Come posso creare diversi ruoli e determinare quali permessi hanno?
Creare un ruolo
- Clicchi su “Ruoli e accessi” sotto “Gestione utenti” nel menu laterale a sinistra
- Ora selezioni la scheda “Ruoli”
- Qui vede una lista di ruoli esistenti
- Clicchi sul pulsante “+”
- Appare il pop-up “Aggiungi elemento”
- Dia un nome al Suo nuovo ruolo
- Selezioni i permessi del ruolo
- Clicchi su “Salva”
Permessi
È possibile personalizzare esattamente quali permessi ottiene un ruolo. Sono possibili ruoli con l’intera gamma di permessi o ruoli con permessi di sola lettura. Alcune autorizzazioni sono legate l’una all’altra; la differenziazione dei colori nel sistema La aiuta a riconoscerlo.
Può anche assegnare i permessi individualmente in base al dipartimento e alla sede allorché avrà cliccato sulla selezione, apparirà un campo a discesa.
Permessi talent management
Aree che possono essere rilasciate separatamente come diritti di lettura e di modifica:
- Visualizza dipendenti (permesso di lettura) / Crea e modifica dipendenti (permesso di modifica) / Elimina dipendenti (permesso di modifica)
Con il rilascio di questi punti, l’utente ha accesso alla prima pagina del fascicolo del dipendente, in cui si trovano i dati fondamentali - Visualizza i commenti dei dipendenti (permesso di lettura) / Aggiungi un commento dei dipendenti (permesso di modifica)
Con il rilascio di questi punti, l’utente ha accesso alla funzione di commento nella panoramica del file del dipendente - Visualizza i dettagli (permesso di lettura) / Gestisci i dettagli (permesso di modifica)
Con il rilascio di questi punti, l’utente ha accesso alla seconda scheda del file dei dipendenti, dove si trovano i dati anagrafici estesi; è possibile dare accesso a tutte le categorie oppure solo ad alcune selezionate - Visualizza carriera (permesso di lettura) / Gestisci carriera (permesso di modifica)
Con il rilascio di queste voci, l’utente ha accesso alla terza scheda del file dei dipendenti, ma solo alla sezione “Carriera” - Visualizza stipendio (permesso di lettura) / Gestisci stipendio (permesso di modifica)
Con il rilascio di queste voci, l’utente ha accesso alla terza scheda del file dei dipendenti, ma solo alle sezioni “Stipendi accordati” e “Stipendi versati” - Visualizza documenti (permesso di lettura) / Gestisci documenti (permesso di modifica) / Elimina documenti (permesso di modifica)
Con l’approvazione di questi elementi, l’utente ha accesso alla quarta scheda del file dei dipendenti, dove si trovano le cartelle con i documenti e i template di documenti
Aree che possono essere rilasciate solo come diritti di modifica perché richiedono azioni:
- Assegnare tag ai dipendenti (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente interessato ha accesso all’icona dell’elenco all’estrema destra della riga dei tag nell’ indice del file dei dipendenti. In questo modo è possibile assegnare al file parole tag predefinite dall’elenco di etichette esistente. - Crea, modifica ed elimina i tag (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso all’elenco dei tag e può aggiungere nuovi tag all’elenco e a un file di dipendenti, modificare o eliminare quelli esistenti. - Gestisci note (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente interessato ha accesso alla quinta scheda del file dei dipendenti, dove è possibile creare e modificare le voci delle note - Gestici check-list (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla sesta scheda del file dei dipendenti, dove è possibile aggiungere ed elaborare le liste di controllo - Gestisci reminder (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla settima scheda del file del dipendente, dove è possibile creare ed elaborare i promemoria. È inoltre visibile la voce di menu “Reminder”, dove sono raccolti tutti i promemoria che possono essere creati ed elaborati - Gestisci liste (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla voce di menu “Liste”, dove è possibile creare e gestire le proprie liste - Gestisci report (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla voce di menu “Report”, dove è possibile gestire i report
Aree che possono essere rilasciate indipendentemente dall’accesso ai file dei dipendenti:
- Leggi e scrivi messaggi nel messenger (azione)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla voce di menu “Messenger”, che può essere utilizzata per gestire tutte le comunicazioni con i dipendenti direttamente tramite onboard. Qui è possibile definire solo la comunicazione con determinati gruppi di dipendenti.
