Archiviazione dei documenti nel file dei dipendenti

onboard offre la possibilità di gestire i documenti dei dipendenti in modo chiaramente strutturato.

Struttura delle cartelle

Quando si inizia con onboard, si ha già una struttura di cartelle definita nel sistema. È possibile utilizzarla così com’è oppure rinominare, estendere o ridurre le cartelle secondo i propri desideri.

Cartelle riservate

Alcune cartelle sono utilizzate per i flussi di lavoro interni e non devono poter essere completamente rinominate o eliminate:

• Documenti della candidatura:
  Se si utilizza anche il modulo di reclutamento, i documenti del file del candidato (CV, ecc.) vengono copiati qui
• Documenti relativi alla retribuzione:
  Qui si trovano le buste paga se si utilizza l’importazione di buste paga

Impostazioni cartelle

Rinominare, aggiungere o eliminare cartelle

Ad eccezione delle cartelle riservate (contrassegnate con “*”), è possibile creare le proprie cartelle o modificare quelle esistenti:

1. Clicchi su “Impostazioni” –> “Talent Management” –> “Documenti” nel menu laterale a sinistra.
2. Ora ci si trova nell’interfaccia dei modelli di documento
3. Nella barra bianca in alto è possibile selezionare la scheda “Cartelle”
4. Qui si possono vedere tutte le cartelle memorizzate in onboard
5. Per rinominare una cartella, fare clic sulle tre punti di azione e selezionare “Modifica”
6. Inserire il nuovo nome e aggiungere le traduzioni, se necessario
7. Clicchi su “Salva”
8. È possibile aggiungere una nuova cartella facendo clic sul pulsante “+”
9. Definire l’ordine, il nome e l’ordinamento
   Ordinamento: definisce l’ordinamento dei file nella cartella (per data o in ordine alfabetico)
10. Clicchi su “Salva”

Aggiungere sottocartelle

Volete organizzare ancora meglio i file e i documenti della vostra cartella personale? Create sottocartelle personalizzate per creare la vostra struttura ideale.

• Nel menu laterale a sinistra, cliccate su “Impostazioni” –> “Talent Managemant” –> “Documenti”
• Ora vi trovate nell’interfaccia dei template di documenti
• Nella barra bianca in alto è possibile selezionare la scheda “Cartelle”.
• Qui si possono vedere tutte le cartelle memorizzate in onboard.
• Per creare una nuova sottocartella, fare clic sui tre punti di azione accanto alla cartella in questione e selezionare “Aggiungi sottocartella”.
• Inserire il nuovo nome e aggiungere le traduzioni, se necessario.
• Fare clic su “Salva”.

È anche possibile trasformare le cartelle esistenti in sottocartelle selezionando i tre punti di azione accanto ad esse e scegliendo “Sposta in un’altra cartella”. Nel pop-up che appare, è possibile selezionare e salvare la cartella madre desiderata.

Si consiglia di eliminare solo le cartelle non utilizzate.
È possibile eliminare una cartella facendo clic sulle tre punti di azione e selezionando “Elimina”.

Rinominare i documenti

È inoltre possibile rinominare facilmente i file già caricati nel file dei dipendenti:

1. Clicchi sul file del dipendente desiderato in “Talent Management” –> “Dipendenti”
2. Clicchi sulla scheda “Documenti” nel nastro bianco
3. Qui verrà visualizzata la struttura delle cartelle con i documenti del dipendente
4. Clicchi sulle tre voci di azione accanto al documento che si desidera rinominare
5. Selezioni “Modifica”
6. Nel campo “Nome” è possibile aggiungere un nome al documento
7. Clicchi su “Salva”
8. Il nuovo nome di visualizzazione del documento è ora visibile

Documenti con reminder

Potrebbe aver bisogno di un promemoria per alcuni documenti che possono scadere, come ad esempio:

• Patenti di guida
• Certificati dei corsi di sicurezza sul lavoro
• Permessi di soggiorno

È possibile impostare tali promemoria direttamente con il documento:

1. Clicchi sul file del dipendente desiderato in “Talent Management” –> “Dipendenti”
2. Clicchi sulla scheda “Documenti” nel nastro bianco
3. Qui verrà visualizzata la struttura delle cartelle con i documenti del dipendente
4. Clicchi sulle tre voci di azione accanto al documento che si desidera rinominare
5. Selezioni “Modifica”
6. Nel pop-up che appare, si trova la sezione “Reminder”
7. Attivare la casella di controllo “Crea un reminder per il documento”
8. Definire l’ora della scadenza (reminder)
9. È possibile personalizzare il testo del promemoria nel campo “Nome”
10. Definire come ricevere la notifica del promemoria:
    • Mostra notifica in onboard per gli utenti autorizzati:
      Tutti gli utenti con un ruolo che consente di visualizzare il promemoria riceveranno un messaggio in onboard tramite l’icona della campanella.
    • Invia notifica tramite e-mail agli utenti autorizzati:
      Tutti gli utenti con un ruolo che consente loro di visualizzare questo promemoria riceveranno un messaggio via e-mail.
    • Invia notifica tramite e-mail:
      È possibile inviare una notifica via e-mail a chi non ha accesso a onboard o non vedrebbe questa sezione.
11. Clicchi su “Salva”

Domande frequenti

Cosa sono le cartelle “aperte”?

Quando si crea una nuova cartella o si modifica una cartella esistente, è possibile scegliere se visualizzarla “aperta”.

Se si attiva questa casella di controllo e si visualizza la cartella nella cartella dei dipendenti, tutti i documenti della cartella saranno sempre visibili immediatamente. Senza questa casella di controllo, è necessario fare clic sulla cartella per visualizzare i documenti.