Offboarding: Dimissione di un dipendente dall’azienda

Come si può utilizzare la funzionalità di onboard per mantenere il processo di offboarding il più semplice possibile?

Funzioni

Regolamentare le partenze dei dipendenti in modo chiaro e conciso, dai promemoria per la fine dei contratti e la cessazione dall’ufficio paghe all’uso di liste di controllo e allo svolgimento di un colloquio di uscita, è possibile regolare tutti i processi a bordo.

Processo ottimale a bordo

Ecco come potrebbe essere il processo di offboarding:

1. Aprire la liste die controllo per l’offboarding
2. Controllare il rapporto di lavoro (aggiungere/aggiornare la data di fine del contratto)
3. Creare un promemoria per la finde del contratto
4. Inviare le referenze lavorative al dipendente tramite comunicazione
5. Conduzione del colloquio finale
6. Cessazione dall’ufficio paghe
7. Cambiare lo stato del file del dipendente: Archiviato
8. Eventualmente disattivare l’utente

Esistono vari flussi di lavoro che possono essere utilizzati per tutti questi punti.

Lista di controllo per l’offboarding

In onboard si trova già una lista di controllo generalizzata per l’offboarding, che può essere personalizzata in base alle Sue esigenze.

Come posso personalizzare o creare liste di controllo?

Suggerimenti per le liste di controllo per l’offboarding:

• Memorizzare le aree importanti come punti di controllo individuali, ad es:
  1. comunicazione scritta di dimissioni archiviata come documento in onboard
  2. data di fine rapporto aggiornata
  3. ricevimento dei beni aziendali
  4. invio delle referenze di lavoro
  5. esecuzione della cancellazione interna (flusso di lavoro opzionale: invio di e-mail)
  6. eliminazione della registrazione presso l’ufficio paghe
  7. cambio di stato: archiviato (flusso di lavoro opzionale: promemoria)
  8. accesso dell’utente disattivato (flusso di lavoro opzionale: promemoria)
• Lavorare con promemoria per i punti di controllo importanti
• Lavorare con le intestazioni nelle liste di controllo

Rapporto di lavoro (Carriera)

Sotto “Lavoro e stipendio” nel file del dipendente esso dovrebbe essere controllato ed eventualmente aggiornato.

Scadenza di un rapporto di lavoro a tempo determinato

Se il dipendente lascia l’azienda alla data di fine di un rapporto di lavoro a tempo determinato, non è necessario elaborare il rapporto di lavoro. Allo stesso modo, non è necessario cancellare la registrazione, poiché l’ufficio paghe ha già ricevuto la data di fine del rapporto di lavoro e la cessazione avviene automaticamente.

Uscita anticipata di un dipendente

Se un dipendente lascia l’azienda in anticipo, sia che si tratti di un contratto a tempo determinato che termina in anticipo, sia che si tratti di un contratto a tempo indeterminato che termina ora, è necessario elaborare il rapporto di lavoro in archivio.

Ecco come:

1. Clicchi su “Talent Management” –> “Tutti” nel menu laterale a sinistra e usi la barra di ricerca in alto a destra per trovare il dipendete desiderato
2. Clicchi sul file del dipendente
3. Clicchi su “Lavoro e stipendio” nella barra bianca
4. Qui è possibile consultare un elenco di rapporti di lavoro e accordi salariali
5. Clicchi sul rapporto di lavoro in corso
6. Seleziona “Modifica”
7. Cambiare ora il menu a tendina “Fine” da “Nessuna data di fine” a “Data” e inserire manualmente la nuova data di fine o utilizzare il calendario
8. Opzionale:
   Commento: nel campo “commento” è possibile aggiungere una nota sulla modifica
9. Opzionale:
   Promemoria: se la data di scadenza decisa è un po’ più lontana nel tempo, è possibile creare un promemoria per la fine del contratto nella parte inferiore di questo pop-up; fare clic sulla casella di controllo e selezionare quando si desidera ricevere il promemoria, inoltre selezionare le opzioni di notifica
10. Clicchi su “Salva

Cessazione dall’ufficio paghe

Se un dipendente lascia l’azienda in anticipo, sia che si tratti di un contratto a tempo determinato che termina in anticipo, sia che si tratti di un contratto a tempo indeterminato che sta per terminare, dovete effettuare la cancellazione dall’ufficio paghe manualmente.

Nel caso di un contratto a tempo determinato che scade e non viene rinnovato, questo non è necessario perché l’ufficio paghe ha già ricevuto la data di scadenza del contratto al momento dell’assunzione.

Ecco come:

1. Clicchi su “Talent Management” –> “Tutti” nel menu laterale a sinistra e usi la barra di ricerca in alto a destra per trovare il dipendete desiderato
2. Clicchi sul file del dipendente
3. Adesso si vede l’indice del file del dipendente
4. Scorrere un po’ in basso fino a visualizzare il rapporto “Registrazione ufficio paghe” in basso a destra
5. Lo stato attuale del dipendente dovrebbe essere “Assunto”
6. Clicchi sul pulsante “Cessazione”
7. Si verrà reindirizzati all’interfaccia di logout
8. Opzione 1:
   Deve ancora compilare alcuni campi
   Potrebbe essere necessario selezionare una data di fine per il rapporto di lavoro (se non è già stato fatto, questa verrà salvata anche in “Lavoro e stipendio”).
   
