Importazione CU (CUD)

Importate la Certificazione Unica (CU) dei vostri dipendenti e inviatela direttamente tramite onboard.

Funzione

È possibile importare sia un PDF a più pagine che un file ZIP contenente tutte le CU dei dipendenti. onboard controlla alcuni campi del file e assegna la pagina/file appropriata al dipendente corrispondente, in modo che ogni dipendente riceva solo la propria CU. Inoltre, tiene conto dell’eventuale presenza di più pagine nel file per la stessa persona.

Dopo l’importazione, la CU viene memorizzato come file in una cartella corrispondente a ciascun dipendente.

È anche possibile inviare i file direttamente al personale tramite la funzione “Comunicazione”.

Importazione

1. Clicchi su “Import/Export” sotto “Talent Management” nel menu laterale
2. Ora è nella pagina di importazione
3. Fare clic sul pulsante “+” nell’angolo in basso a destra
4. Selezioni l’opzione “documenti”
5. Si apre il pop-up “Import”
6. Carichi il vostro file ZIP o il vostro PDF di più pagine
7. Fare clic su “Salva”
8. Il file è ora controllato e caricato
   TIPP: Se il file è molto grande può essere che ci vuole un po`per il caricamento, in questo caso si può tranquillamente uscire dalla pagina d’importazione e tornare un po` più tardi. Si vede il precentuale del file importato alla destra
9. Non appena il file è stato completato, appare un’icona grigia
10. Fare clic sulla voce creata nell’elenco delle importazioni
11. Qui è possibile verificare se tutti i file sono stati creati correttamente
12. Fare clic su “importa”
13. Le CU vengono ora salvate nelle cartelle dei file dei dipendenti corrispondenti
14. Non appena l’importazione è stata completata, appare un’icona verde

L’importazione avviene sempre in due fasi:
1. Caricamento e controllo del file
2. L’importazione finale

Dopo il primo passo, si può controllare la voce di importazione creata; qui si può anche vedere se ci sono errori e in quale cartella sono memorizzate le CU.

Se si ricevono molti messaggi di errore o si hanno dubbi, contattare il nostro team di assistenza: support@onboard.org.

Inviare CU tramite comunicazione

Creare un template e-mail

È possibile inviare le CU anche senza modello, selezionando “template vuoto” e creando il messaggio direttamente al momento dell’invio, ma in questo caso è necessario tenere presente le traduzioni.

Si consiglia pertanto di creare un modello corrispondente prima dell’invio, che potrà essere utilizzato anche in futuro.

Qui troverà una guida alla creazione del suo modello di e-mail:
https://support.onboard.org/it/hc/comunicazione-template-per-email/

Inviare le CU tramite comunicazione

1. Eseguire l’importazione
2. Fare clic sui tre punti di azione accanto alla voce
3. Selezionare “invia file al collaboratore” (e-mail o sms)
4. Si verrà automaticamente reindirizzati al messaggio in “comunicazione”.
5. Qui è possibile selezionare il modello creato in precedenza o comporre il messaggio con il template “template vuoto”
   TIPP: Se si procede senza un template, non bisogna dimenticare di generare le traduzioni prima dell’invio, in modo da non inviare messaggi “vuoti”
6. Fare clic su “avanti”
7. Se necessario, controllare le e-mail (o sms) nella panoramica
8. Fare clic su “invia”
9. Confermare l’invio
10. Le e-mail con le CU vengono ora inviate ai dipendenti

Domande frequenti

Posso controllare i documenti prima di inviarli?

È possibile controllare i documenti in tre punti:
1. Prima dell’importazione: controllare l’elenco delle importazioni prima di fare clic su “Importa”
2. Dopo l’importazione: controllare i campioni aprendo i file dei dipendenti e visualizzando il documento alla voce “Documenti” del file
3. Prima dell’invio: se si inviano le CU via onboard, è possibile controllare i documenti nell’ultima fase (“Revisione”) prima dell’invio aprendo i singoli messaggi e cliccando sul link del documento