Come funziona l’importazione dei dati anagrafici dei dipendenti in onboard?
Le domande generali sull’argomento dell’importazione sono disponibili qui:
https://support.onboard.org/it/hc/import/
Modello e istruzioni
- Cliccate nel menu laterale “Talent Management” su “Import/Export”
- Fare clic sul pulsante “+”
- Selezionare “Dati anagrafici”
- Viene visualizzato il pop-up “Import”
- Qui è possibile scaricare un modello che facilita l’import
- Scarica anche le istruzioni
Creare la tabella Excel
Per prima cosa, aprire le istruzioni e leggerle per capire il procedimento.
Aprire il modello e regolare le colonne, se necessario. Le colonne del file Excel devono corrispondere ai campi dei dati anagrafici di onboard.
Assicurarsi che:
- Le colonne hanno lo stesso nome come i campi ad onboard
- Le colonne sono chiaramente denominate
- Rimuovere le colonne non necessarie dal modello
- Aggiungere le colonne necessarie
Denominazione delle colonne
Se in onboard sono presenti campi memorizzati con lo stesso nome ma assegnati a categorie diverse, è necessario differenziare le colonne con la categoria.
Esempio:
Il nome del dipendente è stato inserito nella panoramica
Nei dati personali è presente il nome del partner di vita
Il nome del contatto di emergenza è presente nella categoria “Contatto di emergenza”
ad onboard tutti questi campi sono chiamati “Nome”
Soluzione Excel:
Nome del dipendente: 2 colonne “Nome” e “Cognome”.
Nome del partner di vita: colonna “Dati personali – partner di vita”.
Nome del contatto di emergenza: colonna “Contatto di emergenza – Nome”.
Colonna “ID”
L’ID viene utilizzato durante l’importazione per identificare un dipendente. È importante che il dipendente possa essere assegnato in modo univoco con l’ID.
Campi possibili per “ID”:
- ID di onboard (p.e. rQ6ZkXzW)
- Numero personale
- Codice fiscale (Italia); numero di previdenza sociale (p.e. Austria/Germania)
- Nome e Cognome (p.e. Max Mustermann)
- Cognome e Nome (p.e. Mustermann Max)
Se si desidera utilizzare il codice fiscale come ID e allo stesso tempo memorizzarlo nel file dei dipendenti, il codice fiscale deve comparire due volte nel foglio Excel:
Colonna “ID” –> Identificazione del dipendente.
Colonna “Codice fiscale” –> Il codice fiscale è memorizzato nel file dei dipendenti.
Aggiungere i dati con la funzione “export”
È possibile scaricare una tabella di tutti i dati dei dipendenti tramite la funzione “Export”. In questa tabella è possibile aggiungere le informazioni mancanti e importarle nuovamente in onboard.
Con la funzione “Export”, si può anche vedere come devono essere i dati per effettuare l’import.
Importare la tabella
Dopo aver creato la tabella, è possibile caricarla e importarla nel pop-up “Import” tramite il pulsante di caricamento.
Upload
- Caricare il file
- Fare clic su “Salva”
- Il file viene caricato
4. L’importazione può richiedere alcuni secondi. Dopo un breve periodo di tempo, fare clic sul pulsante “Aggiorna”.
Verificare i dati
- Cliccare sulla voce dell’elenco con il simbolo giallo per controllare i dati.
- Si apre il pop-up “Anteprima”
- Ecco una panoramica delle modifiche che verranno effettuate
- Eventuali messaggi di errore vengono visualizzati qui
- Facendo clic sul nome del dipendente, è possibile visualizzare le modifiche dettagliate di ciascuno
Import
- Controllare le modifiche nel pop up
- Se siete d’accordo, fate clic su “Importa”
- Premere nuovamente il pulsante “Aggiorna” finché il simbolo non diventa verde
- L’importazione è stata completata
L’elenco dell’importazione rimane, per cui è possibile verificare in futuro quali modifiche sono state apportate per quale importazione facendo clic sulla voce dell’elenco.
Domande frequenti
Come posso raccogliere i dati dei nuovi dipendenti e integrarli in onboard?
Potete raccogliere i dati mancanti dai vostri dipendenti oppure lasciar aggiornarli utilizzando il modulo di interrogazione dei dati. Sta a voi decidere se desiderate richiedere tutti i campi del file dei dipendenti o solo alcuni dati e documenti individuali.
Per saperne di più: https://support.onboard.org/it/hc/modulo-richiesta-dati/