Gli appuntamenti e le presenze registrate in onboard possono essere facilmente trasferiti nell’agenda personale come abbonamenti al calendario. In questo modo, gli appuntamenti si aggiornano autonomamente e voi siete sempre al passo con i tempi.
In questo articolo troverete le informazioni su come creare abbonamenti al calendario per le presenze, i reminder (p.e. i compleanni) e gli appuntamenti all’interno del fascicolo del candidato.
Voci del calendario per le presenze
(modulo Talent Management)
Gli eventi del calendario possono essere trasferiti nel calendario digitale personale in formato iCal e possono essere sottoscritti. In questo modo, è possibile importare le presenze dei dipendenti gestiti in onboard nel proprio calendario personale. iCal è supportato dai più diffusi provider di calendari, come ad esempio:
- outlook
- apple calendario
- google calendario (gmail)
Impostare l’abbonamento al calendario
outlook
- al menu “presenze”, fate clic sulle tre punti di azione a destra e selezionate l’opzione “creare un abbonamento al calendario”
- Definire se tutte le presenze devono essere visualizzate nel calendario o solo quelle di determinati dipartimenti, sedi o stati.
- Cliccare su “crea calendario” per generare il link di importazione
- Copiare il link e aprire il calendario di outlook
- Selezionare la funzione “apri calendario” nella barra dei menu e fare clic su “da internet…”
- Ora incollate il link di importazione precedentemente copiato da onboard
- Un nuovo calendario con le presenze viene aggiunto ai calendari di outlook esistenti
Le voci del calendario vengono lette automaticamente da onboard dopo aver impostato l’abbonamento al calendario. La sincronizzazione avviene dopo un breve periodo di tempo o viene attivata automaticamente ogni volta che si riavvia outlook.
Gmail
- Al menu “presenze”, fate clic sulle tre punti di azione a destra e selezionate l’opzione “crea abbonamento al calendario”
- Definire se tutte le presenze devono essere visualizzate nel calendario o solo quelle di determinati dipartimenti, sedi o stati
- Cliccare su “crea calendario” per generare il link di importazione
- Copiare il link e aprire il calendario di Gmail
- Cliccare sul icona dell’ingranaggio in alto a destra per aprire le impostazioni
- Nella sezione impostazioni -> aggiungi calendario -> per URL è possibile incollare il link precedentemente copiato in onboard per importare il calendario
- Le presenze sono ora visibili nel vostro account Gmail
- Il calendario importato viene visualizzato nell’area in basso a sinistra dell’agenda. Facendo clic sui tre punti, il colore delle voci del calendario può essere modificato o rimosso nelle impostazioni.
Per ridurre al minimo i dati, è possibile leggere i tipi di presenza in forma anonima nel calendario. A tal fine, selezionare la casella di controllo corrispondente nel pop-up “Crea abbonamento al calendario”.
Apple
- Al menu “presenze”, fate clic sulle tre punti di azione a destra e selezionate l’opzione “crea abbonamento al calendario”
- Definire se tutte le presenze devono essere visualizzate nel calendario o solo quelle di determinati dipartimenti, sedi o stati.
- Cliccare su “crea calendario” per generare il link di importazione
- Al menu “calendario”, selezionare “file” > “nuova iscrizione al calendario”
- Incollare l’indirizzo web copiato a onboard e poi cliccare su “subscribe”
- Dare un nome al calendario (inoltre è possibile selezionare il colore desiderato)
- Selezionate l’opzione “iCloud” nel menu “posizione” e confermate con “OK”.
I formati di calendario iCal sono disponibili per dispositivi desktop e mobili.
Voci del calendario per reminder
(modulo Talent Management)
onboard consente di creare una serie di reminder. Oltre alle notifiche via e-mail che onboard genera automaticamente per i compleanni e gli anniversari, è possibile integrare ulteriori reminder individuali nel calendario personale.
Ecco come funziona:
- Fare clic su “reminder” del modulo “Talent Management”
- Ora viene visualizzato l’intero elenco di tutti i reminder registrati
- Fare clic sulle tre punti di azione a destra della voce dell’elenco e selezionare “salva nel calendario (.ics)”.
- Nel browser si apre un file .ics della voce
- Aprire e salvare nel calendario
Le istruzioni complete per i reminder ad onboard sono disponibili qui.
Voci di calendario per i campi interni del fascicolo dei candidati (modulo recruiting)
I campi interni di un fascicolo del candidato consentono, tra l’altro, la creazione di campi “data e ora” per la memorizzazione degli appuntamenti. La gestione degli appuntamenti per i colloqui di lavoro è molto diffusa. È possibile leggere i dati registrati nel calendario.
Ecco come funziona:
- Creare il campo del tipo “data e ora” come campo interno al fascicolo del candidato. Potete leggere le istruzioni qui.
- Inserire la data tramite la funzione di modifica nel fascicolo del candidato
- La data e l’ora sono visibili nel reminder del fascicolo del candidato
- Fare clic su “aggiungi al calendario” per aggiungere l’appuntamento al proprio calendario
- Selezionare il calendario desiderato. È possibile scegliere tra Outlook, iCalender, Google Calendar e Microsoft Calendar nel menu a tendina
- Facendo clic sul calendario corrispondente, l’appuntamento si apre come file .ics e può essere salvato. Il titolo del campo interno è incluso.
Domande frequenti
Qual è il significato dell’estensione del file .ics?
I file con l’estensione .ics consentono l’importazione, l’esportazione, l’invio, la pubblicazione e il rilascio di voci di calendario. Di norma, i file .ics possono essere utilizzati da tutti i sistemi operativi.