In modo ottimale, riceverete le candidature solo tramite il modulo di onboard. Tuttavia, se una richiesta viene inviata come e-mail, è possibile importarla nel sistema utilizzando la funzione di importazione delle e-mail.
Attività
Per motivi di protezione dei dati, questa funzione è disattivata di default, ma può essere facilmente attivata.
E così funziona:
- Cliccate su “Applicazioni” –> “Senza risposta” nel menu laterale a sinistra
- Fare clic sul simbolo “+”
- Selezionare “Importazione e-mail
- Si aprirà un pop-up
- Vi verrà chiesto di attivare l’importazione dell’e-mail
- Fare clic su “Impostazioni” nel pop-up
- Si verrà reindirizzati alle impostazioni di reclutamento
- Fare clic su “attiva”
- Si apre un pop-up
- Confermare la casella di controllo e fare clic su “Invia richiesta”
- L’attivazione avverrà tempestivamente
Importazione
Come funziona l’importazione di e-mail?
Dopo l’attivazione, verrà creato un indirizzo e-mail speciale per importare le e-mail. A questo indirizzo è possibile inoltrare le domande che arrivano per e-mail. Queste e-mail vengono poi convertite dal sistema in domande e finiscono nello stato “Non elaborate”. Il sistema ricava molte informazioni dall’e-mail e riconosce anche i file allegati. Tuttavia, per sicurezza, è necessario controllare nuovamente le applicazioni.
L’indirizzo e-mail generato non cambia, quindi è possibile memorizzarlo nella rubrica o richiamarlo facendo clic sul simbolo “+”.
E così funziona:
- Cliccate sul simbolo “+” sotto “applicazioni” nello stato “senza risposta”
- Fare clic sull’importazione “E-mail”
- Si apre un pop-up
- L’indirizzo e-mail generato viene visualizzato qui
- Fare clic su “copia”
- Inoltrate ora le richieste dal vostro programma di posta elettronica a questo indirizzo
Protezione dei dati per l’importazione di e-mail
Si raccomanda di elaborare tutte le domande online tramite il modulo di domanda, perché i candidati devono acconsentire attivamente al trattamento dei dati.
Quando si importano le e-mail, è necessario informare il richiedente del trattamento dei dati.
Importazione via e-mail per località
Se gestite diverse sedi della vostra azienda e avete bisogno di importare i candidati solo per alcune sedi, potete utilizzare un indirizzo e-mail speciale per questo scopo. Questo può essere impostato in modo indipendente in onboard.
Ecco come funziona:
- Creare un nuovo annuncio come candidatura spontanea e assegnarlo le sedi desiderate.
- A seconda delle esigenze, il lavoro può essere pubblicato o spostato nell’archivio, se si desidera utilizzare l’importazione via e-mail solo per queste posizioni.
Avviso:
Questo annuncio di lavoro “candidatura spontanea” è assegnato ai candidati importati, pertanto non deve essere cancellato affinché l’importazione avvenga correttamente. Il numero di riferimento può essere utilizzato per notificare altri utenti in onboard. - Ora aprite l’anteprima della domanda non sollecitata creata e copiate l’ID del lavoro nell’URL di questo lavoro.
- Ora copiate l’indirizzo e-mail per l’importazione di e-mail della vostra azienda, che potete trovare in Impostazioni -> Recruiting -> Generale -> Importazione e-mail, e aggiungete la seguente abbreviazione dell’ID della candidatura spontanea: “job-XlrkW1rR”. L’indirizzo e-mail dovrebbe ora avere la forma “application.company[….].job-XlrkW1rR@import.onboard.org”.
- Ora è possibile utilizzare questo indirizzo per importare le candidature per le sedi selezionate.
Gli amministratori vedono sempre tutti i candidati in onboard, indipendentemente dall’indirizzo utilizzato per l’importazione.
Domande frequenti
È possibile utilizzare la risposta automatica standard per le candidature importate?
Sì, è possibile inviare al candidato importato la risposta automatica. Se si desidera utilizzare questa funzione, è sufficiente aggiungere la sigla “.job_email_response-true” prima del segno @ dell’indirizzo e-mail per l’importazione.
Quando si ricevono nuovi candidati, gli utenti autorizzati ne vengono informati. Posso utilizzare questa notifica anche quando li importo?
Aggiungendo “.notify-true” davanti al segno @ dell’indirizzo e-mail di importazione, anche gli utenti di onboard riceveranno una notifica per i candidati importati.