Il messenger di onboard funge da centro di comunicazione per il processo di reclutamento.
Accesso al messenger
00:00 – 01:18 accesso tramite il file del candidato
01:19 – 02:14 accesso tramite la voce di menu
Accesso tramite il fascicolo del candidato
- Cliccare su “candidati” nel menu laterale e poi sullo stato desiderato
- Cliccare sul fascicolo del candidato desiderato
- Ora vi trovate nella panoramica del fascicolo del candidato
- Nel terzo tab della barra si trova il messenger
- Ora viene visualizzata la chat del messenger
In questa chat potrebbero esserci già dei messaggi. Se la candidatura è arrivata tramite il modulo di candidatura di onboard, la chat visualizza già la risposta automatica via e-mail.
Accesso tramite la voce di menu principale
- Cliccate sulla voce di menu “messenger” sotto “Recruiting” nel menu laterale a sinistra
- Ora vi trovate nel messenger generale
- A sinistra vedrete un elenco di tutti i candidati con cui siete già entrati in contatto.
- È possibile cercare i candidati, filtrarli o avviare nuove conversazioni tramite il pulsante “+”:
Nel pop-up sopra il pulsante “+” è possibile cercare singoli candidati o selezionarne diversi; con “avanti” si accede alla chat. - Facendo clic su un candidato, la chat si apre sul lato destro
Utilizzo del Messenger
00:00 – 03:58 invio di messaggi
03:59 – 04:26 invio di messaggi a più destinatari
04:27 – 05:07 stati dei messaggi
Invio di messaggi
- Aprire la chat tramite la voce di menu o un fascicolo del candidato
- Per comporre un messaggio, fare clic nel campo del messaggio
- Esiste un “modello vuoto” predefinito che può essere utilizzato per scrivere rapidamente i messaggi; la forma dell’indirizzo e del saluto sono già memorizzati in questo modello (modificabile nelle impostazioni)
- A destra, sopra la casella del messaggio, si trova l’oggetto, che può essere personalizzato
- A sinistra, è possibile selezionare un template di messaggio salvato
- L’icona “(?)” consente di utilizzare dei segnaposti per l’invio immediato
- È possibile allegare file tramite la graffetta:
I file caricati possono essere gestiti facendo clic su di essi - Nella chat non compaiono intestazioni e piè di pagina per rendere più chiaro il processo di scrittura; è possibile vedere il messaggio completo tramite le tre punti di azione –> anteprima, da cui è possibile tornare alla modifica o inviare immediatamente il messaggio
- Tramite le tre punti di azione è inoltre possibile:
- aprire una vista estesa in cui c’è più spazio per scrivere e aggiungere un indirizzo in copia cieca
- utilizzare il traduttore (se sono attive diverse lingue e il candidato non parla la lingua del sistema)
- selezionare un momento prima che il messaggio venga inviato successivamente (questi messaggi sono contrassegnati in modo speciale)
- L’invio della mail tramite il pulsante “invia” deve sempre essere confermato manualmente
Sopra il messaggio inviato è possibile vedere quale utente lo ha inviato. È possibile visualizzare il messaggio completo tramite “dettagli” e annullare l’invio programmato.
Documenti
I documenti ricevuti via messenger vengono archiviati automaticamente sotto la tab “documenti” del fascicolo del candidato. Possono anche essere gestiti e cancellati qui.
Menu principale “Messenger”
La voce di menu principale “Messenger” offre una rapida panoramica e l’accesso alle conversazioni con i vari candidati.
Si può pensare a questa voce come a una casella di posta elettronica, con una serie di opzioni di gestione.
Elenco dei candidati
In questa voce di menu si trova l’elenco delle conversazioni già avviate.
I candidati che non hanno avviato una conversazione attiva, ma che hanno solo ricevuto la conferma di ricezione della loro domanda tramite il modulo di domanda, sono esclusi dall’elenco.
Se si desidera scrivere a questi candidati, è possibile avviare la conversazione tramite la scheda del candidato o tramite il pulsante “+” nella voce di menu “Messenger”.
Per continuare una conversazione attiva, basta cliccare sul candidato nell’elenco dei candidati e la chat si aprirà sulla destra.
Filtro
È possibile filtrare le chat in base alle seguenti categorie:
Stato del messaggio
Letto
È possibile filtrare per visualizzare tutti i messaggi, solo quelli non letti o solo quelli letti.
Non risposto
È possibile filtrare per visualizzare tutti i messaggi, solo i messaggi con risposta o solo i messaggi senza risposta. I messaggi senza risposta possono anche essere messaggi già letti ma senza risposta.
Archiviato
Questo filtro consente di visualizzare i messaggi archiviati che sono stati nascosti.
Pianificato
È possibile filtrare per visualizzare tutti i messaggi, solo quelli programmati o solo quelli non programmati.
Iniziato
È possibile filtrare per visualizzare tutti i messaggi, quelli iniziati o quelli non iniziati. Per impostazione predefinita, il filtro “Iniziato” è impostato qui per mostrare solo le conversazioni attive e per nascondere i candidati che hanno ricevuto solo la risposta automatica.
Stato della candidatura
Filtrare in base allo stato dei candidati, disponibile nel menu principale alla voce “Candidati”.
Sede
Filtrare in base alle sedi della propria azienda.
