Firma elettronica

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È possibile inviare documenti tramite onboard e farli firmare elettronicamente dai dipendenti. Veloce, conveniente e conforme alle norme eIDAS.

Per scoprire come funziona in pratica l’applicazione della firma elettronica in onboard, potete trovare l’articolo qui: https://support.onboard.org/it/hc/uso-firma-elettronica/

Di seguito, affrontiamo le domande generali più importanti sulla firma elettronica:

Quale servizio viene utilizzato per gestire la firma elettronica in onboard?

Gestiamo il processo tramite il fornitore esterno Yousign. L’azienda ha sede a Caen (Francia) ed è specializzata in firme digitali. Per ulteriori informazioni sull’azienda, consultare il sito: https://yousign.com/

Il fornitore è autorizzato a gestire firme elettroniche valide?

Yousign è certificata ETSI per Firma Elettronica, sigillo elettronico e marcatura temporale. Yousign è incluso nell’elenco Europeo dei prestatori di servizi fiduciari (Trust Service Providers – TSP) dell’Unione Europea.
Qui potete trovare maggiori informazioni: https://yousign.com/it-it/certificati-firma-elettronica

Quali forme di firma elettronica possono essere utilizzate in onboard?

onboard offre due opzioni per la firma elettronica:

firma elettronica semplice (FES o SES)
firma elettronica avanzata (FEA o AdES)

L’azienda può decidere quale tipo di firma utilizzare per i propri documenti. Quando si invia una richiesta di firma in onboard, è possibile selezionare il tipo corrispondente.

Come viene elaborata la firma elettronica?

Per richiedere una firma elettronica in onboard, è necessario memorizzare un indirizzo e-mail valido e un numero di cellulare del firmatario. Il processo è il seguente:

il mittente invia il documento con richiesta di firma in onboard. Al momento dell’invio, si può scegliere se richiedere una firma elettronica semplice o avanzata. Possono essere memorizzati anche più firmatari.
ogni firmatario riceve un’e-mail e clicca sul link incorporato.
a) Con la firma semplice, il firmatario passa direttamente al punto 4.
b) Per la firma avanzata, il firmatario deve caricare un documento d’identità che ne convalidi l’identità, ad esempio una carta d’identità elettronica, un passaporto o un permesso di soggiorno.
il firmatario viene reindirizzato a una pagina esterna di Yousign dove può visualizzare il documento da firmare.
facendo clic su “Firma”, l’utente può firmare il documento manualmente (utilizzando il mouse o il dito sullo smartphone).
un codice viene inviato allo smartphone del firmatario per un’ulteriore convalida (OTP).
dopo aver inserito il codice corretto, la firma è valida e il documento viene restituito al mittente con il certificato e memorizzato in onboard. Ecco un esempio di certificato di Yousign

Come sono regolamentate le firme elettroniche a livello europeo?

Il regolamento eIDAS stabilisce le regole per l’uso legale e il riconoscimento delle procedure di firma elettronica negli Stati membri dell’Unione Europea. Un prestatore di servizi di fiducia (TSP) deve rispettare queste norme.

La Commissione Europea identifica ed elenca per paese, i prestatori di servizi fiduciari certificati (TSP), riconosciuti in tutta l’UE.

Il regolamento eIDAS stabilisce anche il principio di non discriminazione. L’ammissibilità legale di una firma, non può quindi essere rifiutata per il fatto che sia in formato elettronico. Qualsiasi firma elettronica o firma digitale con valore legale creata da un servizio di fiducia certificato da un Paese dell’Unione Europea, quindi, ha valore probatorio all’interno dell’intera Unione Europea.

Per ulteriori informazioni sulla normativa, consultare il sito: https://yousign.com/it-it/eidas

Come posso utilizzare la firma elettronica?

La validità della firma elettronica dipende da diversi fattori, non ultimo dalla situazione giuridica del rispettivo Stato membro dell’UE. Prima di ogni utilizzo, è quindi necessario controllare in particolare

(i) quale tipo di firma elettronica è in questione
(ii) quali forme esistono per lo specifico atto giuridico (ad esempio, un contratto specifico)
(iii) se la rispettiva firma può essere utilizzata per l’atto giuridico in questione
(iv) quale validità viene attribuita a un documento informatico recante la firma in questione

Attenzione: si consiglia vivamente di chiarire queste e altre questioni relative alle firme elettroniche con il proprio consulente del lavoro prima di utilizzare le firme elettroniche nella pratica.