La funzione “Scambio turni” consente ai tuoi dipendenti di scambiare in modo rapido e semplice i turni assegnati con i membri del loro team.
In qualità di admin, sei tu a decidere come si svolge questo processo: potete stabilire se lo scambio di turni avvenga automaticamente o se sia necessaria l’approvazione del responsabile.
Gestire le richieste di scambio
Se nell’accesso di base è stato specificato che per lo scambio è necessaria l’approvazione del responsabile, dopo l’approvazione di entrambi i partner dello scambio, la richiesta viene inoltrata per l’autorizzazione.
Le richieste di scambio possono essere gestite sia dai responsabili che dagli utenti con i diritti appropriati.
Come gestire le richieste di scambio in qualità di responsabile:
- Riceverete una notifica via e-mail relativa alla richiesta di scambio.
- Cliccando sul link sarete reindirizzati alla sezione “Richieste”.
- Qui viene nuovamente visualizzato chi ha originariamente effettuato la richiesta di scambio e quali turni sono interessati.
- Tramite i tre punti di azione è possibile accettare o rifiutare la richiesta di scambio.
- I partner dello scambio saranno informati della vostra decisione tramite e-mail o direttamente in onboard nella voce di menu “Richieste di scambio” sotto la scheda “Attività”. Se lo scambio viene approvato, i turni vengono scambiati automaticamente.
Tramite il link contenuto nell’e-mail di notifica, i responsabili possono accedere alle richieste di scambio anche se, per impostazione predefinita, dispongono solo di un accesso di base.
Come gestire le richieste di scambio in qualità di utente con il ruolo appropriato:
- Se non siete registrati come responsabile, ma avete il diritto di gestire le richieste di scambio, vedrete la voce di menu “Richieste”.
- Quando arriva una nuova richiesta di scambio, sarete informati tramite questa voce di menu.
- Cliccando sulla voce di menu “Richieste” potrete vedere le richieste di scambio aperte.
- Tramite i tre punti di azione è possibile accettare o rifiutare la richiesta di scambio.
- I partner dello scambio saranno informati della vostra decisione tramite e-mail o direttamente in onboard nella voce di menu “Richieste di scambio” sotto la scheda “Attività”. Se lo scambio viene approvato, i turni vengono scambiati automaticamente.
Riceverete la richiesta solo dopo che entrambi i partner dello scambio avranno accettato lo scambio.
Domande frequenti
Chi può gestire le richieste di scambio?
Le richieste di scambio vengono inviate ai responsabili della persona che ha effettuato la richiesta e agli utenti che, in base al loro ruolo, sono autorizzati a gestire le richieste di scambio. È possibile modificare le autorizzazioni dei ruoli nelle impostazioni dei ruoli.
Per poter approvare le richieste, i responsabili devono essere registrati come tali. Questa impostazione può essere modificata nella sezione “Carriera” dei dipendenti. Fare clic sul dipendente desiderato e selezionare la scheda “Lavoro e stipendio”. Qui è possibile modificare i rapporti di lavoro o crearne di nuovi e inserire il dipendente corrispondente nel campo “responsabile”.