Creare nuovi fascicoli di dipendenti

Imparare a creare i fascicoli dei dipendenti per i nuovi assunti.

Quando si inizia con il modulo Talent Management, ci occupiamo della prima importazione dei Vostri dipendenti. A questo scopo utilizziamo la funzione “Importa” nel menu laterale, che in teoria può essere utilizzata anche da voi: https://support.onboard.org/hc/import/
Tuttavia, dato che probabilmente è necessario creare solo singoli file, conviene farlo direttamente nel sistema piuttosto che tramite l’importazione.

Creare manualmente i fascicoli dei dipendenti

La creazione manuale è consigliata se si dispone solo del modulo di Talent Management.

1. Clicchi nel menu laterale a destra sotto “Talent Management” sullo stato in cui si desidera creare un fascicolo (ad esempio, “Nuovo” o “Attivo”)
2. Ora viene visualizzato l’elenco generale dei fascicoli dei dipendenti
3. Clicchi sul pulsante “+” nell’angolo in basso a destra
4. Ci si trova ora nella pagina di creazione di un nuovo fascicolo di un dipendente
5. Inserire qui le informazioni di base del nuovo dipendente
   (Questi sono i campi della pagina “indice” nel file del dipendente)
6. Clicchi su “salva”
7. Ora si viene reindirizzati alla panoramica del fascicolo appena creato. Da cui è possibile inserire ulteriori informazioni, come ad esempio i dettagli sul rapporto di lavoro alla voce “Lavoro e stipendio”; se necessario, utilizzare il modulo di interrogazione dei dati per ottenere i dati anagrafici del dipendente

Creare il fascicolo del dipendente tramite il modulo Recruiting

Questa funzione è disponibile solo se si dispone di entrambi i moduli Recruiting e Talent Management ed è consigliata in questo caso.

1. Clicchi su “candidature” nel menu laterale a sinistra sotto “Recruiting” e poi sullo stato “assunto”
2. Ora si vedranno tutti i candidati assunti
3. Clicchi sul fascicolo del candidato desiderato
4. A sinistra alla voce “azioni”, cliccare su “crea cartella nuovo dipendente”
5. Ci si trova ora nella pagina di creazione di un nuovo fascicolo di un dipendente
6. Inserire qui le informazioni di base del nuovo dipendente; alcuni campi sono già compilati se le informazioni erano disponibili nel fascicolo del candidato
   (questi saranno i campi della pagina “indice” nel fascicolo del dipendente)
7. Copiare i dati dalla candidatura:
   È possibile portare con sé alcune informazioni dal fascicolo del candidato al fascicolo del dipendente; è sufficiente deselezionare le informazioni che non si vogliono portare con sé:
   
   • Salva documenti (CV, ecc.):
     I documenti sono archiviati nella cartella “documenti della candidatura” del fascicolo del dipendente
   • Crea rapporto di lavoro:
     Se si sposta un candidato nello stato “assunto”, è necessario inserire una data del primo giorno lavorativo. Se ora si crea un rapporto di lavoro, viene automaticamente creato un rapporto di lavoro “vuoto” sotto “Lavoro e stipendio” nel fascicolo del dipendente, in cui viene inserita solo la data di entrata, mentre tutti gli altri dettagli devono essere aggiunti successivamente
   • Copia commenti:
     I commenti del fascicolo del candidato vengono salvati nel fasicolo del dipendente alla voce “note” come commento
   • Copia i tag:
     I tag impostate vengono trasferite al file dei dipendenti
   • Copia attività (e-mail):
     Tutte le e-mail inviate tramite onboard vengono trasferite nell’area “attività” del fascicolo del dipendente
   • Accesso utente:
     Se si utilizza l’accesso del dipendente, è possibile creare un utente direttamente qui e, facoltativamente, anche invitarlo; si consiglia di creare l’utente, ma di effettuare l’invito in un secondo momento
8. Clicchi su “Salva”
9. Ora si viene reindirizzati alla panoramica del fascicolo appena creato. Da cui è possibile inserire ulteriori informazioni, come ad esempio i dettagli sul rapporto di lavoro alla voce “Lavoro e stipendio”; se necessario, utilizzare il modulo di interrogazione dei dati per ottenere i dati anagrafici del dipendente

File completo

Dopo aver creato un nuovo fascicolo del dipendente, è necessario completare i dati anagrafici del dipendente. Per semplificare al massimo questa operazione, è possibile utilizzare la funzione di interrogazione dei dati: https://support.onboard.org/it/hc/modulo-richiesta-dati/

Non dimenticate di eseguire le informazioni sul contratto alla voce “Lavoro e stipendio”, ma forse avete anche una lista di controllo per l’onboarding che vi ricordi i compiti aperti: https://support.onboard.org/it/hc/creazione-lista-di-controllo/

Domande frequenti

Posso creare più fascicoli contemporaneamente?

È possibile creare più file contemporaneamente utilizzando la funzione “Import“. Tuttavia, questi devono prima esistere in una tabella Excel o CSV e corrispondere al formato descritto nell’articolo collegato.

Consigliamo quindi questa funzione solo se ci sono molti dipendenti.