Gestione degli annunci di lavoro

Ottimizzate i processi di creazione e pubblicazione degli annunci di lavoro.

Gli stati degli annunci di lavoro

onboard offre una struttura precisa per la gestione degli annunci di lavoro:

• Nuovo:
  Modulo per la creazione di nuovi annunci di lavoro
• Bozze:
  Qui si trovano gli annunci di lavoro già creati ma non ancora pubblicati
• Pubblicato:
  Elenco di tutti gli annunci di lavoro attualmente pubblicati
• Archiviato:
  Raccolta di annunci di lavoro una volta creati. Possono essere sia bozze che annunci di lavoro pubblicati.

In ogni stato, troverete il pulsante “+” in basso a destra, che vi porterà immediatamente al modulo di creazione di un nuovo annuncio di lavoro.

Stati avanzati per gli annunci di lavoro

Inoltre, è possibile creare stati personalizzati per creare il proprio processo di gestione ideale:

1. Cliccare su “Impostazioni” -> ‘Recruiting’ -> “Generale”
2. Seleziona la scheda “Stati degli annunci di lavoro” nella barra dei menu bianca
3. È possibile modificare gli stati riservati fino ad un certo punto
4. Per creare un nuovo stato, clicca sul pulsante “+” in basso a destra
5. Assegna un nome allo stato desiderato e seleziona un’icona appropriata, che verrà visualizzata nel menu laterale
6. Puoi configurare impostazioni dettagliate che definiscono le visualizzazioni e le autorizzazioni in questo stato:
   • Impostazione dello stato in cui un annuncio di lavoro può essere spostato:
     Definisce che un annuncio di lavoro può essere spostato da questo stato solo in determinati stati
   • Campi:
     Questi campi vengono visualizzati quando un annuncio di lavoro viene spostato in questo stato.
   • Gli annunci di lavoro possono essere cancellati:
     Se questa opzione è selezionata, l’annuncio di lavoro con questo stato può essere cancellato.
   • Attiva statistiche per annunci di lavoro:
     Se questa opzione è selezionata, viene visualizzata la scheda “Statistiche” per gli annunci di lavoro in questo stato.
   • Attiva modulo di candidatura per annunci di lavoro:
     Se questa opzione è selezionata, viene visualizzata la scheda “Modulo di candidatura” per gli annunci di lavoro con questo stato.
   • Attivare i diritti di accesso per gli annunci di lavoro:
     Se questa opzione è selezionata, viene visualizzata la scheda “Diritti di accesso” per gli annunci di lavoro con questo stato ed è possibile impostare i diritti.
   • Generare un file PDF per gli annunci di lavoro:
     Se questa opzione è selezionata, è possibile generare un file PDF per gli annunci di lavoro con questo stato.
   • Generare un link per gli annunci di lavoro:
     Se questa opzione è selezionata, è possibile generare un link per gli annunci di lavoro con questo stato.
   • Mostra utente responsabile:
     Se questa opzione è selezionata, è possibile assegnare un utente.

In ogni stato, in basso a destra è presente un pulsante “+” che consente di accedere immediatamente all’interfaccia di creazione di un nuovo annuncio di lavoro.

Esempio

Se nella vostra azienda esiste una procedura di approvazione delle posizioni molto specifica, potete riprodurla in onboard con gli stati personalizzati e coinvolgere i responsabili delle decisioni e il personale amministrativo tramite le autorizzazioni dei ruoli.

Ecco un esempio pratico di come potrebbe essere la vostra procedura di approvazione delle posizioni:

Alcuni utenti (ad es. i responsabili di reparto) inseriscono le loro richieste di personale e sono autorizzati a redigere annunci di lavoro con lo stato “Domanda presentata (bozza)” e successivamente a spostare la posizione allo stato “HR: da verificare”. Grazie alla funzione di commento e/o all’assegnazione degli utenti responsabili, nel corso del processo è possibile informare la persona incaricata di verificare e approvare la domanda.

Nello stato “HR: da verificare”, i responsabili delle risorse umane controllano l’annuncio e lo confermano spostando la posizione allo stato “HR: rilasciato”. Questo stato potrebbe essere nascosto agli utenti non autorizzati. In caso di reclami, la posizione può essere riportata allo stato “Domanda presentata” e rivista dal responsabile del reparto.

Le posizioni approvate dalle risorse umane vengono trasferite allo stato “Rettore: controllo” per la verifica. Solo gli amministratori e il rettore hanno diritti di lettura e gestione su questo stato. Una volta approvato, il posto viene spostato dal rettore allo stato “Pronto per la pubblicazione”, dove l’ufficio risorse umane si occupa della pubblicazione del posto sui canali desiderati. È possibile pianificare la pubblicazione e l’archiviazione in base al tempo.

Se l’annuncio di lavoro non viene approvato, viene assegnato allo stato “Nuovo annuncio” e, una volta elaborato, rientra nel processo.

Creazione di un annuncio di lavoro

Qui troverete maggiori informazioni in merito alla creazione di nuovi annunci di lavoro:

Gestire le bozze

Salvare l’annuncio di lavoro come bozza vi dà la possibilità di vederlo e controllarlo prima della pubblicazione.

Opzioni di gestione

• Mostra anteprima:
  Guardate il vostro annuncio di lavoro dalla prospettiva dei vostri candidati. In questo modo potete verificare anche il modulo di candidatura
• Pubblica:
  Si apre l’elenco del multiposting, il cosiddetto Channel Manager, che permette la pubblicazione degli annunci di lavoro contemporaneamente a diverse piattaforme
• Modifica:
  Si ritorna al modulo di creazione e si possono apportare correzioni
• Duplica:
  Creare una copia esatta dell’annuncio di lavoro. I duplicati finiscono sempre nello stato “bozza”
• Archivia:
  L’annuncio di lavoro viene spostato nell’archivio

I tab

• Modulo di candidatura:
  Questa voce di menu consente di modificare il modulo di candidatura specifico per questo annuncio di lavoro. In questo modo si sovrascrive il modulo standard. Questa funzione può essere utile se per una particolare qualifica sono richieste determinate competenze o certificati.
  