Gestione dei gruppi nel Messenger (azione)
Attivando questa voce, l’utente interessato ha accesso alla voce di menu “Gestione dei gruppi” nella voce di menu “Messenger”, che può essere utilizzata per creare nuove chat di gruppo e definire i membri del gruppo.
Richiesta di firma elettronica (azione)
Attivando questa voce, l’utente interessato ha accesso alla voce di menu “Firma elettronica” nella voce di menu “Messenger”, che può essere utilizzata per richiedere la firma elettronica per firmare digitalmente i documenti. - Import e export dei dati dei dipendenti (azione)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla voce di menu “Import / Export”, dove è possibile caricare tabelle (Excel o CSV) di dati anagrafici / carriera / stipendi accordati / stipendi versati, nonché documenti (ad esempio buste paghe). Questi dati possono anche essere scaricati alla voce “Export”. - Communicazioni con i dipendenti (azione)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla voce di menu “Comunicazione”, che può essere utilizzata per creare modelli di e-mail e SMS e inviarli ai dipendenti. - Visualizza presenze (permesso di lettura) / Gestisci presenze (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla voce di menu “Presenza”, dove è possibile inserire le presenze e le assenze tramite un calendario e gestire le richieste di ferie
Modulo aggiuntivo “Performance”:
Se al ruolo non viene concesso l’accesso ai file dei dipendenti, in “Performance” appare solo l’elenco dei dipendenti definiti, mentre gli utenti non possono accedere ai file.
- Visualizza Performance (permesso di lettura) / Gestisci Performance (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso all’area “Performance”, che appare sia nella scheda del dipendente sia come voce di menu, dove sono visibili solo le schede performance degli obiettivi già esistenti - Gestione dei template per schede performance (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla voce di menu “Performance”, dove è possibile creare template per schede performance - Gestire i moduli di testo (permesso di modifica)
Con il rilascio di questa voce, l’utente ha accesso alla voce di menu “Performance”, dove è possibile creare moduli di testo per le template più frequenti
Ulteriori perfezionamenti:
Quando si attivano quasi tutti i punti, appare un ulteriore menu a tendina accanto a destra, sotto il quale è possibile effettuare ulteriori restrizioni.
- Restrizioni per sede, dipartimento e/o stato
È possibile definire chiaramente quale ruolo ha accesso solo a determinati dipartimenti o anche agli stati dei file - Restrizioni dei dettagli
Specificare esattamente quali categorie dei dettagli devono essere visibili per quale ruolo e, separatamente, quali categorie il ruolo è autorizzato a gestire, cioè a modificare. - Restrizioni dei documenti
Per i documenti, è anche possibile definire che solo alcune cartelle siano visibili per determinati ruoli, in modo da evitare che un ruolo possa vedere le buste paga importate, ad esempio. - Restrizioni dei reminder
È anche possibile attivare solo alcuni tipi di reminder per un ruolo.
Assegni i ruoli ai Suoi utenti andando nella gestione degli utenti: https://support.onboard.org/it/hc/gestione-degli-utenti/
Domande frequenti
Posso dare a un capo dipartimento diritti di sola lettura per il suo personale?
Sotto la sezione “Talent Management” nel pop-up della definizione del ruolo, tutte le aree possono essere assegnate individualmente. Questo permette di creare un ruolo che può, per esempio, gestire (modificare) i dati principali, ma vede solo i documenti. Può anche essere più specifico e assegnare cartelle individuali all’archivio dei documenti.
Se il capo reparto deve vedere solo i dipendenti della sua sede e del suo reparto, è possibile selezionare l’opzione “sede e reparto dell’utente” nella restrizione. In questo modo è possibile utilizzare un ruolo per diversi capi reparto e ogni persona vedrà solo ciò che la riguarda.