   
9. Opzione 2:
   Tutti i campi sono già compilati
   Quando tutti i campi sono stati compilati, o li avete già compilati, potete proseguire con la procedura di registrazione
   
10. Quando l’iconica risulta verde si può procedere con la cessazione cliccando su “Avanti”
11. Viene visualizzato un pop-up in cui si deve confermare che la cessazione deve essere effettivamente inviata all’ufficio paghe
12. Dopo la conferma, si tornerà alla panoramica del file del dipendente, dove si vedrà il nuovo stato di disconnessione “Cessazione in elaborazione”
13. Non appena l’ufficio paghe conferma la cessazione, lo stato cambia in “Cessato” e viene contrassegnato in rosso

Cambiare stato: Archiviato

Per mantenere organizzati i file dei dipendenti, è necessario cambiare lo stato del file in “Archiviato” dopo che il dipendente ha lasciato l’azienda.

Questo processo non è automatico; si consiglia di lavorare con promemoria, creati manualmente o anche tramite una lista di controllo.

Ecco come:

1. Clicchi su “Talent Management” –> “Tutti” nel menu laterale a sinistra e cercate il dipendente desiderato nella barra di ricerca in alto a destra
2. Clicchi sui tre punti di azione vicino al file del dipendente
3. Selezioni “Archiviato”
4. Il file del dipendente è stato archiviato

Il cambio dello stato è l’ultima fase del processo di offboarding e deve essere effettuato solo quando:
1. il rapporto di lavoro è scaduto
2. è stata effettuata la cessazione
3. è stata completata la lista di controllo per l’offboarding

Dipendenti con accesso al proprio file

Se i dipendenti hanno accesso a onboard per visualizzare i documenti del proprio file, è necessario disabilitare l’accesso separatamente.

L’accesso degli utenti è un’area separata e non viene disattivato quando il file viene archiviato.

Ecco come:

1. Clicchi su “Utenti” nel menu laterale a sinistra
2. Ora si vedranno gli utenti registrati
3. Inserire il nome dell’utente (dipendente) desiderato nella barra di ricerca in alto a destra
4. L’utente appare ora nell’elenco
5. Clicchi sui tre punti di azione accanto all’utente e selezionare “Disattiva”
6. L’utente non ha più accesso a onboard, ma non è stato eliminato
7. Se si desidera eliminare completamente l’utente, fare clic su “Disattivato” nel nastro bianco e cercare il dipendente anche qui
8. Nello stato “Disattivato”, l’utente può essere completamente eliminato facendo clic sulle tre voci di azione

Utente disattivato = L’accesso a onboard è bloccato ma può essere ripristinato
Utente eliminato = L’accesso a bordo è stato cancellato, quindi scompaiono anche i dati dell’utente; il recupero non è possibile

Mantenere l’accesso dell’utente più a lungo

È possibile che si desideri di lasciare aperto l’accesso dei dipendenti ancora per un po’, in modo che possano scaricare le buste paga e altri documenti anche dopo la partenza.

Con una lista die controllo

In questo caso, si consiglia di creare un checkpoint “Disattiva utente” nella checklist di offboarding, che crea un promemoria legato a un periodo di tempo specifico.

1. Clicchi nel menu laterale a sinistra su “Impostazioni” –> “Talent Management” e poi “Generale”
2. Selezionate “Checklist” nella barra dei menu bianca
3. Modifichi la lista di controllo per l’offboarding facendo clic sulle tre punti di azione e selezionando “Modifica le voci”
4. Si apre l’interfaccia di modifica della lista di controllo
5. Creare una nuova voce tramite il pulsante “+” in basso a destra
6. Nominare l’elemento in modo univoco (ad esempio, disattivare l’accesso dell’utente del dipendente)
7. Nel menu a tendina “Reminder” è possibile specificare quando si desidera ricevere il promemoria (ad esempio, 6 mesi dopo l’ultimo giorno lavorativo, un anno dopo l’ultimo giorno lavorativo, ecc.)
8. Impostare le opzioni di notifica
9. Clicchi su “Salva”
10. Utilizzare la funzione di drag&drop per spostare l’elemento al posto giusto nell’elenco

Senza lista di controllo

Se si preferisce lavorare senza una lista di controllo, si consiglia di creare il promemoria manualmente.

1. Clicchi sul file del dipendente desiderato
2. Clicchi sulla voce “Reminder” nella barra dei menu bianca
3. Clicchi sul pulsante “+” in basso a destra
4. Nel campo della data, inserire la data di ricezione del promemoria
5. Nominare il promemoria in modo non ambiguo (ad esempio, disattivare l’accesso del dipendente)
6. Imposti le opzioni di notifica
7. Clicchi su “Salva”

Domande frequenti

Devo eliminare i file archiviati dei dipendenti?

A seconda di come è stata decisa la conservazione dei dati dei dipendenti nel Suo regolamento interno sulla protezione dei dati, può conservarli in onboard.