öffnen Sie unter „Stellenanzeigen“ die gewünschte Stelle
2. Sie befinden Sich nun im Reiter „Übersicht“
3. Wählen Sie in der Verwaltungsbox rechts den Punkt „Zuständiger Nutzer zuweisen“
4. Es öffnet sich das Pop-Up „Zuständiger Nutzer“.
5. Fügen Sie hier den Nutzer ein
6. Mit Aktivierung der Checkbox „Benachrichtigungs-E-Mail an Nutzer senden“ können Sie den Nutzer über die Zuweisung informieren
7. Der zugeteilte Nutzer ist in der Übersicht der Stellenanzeige unterhalb des Jobtitels ersichtlich

Der einer Stellenanzeige zugewiesene Nutzer wird für alle Bewerbungen, die für diese Stelle eintreffen, sowie für die Bewerberkommunikation im Messenger als verantwortlicher Nutzer mitgeführt. Die Zuteilung kann abgeändert werden.

Bewerbungen

Für die Verwaltung der Bewerber und die Kommunikation können Sie ebenfalls Zuständigkeiten verteilten.

Und so geht’s:

1. Öffnen Sie unter „Bewerbungen“ die gewünschte Akte
2. Sie befinden sich nun im Reiter „Übersicht“
3. Wählen Sie in der Verwaltungsbox rechts den Punkt „Zuständiger Nutzer zuweisen“
4. Es öffnet sich das Pop-Up „Zuständiger Nutzer“.
5. Fügen Sie hier den Nutzer ein
6. Mit Aktivierung der Checkbox „Benachrichtigungs-E-Mail an Nutzer senden“ können Sie den Nutzer über die Zuweisung informieren
7. Der zugeteilte Nutzer ist in der Übersicht der Bewerbung ersichtlich

Bei der Zuweisung stehen alle registrierten Nutzer zur Auswahl.

Messenger

Sollten die Chatverläufe im Messenger nicht bereits zuvor durch die Zuweisung eines Nutzers bei den Stellenanzeigen oder Bewerbungen zugeteilt worden sein, können Sie dies direkt im Messenger durchführen.

Und so geht’s:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Menüpunkt „Messenger“
2. Suchen Sie mithilfe der Suchfunktion oder der Filtermöglichkeiten den gewünschten Chatverlauf des Bewerbers
3. Klicken Sie auf den Eintrag in der Liste; somit öffnet sich rechts der Kommunikationsverlauf
4. Klicken Sie auf die drei Aktionspunkte im rechten oberen Eck und wählen Sie „Zuständigen Nutzer zuweisen“
5. Es öffnet sich das Pop-Up „Zuständiger Nutzer“.
6. Fügen Sie hier den Nutzer ein
7. Mit Aktivierung der Checkbox „Benachrichtigungs-E-Mail an Nutzer senden“ können Sie den Nutzer über die Zuweisung informieren
8. Der zugeteilte Nutzer ist in der Übersicht der Bewerberakte ersichtlich

Die Zuweisung kann auch in der Bewerberakte im Reiter „Messenger“ wie oben beschrieben erfolgen.

Filterung nach zuständigen Nutzern

Filter bei Stellenanzeigen und Bewerbungen:

Die zugeteilten Nutzer können sowohl bei den Stellenanzeigen wie bei den Bewerbungen über einen Filter in der Listenansicht ermittelt werden. Dabei ist es möglich, die zugewiesen Einträge für einen oder mehrere Nutzer gleichzeitig anzuzeigen.

Filter beim Messenger:

Mithilfe des Filters „Zuständiger Nutzer“ ist es möglich, nur Chats für zugewiesene Nutzer darzustellen. Der Filter ist mit Klick auf das Symbol der drei Balken in der Symbolleiste zu finden.

Häufige Fragen

Weshalb sehe ich die Funktion für die Zuweisung von Nutzern nicht?

Diese Funktion ist nicht als Standard-Einstellung in onboard verfügbar, Sie können sie jedoch auf Anfrage aktivieren lassen. Wenden Sie sich hierfür an Ihren Ansprechpartner bei onboard.

Kann man mehrere Zuständige definieren?

Nein. Um die Zuständigkeiten zur Verwaltung der Stellenanzeigen und Bewerbungen klar aufzuteilen und zu strukturieren, erfolgt die Zuteilung an den ernannten hauptverantwortlichen Nutzer.