Campi nel file dei dipendenti

In questo articolo scoprirete quali funzioni offre il file digitale del dipendente e come potete personalizzarlo in base alle vostre esigenze.

In onboard, per ogni dipendente viene creato un file digitale personale. Il file contiene tutte le informazioni più importanti sulla persona, il rapporto di lavoro, i dettagli sullo stipendio, i documenti e le informazioni sulle prestazioni del dipendente. Oltre ai dati standard, in onboard è possibile raccogliere e gestire informazioni personalizzate. Il file può essere configurato in base alle vostre esigenze individuali.

Struttura e organizzazione del file

Il file del dipendente è suddiviso nelle seguenti aree:

• Indice: visualizza le informazioni più importanti sul dipendente e fornisce una panoramica generale di tutte le aree del fascicolo
• Dettagli: qui vengono memorizzati i dati demografici dei dipendenti e varie informazioni standard. Le categorie e i campi possono essere personalizzati in base alle esigenze.
• Lavoro & stipendio: le informazioni sui rapporti di lavoro, sui dettagli delle retribuzioni e sui pagamenti degli stipendi sono presentate qui
• Documenti: include un sistema di cartelle per l’archiviazione dei documenti e consente l’utilizzo di modelli di documenti
• Note: consente di archiviare commenti, note di riunione, colloqui di valutazione e registri delle prestazioni per il dipendente
• Check-list: offre spazio per l’utilizzo di liste di controllo personalizzate
• Reminder: visualizza i prossimi promemoria del dipendente. I promemoria per i compleanni e gli anniversari sono impostati automaticamente da onboard, mentre gli altri possono essere creati individualmente
• Attività: fornisce un riepilogo delle azioni e dei processi svolti in relazione al file del dipendente

Campi standard nel file dei dipendenti

La vostra scheda personale vi viene consegnata con campi standard predefiniti, che potete modificare, aggiungere e personalizzare in qualsiasi momento.

Campi standard nella pagina di panoramica e di dettaglio:

Categorie e campi personalizzati

I dati del file dei dipendenti sono strutturati in base a categorie, che possono essere utilizzate per raggruppare le informazioni. In questa sezione si spiega come modificare e rimuovere le categorie e i campi esistenti e come aggiungerne di nuovi ai file dei dipendenti.

Creare, modificare e cancellare categorie

1. Nel menu laterale a sinistra, alla voce “Impostazioni” -> “Talent Management” -> “Campi”, fare clic sulla scheda “campi”
2. Qui si possono vedere elencati i campi della prima categoria “Indice”
3. Nel filtro a sinistra è possibile passare da una categoria all’altra, aggiungerne di nuove, modificarle o rimuoverle
4. Fare clic sulla prima categoria “Indice” per aprire un menu a tendina con tutte le categorie disponibili. Qui è possibile passare da una categoria all’altra
5. La categoria selezionata può essere modificata o cancellata sotto il campo a tendina
6. Per creare una nuova categoria, fare clic sul link indicato
7. Si apre il pop-up “Aggiungi elemento”
8. Selezionare l’ordine di inserimento nell’elenco, un simbolo adatto e il nome del campo
9. Fare clic su “Salva”

Creare, modificare, spostare e cancellare campi

I campi del file dei dipendenti sono raggruppati in categorie. Per ogni categoria è possibile creare un numero qualsiasi di campi di tipo diverso.

Ecco come funziona:

Creare:

1. Nel menu laterale a sinistra, alla voce “Impostazioni” -> “Talent Management” -> “Campi”, fare clic sulla scheda “Campi”
2. Qui si possono vedere elencati i campi della prima categoria “Indice”
3. Selezionare la categoria desiderata nel filtro a sinistra.
4. Fare clic sul pulsante “+” in basso a destra
5. Si apre il pop-up “Aggiungi elemento”
6. Selezionare il tipo di campo
7. Nel campo “ordine”, selezionare un numero che riempirà numericamente l’ultima posizione dell’elenco. L’ordine delle voci può essere modificato rapidamente con la funzione “Drag & Drop”
8. Definire la larghezza del campo. Al 100%, il campo riempie l’intera larghezza nella vista finale del file dei dipendenti
9. Nome del campo
10. Fare clic su “Salva”

Ecco una panoramica di alcuni campi che potrebbe essere utile aggiungere:
Data per i permessi di soggiorno, e-mail aziendale, telefono aziendale, campi a tendina per le attrezzature e l’abbigliamento aziendale.

Modifica e cancellazione:

1. Nel menu laterale a sinistra, alla voce “Impostazioni” -> “Talent Management” -> “Campi”, fare clic sulla scheda “Campi”
2. Qui si possono vedere elencati i campi della prima categoria “Indice”
3. Selezionare la categoria desiderata nel campo a discesa a sinistra
4. Fare clic sui tre punti di azione a destra del campo nell’elenco per modificare, disattivare/eliminare il campo, utilizzarlo come filtro
5. Fare clic su “Salva”

È possibile rimuovere i campi non obbligatori come descritto sopra. Questa opzione non è disponibile per alcuni campi, poiché questi sono legati a funzioni tecniche. In questi casi, tuttavia, è possibile disattivare il campo e renderlo così invisibile nel file del dipendente.

Spostare:

Se si desidera assegnare determinati campi ad altre categorie in un secondo momento, è possibile farlo con pochi clic.

1. Nel menu laterale a sinistra, alla voce “Impostazioni” -> “Talent Management” -> “Campi”, fare clic sulla scheda “Campi”
2. Qui si possono vedere elencati i campi della prima categoria “Indice”
3. Fare clic sui tre punti di azione per la voce dell’elenco e selezionare la funzione “Sposta in un’altra categoria”
4. Nell’elenco, selezionare la nuova categoria per il campo
5. Confermare la selezione facendo clic su “Salva”.

Filtri personalizzati

Volete visualizzare solo i dipendenti o eseguire un’azione che appartengono a una certa nazionalità, hanno le conoscenze linguistiche desiderate o sono in possesso della patente di guida? I filtri definiti dall’utente consentono di elencare rapidamente tali informazioni.

Ecco come funziona:

1. Nel menu laterale a sinistra, alla voce “Impostazioni” -> “Talent Management” -> “Campi”, fare clic sulla scheda “Campi”
2. Qui si possono vedere elencati i campi della prima categoria “Indice”
3. Selezionare la categoria desiderata nel campo a discesa a sinistra
4. Per il campo desiderato (ad esempio, la nazionalità), fare clic sui tre punti di azione nell’elenco a destra per modificare il campo
5. Si apre il pop-up “Modifica elemento”
6. Sotto il campo “Tipo”, spuntare la casella “Mostra nel filtro”
7. Fare clic su “Salva”

È possibile riconoscere quali campi sono disponibili come filtri dalle impostazioni della vista elenco utilizzando il simbolo “è visualizzato nel filtro”. I filtri creati per ogni stato del dipendente si trovano a sinistra sotto i filtri standard.

Consiglio:
È possibile utilizzare il modulo di interrogazione dei dati digitali per ottenere rapidamente dati e documenti dai vostri dipendenti. Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

Domande frequenti

Ho creato dei campi per la gestione delle attrezzature, dove posso trovarli per i miei dipendenti?

I campi creati si trovano nel file del dipendente nella scheda “Indice” o “Dettagli”. È possibile inserirli facendo clic su “modifica”.