  ATTENZIONE:
  Se si sovrascrive il modulo di candidatura generale, le modifiche apportate non saranno più trasferite al modulo di questo annuncio di lavoro. Ciò può causare confusione quando si duplica un annuncio di lavoro di questo tipo. Se sul modulo di candidatura compare il pulsante “Cancella modifiche”, significa che è stato modificato.
• Diritti di accesso:
  È possibile creare commissioni per la valutazione dei candidati ad un annuncio di lavoro:
  https://support.onboard.org/it/hc/accesso-tramite-annunci/

Template

È inoltre possibile utilizzare le bozze come “template”, duplicando sempre l’annuncio di lavoro depositato e pubblicando la copia.

Si consiglia di utilizzare il campo “Numero di riferimento” quando si crea un annuncio di lavoro e di scrivervi “template”.

Questo contrassegna i “template” nell’elenco:

Annunci di lavoro pubblicati

Nello stato “Pubblicato” troverete tutti gli annunci di lavoro che avete pubblicato su vari portali tramite multiposting.

Opzioni di gestione

• Mostra anteprima:
  Guardate il vostro annuncio di lavoro dalla prospettiva dei vostri candidati. In questo modo potete verificare anche il modulo di candidatura
• Creare un link per accedere all’annuncio di lavoro:
  Vi dà l’opportunità di pubblicare su piattaforme che non sono portali di lavoro tradizionali. Questo vi permette di indirizzare comunque i candidati al modulo di candidatura di onboard:
  https://support.onboard.org/it/hc/crea-link-per-accedere-annuncio/
• Crea un PDF:
  Create una versione stampata del vostro annuncio di lavoro:
  https://support.onboard.org/it/hc/creare-pdf/
• Modifica:
  Si ritorna al modulo di creazione e si possono apportare correzioni
• Salva come bozza:
  Setzen Sie die Stellenanzeige wieder auf den Status “Entwürfe”
• Duplica:
  Creare una copia esatta dell’annuncio di lavoro. I duplicati finiscono sempre nello stato “bozza”
• Archivia:
  L’annuncio di lavoro viene spostato nell’archivio

I tab

• Candidati:
  Qui è possibile vedere una panoramica di tutte le candidature ricevute per questo annuncio di lavoro.
• Canali:
  È possibile attivare o disattivare i canali anche a posteriori tramite il Channel Manager.
• Statistica:
  Questa voce di menu fornisce le statistiche relative a questo annuncio di lavoro. Troverete informazioni sulle visualizzazioni, sulle candidature e sui canali.
• Modulo di candidatura:
  Questa voce di menu consente di modificare il modulo di candidatura specifico per questo annuncio di lavoro. In questo modo si sovrascrive il modulo standard. Questa funzione può essere utile se per una particolare qualifica sono richieste determinate competenze o certificati.
  
  ATTENZIONE:
  Se si sovrascrive il modulo di candidatura generale, le modifiche apportate non saranno più trasferite al modulo di questo annuncio di lavoro. Ciò può causare confusione quando si duplica un annuncio di lavoro di questo tipo. Se sul modulo di candidatura compare il pulsante “Cancella modifiche”, significa che è stato modificato.
• Diritti d’accesso:
  È possibile creare commissioni per la valutazione dei candidati ad un annuncio di lavoro:
  https://support.onboard.org/it/hc/accesso-tramite-annunci/

Commenti su annunci di lavoro

Per rendere ancora più semplice la gestione dei processi di amministrazione e approvazione, è possibile utilizzare i commenti per permettere un discorso interno sull’annuncio di lavoro.

La funzione di commento per gli annunci di lavoro è disponibile sia nello stato “Bozze” che “Pubblicato”.

Scrivere commenti

Per aggiungere un commento, seguire le istruzioni riportate di seguito:

1. Cliccate su “Bozze” o “Pubblicato” nel menu laterale a sinistra sotto “Recruiting” e poi sull’annuncio di lavoro desiderato
2. Direttamente nella panoramica si trova la funzione di commento sotto l’immagine
3. Per scrivere un commento, cliccare sul pulsante “Scrivi commento” o sull’icona del commento in basso a destra
4. Si apre il pop-up “Scrivi commento”
5. Inserire qui il testo del commento
6. Facoltativamente, è possibile citare un altro utente nel commento
7. Fare clic su “Salva”

Gli utenti menzionati riceveranno una notifica via e-mail.

Archivio

È possibile utilizzare l’archivio come una libreria e da lì duplicare gli annunci di lavoro che sono necessari quando la stessa posizione è nuovamente ricercata.

Quando si sposta un annuncio nell’archivio tutte le pubblicazioni di esso vengono disattivate. Gli annunci di lavoro archiviati possono comunque essere assegnati ai candidati nel loro profilo.

Gli annunci di lavoro possono essere cancellati definitivamente dall’archivio, in modo da non essere più presenti nel sistema.

Domande frequenti

Perché dovrei duplicare l’annuncio di lavoro dall’archivio invece di pubblicarlo direttamente di nuovo?

Quando si ripubblica un annuncio di lavoro archiviato, si mantengono le statistiche esistenti. Questo potrebbe creare confusione, poiché i candidati dell’annuncio originale sono collegati al nuovo lavoro.

Se invece si duplica e si pubblica il duplicato, si inizia con la statistica vuota.