Dipartimento
Filtrare in base al dipartimento della propria azienda.
Annuncio
Filtrare in base agli annunci di lavoro.
Ordinamento
Über das „AZ“-Symbol können Sie die Sortierung Ihrer Chats ändern:
- prima le chat più recenti (impostazione default)
- prima le chat non lette
Stato del messaggio
Letto o non letto
Un messaggio appena ricevuto ha lo stato “non letto” per impostazione predefinita ed è quindi evidenziato in rosso.
Non appena si fa clic su questo messaggio, l’indicatore rosso scompare e il messaggio è “letto”.
È possibile riportare lo stato a “non letto” facendo clic sui tre punti di azione accanto al nome del candidato e selezionando “Segna come da leggere”.
Gli stati “letto” e “non letto” non sono globali, ma individuali per ogni utente.
Ciò significa che se più persone hanno accesso alle stesse chat, il messaggio deve essere cliccato da ogni singolo utente per contrassegnarlo come letto. Se un altro utente ha risposto al messaggio, vedrà sia il messaggio non letto del candidato che la risposta del collega.
Contrassegnare rapidamente più messaggi come letti:
Filtrare contemporaneamente per “Stato del messaggio” -> “Non letto” e “Senza risposta” -> “Risposto”. In questo modo vedrete solo i messaggi che non avete ancora letto ma a cui altri utenti hanno già risposto.
Attivate ora la selezione multipla tramite i tre punti di azione e selezionate tutti i messaggi. Alla voce “Seleziona azione” è possibile contrassegnare i messaggi come “letti”.
Fissare il chat
Questo stato è globale e fissa la conversazione con un candidato specifico al primo posto in elenco dei candidati. La fissazione può essere disattivato in un secondo momento.
Archiviare
Se si desidera chiudere la conversazione con un candidato, è possibile archiviarla. Questa procedura rimuove la chat dall’elenco dei candidati nella voce del menu principale “Messenger” ed è quindi globale per tutti gli utenti.
La chat rimane nel file del richiedente e non viene cancellata.
Le conversazioni possono essere chiuse archiviandole (vedi stato della chat); in questo modo saranno nascoste dall’elenco dei candidati.
Le chat possono essere archiviate automaticamente se i file dei candidati associati passano a un determinato stato; questa impostazione deve essere effettuata in “Impostazioni” -> “Recruiting” -> “Generale” -> “Stati dei candidati”.
Invio a più destinatari
Tramite la voce di menu “candidati”
Fare clic su uno stato desiderato alla voce “candidati” e attivare la selezione multipla tramite le tre punti di azione in alto a destra.
Selezionate ora tutti i candidati desiderati e scegliete l’opzione “invia messaggio” nel menu a tendina “seleziona un’opzione”.
Ora si apre l’interfaccia della chat, dove non si vedono nomi, ma solo segnaposti perché sono state scelte diverse persone. Non dimenticate di controllare le traduzioni o di aggiungere il contenuto del messaggio. È possibile aggiungere altri candidati tramite il pulsante del destinatario, digitando semplicemente il nome.
Tramite le tre punti di azione –> “Anteprima” è possibile visualizzare i messaggi con il piè di pagina e i nomi corretti prima di inviarli.
Tramite la voce di menu principale “messenger”
È possibile avviare nuove conversazioni tramite il pulsante “+” nel menu del messenger.
Cercate qui i candidati desiderati o selezionateli dall’elenco. È anche possibile filtrarli.
Cliccate su “Avanti” per accedere all’interfaccia della chat.
Notifiche e accesso
00:00 – 00:50 notifiche per nuovi messaggi
00:51 – 01:03 permessi d’accesso
Notifiche
Quando ricevete messaggi dai candidati, li vedrete direttamente in onboard. Per essere avvisati dei nuovi messaggi, riceverete una notifica via e-mail da onboard una o due volte al giorno, a seconda delle vostre impostazioni. Nel sistema, riceverete la notifica tramite la campanella in alto a destra. Inoltre, vi mostriamo anche i nuovi messaggi nella voce di menu messenger, e potete già vedere quanti nuovi messaggi vi aspettano direttamente quando entrate in onboard.
Se più utenti possono accedere alla funzione messenger, le icone delle notifiche in onboard scompaiono non appena si apre il messaggio.
Ruoli e diritti di accesso
Nelle impostazioni è possibile definire chiaramente chi può accedere al messenger e chi no.
Domande frequenti
Con quale frequenza vengono ricevuti e inviati i messaggi?
I messaggi vengono inviati immediatamente e i nostri server si sincronizzano ogni pochi minuti per riceverli.
Come funziona l’invio tramite messenger?
La vostra azienda riceverà un indirizzo e-mail individuale per inviare e ricevere i messaggi. Il nome del mittente scelto è visibile ai candidati quando ricevono i messaggi.
Come posso contrassegnare rapidamente diversi messaggi come letti?
Filtrare contemporaneamente per “Stato della chat” -> “Non letto” (categoria “letto”) e “Risposto” (categoria “non risposto”). A questo punto si vedranno solo i messaggi che non si sono ancora letti ma ai quali altri utenti hanno già risposto.
Attivate ora la selezione multipla tramite i tre punti di azione e selezionate tutti i messaggi.
Tramite la voce “Seleziona un’opzione” è possibile contrassegnare i messaggi come “letti”.