Shifts (turni di lavoro): impostazioni

Con l’Add-On Shifts, è possibile gestire orari, team e template di turni precisi a onboard. In questo articolo scoprirete quali impostazioni di base potete effettuare per i vostri turni di lavoro.

Il modulo aggiuntivo “Shifts” deve essere acquistato separatamente. Se siete interessati al modulo, contattate [email protected].

Prima di impostare i turni di lavoro, vale la pena di effettuare alcune pre-impostazioni per predefinire i template di turno, gli orari e/o i team. In questo modo avrete tutti gli strumenti necessari per creare i turni di lavoro in modo semplice e veloce.

Impostazioni

Le condizioni di base per la gestione dei turni sono definite nelle impostazioni. Le impostazioni si trovano in “Impostazioni” –> “Talent Management” –> “Shifts”.

Impostazioni di base per gli orari

È possibile effettuare le seguenti impostazioni:

• Inserire gli orari di servizio nell’orario:
  Se questa opzione è attivata, è possibile inserire gli orari dei dipendenti in base agli orari esatti dei turni. Se l’opzione è disattivata, nell’orario vengono inseriti solo i giorni lavorativi.
  Per entrambe le opzioni, viene specificato/calcolato il numero di ore che serve come base per le analisi.
  Né il numero di ore né gli orari dei turni limitano la creazione dei turni di lavoro.
  
• Mostrare l’opzione “Crea automaticamente i turni in base all’orario” nel rapporto di lavoro
  Questa opzione consente di creare automaticamente il turno col nome “Turno” in base all’orario esatto. L’orario con gli orari esatti dei turni nel file del dipendente è un prerequisito per la creazione. Questa impostazione è utile se i vostri dipendenti lavorano generalmente secondo orari fissi; il turno “Turno” viene creato automaticamente per loro.
• Blocca la modifica dei turni per i periodi passati
  I turni passati non possono più essere modificati. Con questa impostazione, non è più possibile modificare le assegnazioni dei turni del passato e non è possibile assegnare turni nel passato.

Visualizzazione della gestione dei turni di lavoro

È possibile specificare quali informazioni del file del dipendente vengono visualizzate nel turno di lavoro. Nel lavoro quotidiano può essere utile visualizzare le informazioni sul rapporto di lavoro o il numero di telefono del dipendente, in modo da tenerne conto nel turno di lavoro.

È possibile effettuare le seguenti impostazioni:

• Mostra immagini profilo
  È possibile mostrare o nascondere le immagini del profilo dei dipendenti
• Visualizzazione informazioni aggiuntive
  È possibile visualizzare fino a tre campi aggiuntivi dal file dei dipendenti sotto i nomi degli stessi.

Team

I dipendenti possono essere uniti per poi poter assegnarli in forma di teams nel turno di lavoro. onboard consente di creare automaticamente i team in base alla sede e al reparto, oppure di ampliarli individualmente e/o di formare qualsiasi team.

Ecco come funziona:

1. Cliccare su “Team” sotto la voce di menu “Shifts” nel menu principale.
2. Cliccate sul pulsante “+” in basso a destra e scegliete tra le opzioni
   • Crea automaticamente i team
     onboard suggerisce i team in base alla combinazione di sede e dipartimento e visualizza il numero di dipendenti in questi team. Facendo clic su “Salva”, questi team vengono creati automaticamente e, se necessario, possono essere ampliati manualmente.
   • Crea un team
     Nel pop-up “Crea un team”, selezionare il nome desiderato del team e la sede e il dipartimento del team. Questa impostazione non limita i membri del team (che possono provenire da qualsiasi reparto), ma piuttosto la visibilità per gli Admin in base al loro ruolo. Fare clic su “Salva” per passare alla panoramica dei dipendenti e creare un team personalizzato.

Espandere i team esistenti
Naturalmente, è possibile aggiungere nuovi membri a un team esistente in qualsiasi momento. A tale scopo, fare clic sul team e selezionare la funzione “modifica” tramite i tre punti di azione. Il link “gestire membri” conduce alla selezione dei membri del team. Questa azione può essere eseguita anche direttamente nel turno di lavoro, purché si disponga dell’autorizzazione a farlo.

Workflows

Ottimizzate la gestione dei vostri team con l’Add-On workflows.

È possibile automatizzarli tramite i workflows:

1. Mantenere i team sincronizzati:
   Create un workflow che assegni automaticamente i dipendenti ai team giusti.
   Trigger:
   Area: File dei dipendenti –> Opzione: Quando si modifica un campo nel file dei dipendenti
   Azione:
   Area: Shifts (gestione dei turni di servizio) –> Opzione: Sincronizzare i team con la sede e il dipartimento
   
   Il file del dipendente viene rimosso da tutti i team che non appartengono alla sede e al reparto del team e quindi aggiunto al team corretto. Se non esiste alcun team per la sede e il reparto in questione, viene creato un nuovo team.
   
   Dipendenti che devono essere considerati in più di un team (ad es. “servizio” e “reception”) devono essere aggiunti manualmente perché non corrispondono alla sede/reparto del team.
   
