Consentire l’accesso ai dipendenti

Impostare un ruolo di base per l’accesso di dipendenti ad onboard.

Funzionalità

Se si desidera che i dipendenti abbiano accesso ad onboard, è possibile definire un ruolo di base che si applica a tutti i dipendenti quando ottengono un utente.

Questa funzione può essere utilizzata se si desidera che i collaboratori abbiano accesso al proprio file (diritto di lettura) o alle presenze.

Definire l’accesso

1. Cliccare su “gestione utenti” –> “ruoli” –> “accesso dei dipendenti”
2. Attivare il campo “abilita accesso dei dipendenti”
3. Ora è possibile definire impostazioni separate per le presenze e per il proprio file di dipendenti
4. Presenze:
   
   • visualizza presenze:
     Impostare quali dipendenti vengono visualizzati nel calendario delle presenze
     solo le proprie: il dipendente vede solo le proprie presenze/assenze
     solo dipendenti con la stessa sede: il dipendente vede solo le voci dei colleghi della propria sede
     Solo dipendenti con lo stesso dipartimento: il dipendente vede solo le presenze dei colleghi del proprio reparto
     Solo dipendenti con la stessa sede e dipartimento: il dipendente vede solo le voci dei suoi colleghi del proprio dipartimento e della propria sede (consigliato)
   • Inviare una richiesta (ad es. di vacanza):
     Consente ai dipendenti di inserire presenze/assenze nel calendario, che vengono inviate come richieste agli admin o ai superiori.
   • I superiori possono confermare o rifiutare le richieste:
     I collaboratori memorizzati come “superiore” nel tab “lavoro e stipendio” – “carriera” possono elaborare le richieste dei dipendenti a loro assegnati.
5. Il proprio fascicolo di dipendente:
   
   • visualizza le proprie informazioni generali (indice):
     Le informazioni di base della prima pagina del fascicolo dei dipendente sono leggibili
   • visualizza dettagli:
     Il secondo tab del fascicolo di dipendente è visibile, si possono visualizzare anche solo alcune categorie
   • Visualizza i rapporti di lavoro:
     La sezione “carriera” al tab “Lavoro e stipendio” è leggibile
   • visualizza stipendi:
     La sezione “stipendi accordati” al tab “Lavoro e stipendio” è leggibile
   • visualizza documenti:
     Il tab “documenti” è leggibile; qui è possibile selezionare esattamente le cartelle visibili.
   • visualizza note:
     Le voci di note sono leggibili
   • Quando tutti i punti desiderati sono stati attivati, fare clic su “salva”.

Aggiungere un utente

Per consentire ai dipendenti di accedere ad onboard, è necessario aggiungerli come utenti e invitarli.

Creare un nuovo utente

1. Cliccare su “utenti”
2. Fare clic sul pulsante “+” nell’angolo in basso a destra.
3. Selezionare “aggiungi utenti per un dipendenti”
4. Si apre un pop-up
5. È possibile aggiungere tutti i dipendenti attualmente assunti contemporaneamente, oppure selezionare i singoli dipendenti tramite la barra di ricerca.
6. È possibile invitare immediatamente i dipendenti tramite la casella di controllo “invia un’e-mail d’invito all’utente”, oppure depositarli temporaneamente come utenti se la casella di controllo non è attivata
7. Fare clic su “aggiungi/invita”
8. I dipendenti aggiunti si trovano nel tab “aggiunto” e possono essere invitati da qui in seguito
9. I dipendenti invitati si trovano nella scheda “invitato” e hanno ricevuto un’e-mail di invito per registrarsi

Collegare gli utenti al fascicolo dei dipendenti

È possibile che ci sia già un utente da assegnare ad un fascicolo:

1. Cliccare sull’utente desiderato nella sezione “utenti”
2. Nel campo a destra, fare clic su “collega a un dipendente”.
3. Nel pop-up che appare, cercate il fascicolo del dipendente corrispondente
4. Fare clic su “salva”