Consentire l’accesso ai dipendenti

Impostare un ruolo di base per l’accesso di dipendenti ad onboard.

Funzionalità

Se si desidera che i dipendenti abbiano accesso ad onboard, è possibile definire un ruolo di base che si applica a tutti i dipendenti quando ottengono un utente.

Questa funzione può essere utilizzata se si desidera che i collaboratori abbiano accesso al proprio file (diritto di lettura) o alle presenze.

Definire l’accesso

1. Cliccare su “gestione utenti” –> “ruoli” –> “accesso dei dipendenti”
2. Attivare il campo “abilita accesso dei dipendenti”
3. Ora è possibile definire impostazioni separate per le presenze e per il proprio file di dipendenti
   
4. Il mio Messenger:
   Definire se i dipendenti possono usare il messenger per comunicare internamente
5. Time & Shifts (piani di servizio)
   1. Visualizza i miei turni:
      I dipendenti possono visualizzare i propri orari di lavoro assegnati.
   2. Visualizza turni del team:
      I dipendenti possono visualizzare i propri orari di lavoro assegnati e anche quelli dei colleghi dello stesso team, della stessa sede, dello stesso reparto o di tutti i team.
   3. I dipendenti possono scambiare i turni:
      Definire se i dipendenti possono scambiare i turni con i membri del proprio team.
   4. Gli scambi devono essere autorizzati dal responsabile:
      Le richieste di scambio devono essere approvate dal responsabile dopo la conferma di entrambe le parti coinvolte nello scambio.
   5. I dipendenti possono registrare l’orario di lavoro con il marcatempo:
      Definisci se i dipendenti possono visualizzare la scheda “Miei timbri” tramite l’accesso di base e se possono timbrare l’ingresso e l’uscita.
   6. I dipendenti possono modificare l’orario di lavoro:
      I dipendenti possono modificare successivamente i propri orari timbrati.
6. Presenze:
   
   1. visualizza presenze:
      Impostare quali dipendenti vengono visualizzati nel calendario delle presenze
      solo le proprie: il dipendente vede solo le proprie presenze/assenze
      solo dipendenti con la stessa sede: il dipendente vede solo le voci dei colleghi della propria sede
      Solo dipendenti con lo stesso dipartimento: il dipendente vede solo le presenze dei colleghi del proprio reparto
      Solo dipendenti con la stessa sede e dipartimento: il dipendente vede solo le voci dei suoi colleghi del proprio dipartimento e della propria sede (consigliato)
   2. Inviare una richiesta (ad es. di vacanza):
      Consente ai dipendenti di inserire presenze/assenze nel calendario, che vengono inviate come richieste agli admin o ai superiori.
   3. I superiori possono confermare o rifiutare le richieste:
      I collaboratori memorizzati come “superiore” nel tab “lavoro e stipendio” – “carriera” possono elaborare le richieste dei dipendenti a loro assegnati.
7. Il proprio fascicolo di dipendente:
   
   1. Visualizza le sue informazioni generali (indice):
      Le informazioni di base della prima pagina del fascicolo dei dipendente sono leggibili
   2. Visualizza dettagli:
      Il secondo tab del fascicolo di dipendente è visibile, si possono visualizzare anche solo alcune categorie
   3. Visualizza i rapporti di lavoro:
      La sezione “carriera” al tab “Lavoro e stipendio” è leggibile
   4. Visualizza stipendi:
      La sezione “stipendi accordati” al tab “Lavoro e stipendio” è leggibile
   5. Visualizza documenti:
      Il tab “documenti” è leggibile; qui è possibile selezionare esattamente le cartelle visibili.
   6. Visualizza note:
      Le voci di note sono leggibili
   7. Visualizza schede performance
      I dipendenti possono visualizzare i propri schede performance. La visibilità può essere limitata in base allo stato della scheda.
   8. Invia schede performance
      Le schede performance possono essere compilati attivamente dai dipendenti. In questo modo è possibile distribuire l’elaborazione su più giorni e inviarla successivamente. Il superiore e gli utenti autorizzati riceveranno quindi una notifica via e-mail. L’autorizzazione può essere limitata in base allo stato del modulo.
      
      IMPORTANTE:
      Se questa opzione non è attiva, il superiore e gli utenti autorizzati ricevono automaticamente un’e-mail di notifica il giorno successivo alla compilazione da parte del dipendente.
   9. Commenta schede performance
      I dipendenti possono visualizzare i propri schede performance e commentare le voci inserite. La visibilità può essere limitata in base allo stato della scheda.
   10. Valuta schede performance
       I dipendenti possono visualizzare i propri schede performance e valutare le voci inserite. La visibilità può essere limitata in base allo stato della scheda.
   11. Modifica schede performance
       I dipendenti possono visualizzare i propri schede performance e modificare le voci inserite (nome, descrizione e ordine delle voci). È possibile limitare l’autorizzazione in base allo stato della scheda.
   12. Aggiungere schede performance (se la modifica è attiva)
       I dipendenti possono visualizzare i propri schede performance e aggiungere nuove voci. È possibile limitare l’autorizzazione in base allo stato della scheda.
   13. Elimina schede performance (se la modifica è attiva)
       I dipendenti possono visualizzare i propri schede performance e cancellare le voci. È possibile limitare l’autorizzazione in base allo stato della scheda.
   14. Quando tutti i punti desiderati sono stati attivati, fare clic su “salva”.

Aggiungere un utente

Per consentire ai dipendenti di accedere ad onboard, è necessario aggiungerli come utenti e invitarli.

Creare un nuovo utente

1. Cliccare su “utenti”
2. Fare clic sul pulsante “+” nell’angolo in basso a destra.
3. Selezionare “aggiungi utenti per un dipendenti”
4. Si apre un pop-up
5. È possibile aggiungere tutti i dipendenti attualmente assunti contemporaneamente, oppure selezionare i singoli dipendenti tramite la barra di ricerca.
6. È possibile invitare immediatamente i dipendenti tramite la casella di controllo “invia un’e-mail d’invito all’utente”, oppure depositarli temporaneamente come utenti se la casella di controllo non è attivata
7. Fare clic su “aggiungi/invita”
8. I dipendenti aggiunti si trovano nel tab “aggiunto” e possono essere invitati da qui in seguito
9. I dipendenti invitati si trovano nella scheda “invitato” e hanno ricevuto un’e-mail di invito per registrarsi

Collegare gli utenti al fascicolo dei dipendenti

È possibile che ci sia già un utente da assegnare ad un fascicolo:

1. Cliccare sull’utente desiderato nella sezione “utenti”
2. Nel campo a destra, fare clic su “collega a un dipendente”.
3. Nel pop-up che appare, cercate il fascicolo del dipendente corrispondente
4. Fare clic su “salva”

Domande frequenti

Posso collegare un mio utente a un file?

Sì, il proprio utente può essere collegato al proprio file di dipendente. Questo facilita la visualizzazione dei dati definiti e può servire anche come supporto per il controllo quando si imposta/modifica l’autorizzazione per la prima volta.