2. Rimuovere i dipendenti dai team:
   Creare un flusso di lavoro che rimuova automaticamente i dipendenti dai team al termine del loro rapporto di lavoro.
   Trigger:
   Area: File dei dipendenti –> Opzione: Al termine del rapporto di lavoro in corso
   Tempo di esecuzione successivo, se necessario (p.e. dopo 1 giorno)
   Azione:
   Area: Shifts –> Opzione: il file del dipendente deve essere rimosso da tutti i team
   
   I dipendenti vengono automaticamente rimossi al termine del loro contratto di lavoro.

Template di turni

Che si tratti di turni mattutini, turni per “tuttofare”, turni notturni o turni completamente personalizzati, è possibile impostare in onboard un’ampia gamma di modelli di turni, da utilizzare per la creazione dei turni di lavoro.

Ecco come funziona:

1. Cliccare su “Template di turni” sotto la voce “Shifts” del menu principale.
2. Fare clic sul pulsante “+” in basso a destra per creare un nuovo template di turno.
3. Si apre il pop-up “Crea nuovo template”.
4. Assegnare un nome al turno (se necessario con un’abbreviazione) e selezionare un colore per la visualizzazione nel calendario del turno di lavoro.
5. Selezionare gli orari del turno con o senza pause.

Esempio:
“Tuttofare” per il pranzo (dalle ore 10 alle 12) e il turno serale (dalle ore 18 alle 21) per il reparto “Service”.

Visibilità:
Nell’area “Visibilità” è possibile limitare i gruppi di lavoro e team per i quali questo template di turno è disponibile per la selezione. Questa impostazione aiuta voi e i vostri responsabili di reparto a vedere solo le opzioni pertinenti durante l’amministrazione.
È anche possibile limitare la visibilità per periodo di tempo, se alcuni template sono disponibili solo in una certa fase stagionale.

I template di turno “Giorno libero” e “Equalizzazione del tempo” sono template standard per la creazione di turni di lavoro e analisi.
I giorni liberi vengono visualizzati automaticamente in base all’orario, ma possono essere spostati, creati e rimossi.
L’equalizzazione del tempo viene utilizzato per ridurre le ore extra e influisce sul calcolo di conseguenza.

Orari

È possibile definire gli orari per ciascun dipendente. È possibile impostare

• un orario di lavoro fisso
  p.e., il dipendente lavora regolarmente dal lunedì al venerdì dalle ore 8 alle 12 e dalle 13.30 alle 17.
• un orario con orari di lavoro individuali
  p.e., il dipendente lavora tutto il giorno il lunedì e il mercoledì, solo il pomeriggio il martedì e solo la mattina il venerdì.

Questa impostazione di base viene effettuata in precedenza nelle impostazioni.

Per facilitare la creazione dei turni di lavoro, è possibile specificare che gli orari impostati dei dipendenti vengano creati automaticamente nel turno di lavoro.

Nel file del dipendente

Ecco come funziona:

1. Fare clic sulla scheda “Lavoro e stipendio” nel file dei dipendenti.
2. Aprire il rapporto di lavoro desiderato o creare un nuovo rapporto utilizzando il pulsante “+”.
3. Aggiungere i dettagli di questo dipendente nella sezione “Orario”.
4. Salvare la voce

Alla voce di menu “Shifts” – “Orari”

La panoramica mostra tutti i dipendenti attuali o futuri con o senza gli orari corrispondenti. Se un orario non è ancora disponibile, può essere inserito individualmente per ogni persona o copiato sulla base di un altro dipendente.

Ecco come funziona:

1. Cliccare su “Orari” sotto la voce di menu “Turni” nel menu principale.
2. Utilizzate le barre di ricerca o i filtri per trovare rapidamente le persone che cercate
   (il filtro “Dipendenti senza orario” può essere utile in questo caso)
3. Cliccare sui tre punti d’azione accanto ai collaboratori sulla destra
4. Selezionare l’opzione “Aggiungi un orario”.
5. Si apre il pop-up “Aggiungere elemento”.
6. Selezionare se si deve inserire un nuovo orario o se si deve copiare l’orario di un altro dipendente.
7. Fare clic su “Avanti” per aprire l’orario, che può essere personalizzato se necessario.
8. Salvare l’orario

È possibile creare nuovi orari anche utilizzando il pulsante “+” in basso a destra. Attivando la selezione multipla, è possibile creare orari per più dipendenti contemporaneamente.

Domande frequenti

Il mio dipendente lavora alla reception, ma occasionalmente aiuta anche nel servizio. Posso inserire questo dato nel calendario dei turni di lavoro?

Sì, una persona può essere assegnata a più squadre (team) in modo da essere inserita in turni diversi.

Come possono i miei dipendenti vedere i turni di lavoro?

Consentite loro di accedere ai turni di lavoro tramite l’accesso di base:
https://support.onboard.org/it/hc/consentire-laccesso-ai-dipendenti/
Il modo migliore per i vostri dipendenti è utilizzare l’app di onboard.